Procedura zgłoszeń wewnętrznych została przyjęta Zarządzeniem nr 32 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

Osoba, która posiada informację o naruszeniu prawa, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Ministerstwie, w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa, dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności, o których posiada wiedzę.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące jednego z obszarów wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Kto może dokonać zgłoszenia?

Wewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa może być dokonane przez:

1. pracowników Ministerstwa;
2. osoby świadczące na rzecz Ministerstwa pracę lub usługi na podstawie innego stosunku prawnego niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3. osoby odbywające w Ministerstwie staże, praktyki lub wolontariat.

Kanały dokonywania zgłoszeń

Zgłoszenia można dokonać:

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: naruszenia@mnisw.gov.pl;
2. za pomocą elektronicznego formularza zgłoszeniowego, udostępnionego na stronie intranetowej i internetowej Ministerstwa;
3. listownie na adres Ministerstwa z dopiskiem na kopercie: „do rąk własnych koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa” albo osobiście do biura podawczego Ministerstwa;
4. osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania z koordynatorem.

Osobą upoważnioną do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń jest koordynator (pracownik Departamentu Kontroli i Audytu).

Zgłoszenia anonimowe

Dopuszczona została także możliwość dokonywania zgłoszeń wewnętrznych anonimowych, które będą rozpatrywane w przypadku zawierania istotnych informacji, możliwych do oceny i weryfikacji. Decyzję w tym zakresie podejmuje koordynator w porozumieniu z dyrektorem Departamentu Kontroli i Audytu.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista uzyskuje ochronę z chwilą dokonania zgłoszenia, która polega na zakazie podejmowania działań odwetowych, nie można także podejmować próby lub groźby zastosowania takich działań.

Dane sygnalisty podlegają szczególnej ochronie i są przetwarzane tylko przez osoby upoważnione. Osoby te są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Ministerstwo gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz przetwarzanie danych osobowych dotyczących tych zgłoszeń uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozpatrzenie zgłoszenia

1. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zostanie przesłane w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;
2. rozpatrywanie zgłoszeń będzie realizowane przez komórkę organizacyjną Ministerstwa wyznaczoną przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego,  która będzie odpowiedzialna za:
   1. podjęcie działań następczych po ocenie prawdziwości informacji o naruszeniu prawa zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym;
   2. podjęcie działań, których celem jest przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego;
3. informacja zwrotna wraz z informacją o podjętych działaniach następczych zostanie przekazana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłoszenia, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

Możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Dane osobowe sygnalisty mogą być ujawniane na podstawie przepisów prawa organom publicznym lub sądom, w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez te organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez te sądy, w tym, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza się dane osobowe zawarte w zgłoszeniu tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. W przypadku gdy Ministerstwo otrzyma wniosek o realizację praw na podstawie z art. 14 i 15 RODO od osób występujących w zgłoszeniu to nie ujawnia źródła pozyskania danych osobowych chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości albo wyraźną zgodę na przekazanie danych.
6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Ministerstwo przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym Ministerstwo przekazało zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, lub zakończył działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. centrali: (22) 55 17 700, fax: (22) 827 64 53, biurorzecznika@brpo.gov.pl.