Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Czym jest kontrola projektu oraz jakie są jej rodzaje?

Kontrola projektu, o której mowa w art. 42 pkt 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, proces, który polega na ustaleniu stanu faktycznego w miejscu realizacji projektu i sprawdzeniu, na ile pokrywa się on ze stanem wymaganym, wynikającym z umowy. Kontrola projektu może zostać przeprowadzona w miejscu realizacji projektu lub zdalnie (poza siedzibą)  w oparciu o dokumentację projektu udostępnioną zespołowi kontrolującemu przez beneficjenta (wykonawcę).

Wyróżnia się następujące rodzaje kontroli projektów

1. ze względu na tryb wszczęcia:

• kontrole planowe – przeprowadzane w oparciu o Roczny plan kontroli utworzony corocznie na podstawie analizy ryzyka.
• kontrole doraźne – przeprowadzane poza Rocznym planem kontroli, wynikające z konieczności pilnego zbadania zaistniałych faktów lub zdarzeń. Są to kontrole, które często inicjowane są informacją o możliwości wystąpienia nieprawidłowości w projekcie. Zakres kontroli doraźnej jest ograniczony bezpośrednio do zweryfikowania konkretnego obszaru - potencjalnej nieprawidłowości.

Powyższe kontrole mogą przybrać tryby specjalne, wśród których wyróżniamy:

• kontrole uzupełniające – mające na celu przeprowadzenie pogłębionej analizy zakresu tematycznego badanego podczas kontroli planowej lub doraźnej;
• kontrole sprawdzające – działania, których celem jest ustalenie stopnia wykonania zaleceń 
• i wniosków pokontrolnych;
• kontrole krzyżowe – przeprowadzane w odniesieniu do Wykonawców realizujących więcej niż jeden projekt finansowany lub współfinansowany przez Centrum. Celem kontroli jest eliminowanie finansowania tych samych zadań z kilku źródeł;

2. ze względu na zakres kontroli:

• kontrole finansowe – mające na celu sprawdzenie czy informacje dotyczące poniesionych wydatków przekazywane przez Wykonawcę do Centrum we wnioskach o płatność są zgodne ze stanem faktycznym oraz ocenę wykorzystania środków finansowych pod względem zgodności ich wydatkowania z warunkami określonymi w umowie o wykonanie i finansowanie projektu;
• kontrole merytoryczne – mające na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu w zakresie merytorycznym, w szczególności sprawdzenie, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową oraz opisem projektu, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu i poniesionych kosztów, przekazywane przez Wykonawcę do Centrum, są zgodne ze stanem faktycznym. Ocena następuje poprzez weryfikację przez przedstawiciela nauki występującego w roli Eksperta, takich aspektów realizacji projektu jak: stopień realizacji celów projektu, terminowość i prawidłowość realizacji zadań, celowość i gospodarność poniesionych wydatków skuteczność podejmowanych działań w przypadku wystąpienia problemów, promocja projektu, przygotowanie do wdrożenia, komercjalizację wyników projektu prac B+R.
   

Z jakich etapów składa się kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta?

Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta składa się z następujących etapów:

1. Przekazanie zawiadomienia o kontroli instytucji kontrolowanej.

W przypadku kontroli planowych podmiot kontrolowany zawiadamiany jest o kontroli projektu 
z reguły nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem kontroli. 

2. Przeprowadzenie czynności kontrolnych.

• przekazanie podmiotowi kontrolowanemu zawiadomienia i upoważnienia do kontroli;
• przekazanie przedstawicielowi podmiotu kontrolowanego informacji o dokumentach jakie powinny zostać przygotowane na potrzeby kontroli (wyznaczenie próby);
• ustalenie harmonogramu kontroli.

W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych może być weryfikowany postęp merytoryczny i finansowy projektu.
W związku z kontrolą podmiot kontrolowany powinien udostępnić dokumenty związane z realizacją projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu, dostęp do związanych z projektem systemów teleinformatycznych oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu. W ramach kontroli w miejscu realizacji projektu mogą być przeprowadzane oględziny.

 

W związku z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną kontrole prowadzone są na dokumentach, są to tzw. kontrole „zza biurka”. 

3. Sporządzenie protokołu z kontroli wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami i przekazania jej podmiotowi kontrolowanemu.

W terminie ok. 3 tygodni od dnia zakończenia czynności kontrolnych sporządzany jest protokół z kontroli zawierający ustalenia z przeprowadzonych czynności kontrolnych. 

4. Rozpatrzenie zastrzeżeń wniesionych do protokołu z kontroli wraz z ewentualnym sporządzeniem i przekazaniem ewentualnej korekty.

Protokół jest przekazywany do Wykonawcy w celu zgłoszenia uwag do jego treści w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. Termin ten może ulec wydłużeniu np. z uwagi na konieczność zgłoszenia uwag przez kilku członków Konsorcjum.
Zastrzeżenia do protokołu z kontroli rozpatrywane są w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń.
Po rozpatrzeniu zastrzeżeń sporządzana jest korekta protokołu – w przypadku uznania uwag Wykonawcy, a w przypadku odrzucenia – pisemne stanowisko członków Zespołu Kontrolującego.

5. Zamknięcie kontroli.

Po ustaleniu ostatecznej treści protokołu z kontroli, Centrum przekazuje do Wykonawcy „wnioski z kontroli”. Jest to dokument który:

• podsumowuje ustalenia i oceny dokonane w trakcie kontroli,
• informuje o sankcjach wynikających z umowy w związku ze stwierdzonymi ewentualnymi nieprawidłowościami,
• zamyka kontrolę,
• zawiera uwagi, wnioski i zalecenia, które należy wykonać w określonym terminie w celu usunięcia nieprawidłowości.

Wnioski z kontroli są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
 

---

Projekty krajowe są zbiorem projektów o bardzo dużym zróżnicowaniu tematycznym, a co za tym idzie zasady ich realizacji oraz warunki umowne mogą się od siebie diametralnie różnić. Jednak w tym zbiorze jest wiele rdzeni wspólnych dla wszystkim projektów, a jednym z nich jest uprawnienie Dyrektora Centrum do wyznaczenia zespołu kontrolującego oraz do upoważnienia go do wykonania czynności kontrolnych w siedzibie wykonawcy / współwykonawcy / konsorcjum / miejscu realizacji projektu. W chwili obecnej całość działań kontrolnych w projektach finansowanych z budżetu państwa, prowadzi zespół kontrolujący, w skład którego wchodzą naukowcy lub eksperci finansowi (audytorzy) wyłonieni w procedurze zamówień publicznych.

Należy pamiętać, że beneficjenci mają obowiązek poddania się kontroli, a fakt przeprowadzenia audytu wewnętrznego projektu w żaden sposób nie wpływa na uprawnienia kontrolne Dyrektora Centrum, ani nie zwalnia beneficjenta z obowiązku poddania się kontroli.