Zmiany do umowy

Realizacja projektu to proces niezwykle dynamiczny i prawie zawsze prowadzi do powstania mniejszych lub większych zmian w projekcie. Umowa o wykonanie i finansowanie projektu zawiera informacje o zmianach możliwych do wprowadzenia w trakcie jego realizacji.

Czy zawsze potrzebny jest aneks?

Należy pamiętać, że każda zmiana wymaga poinformowania o niej Centrum. O większości z nich wystarczy poinformować Centrum w składanych okresowo raportach. Jednakże należy pamiętać, że dokonywanie zmian w Projekcie bez zgody lub poinformowania Centrum jest niedopuszczalne i stanowi podstawę do rozwiązania Umowy przez Centrum bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Warto pamiętać, że nie każda zmiana wiąże się z koniecznością podpisania aneksu. Wykonawca (w przypadku Wnioskodawcy wielopodmiotowego – Lider) jest jednak zobowiązany do informowania Centrum o zmianach niezwłocznie po ich wystąpieniu.

Nie wymagają sporządzania aneksu do Umowy zmiany dotyczące:

harmonogramu płatności,
kierownika Projektu lub postanowień Umowy konsorcjum/Umowy o utworzeniu centrum lub pełnomocnictwa do reprezentacji Współwykonawców, o których mowa w § 8 ust. 2 Umowy,
numeru rachunku bankowego, o którym mowa w § 13 ust. 15 Umowy,
danych Stron, o których mowa w § 23 ust. 6 lub 7 Umowy,
zasad realizacji Projektu będące skutkiem zmian w przepisach prawa.

W przypadku stwierdzenia, że którekolwiek z postanowień Umowy jest z mocy prawa nieważne lub bezskuteczne, okoliczność ta nie będzie miała wpływu na ważność, skuteczność lub możliwość wyegzekwowania pozostałych postanowień, chyba że z okoliczności wynikać będzie w sposób oczywisty, że bez postanowień nieważnych lub bezskutecznych, Umowa nie zostałaby zawarta.

Nie są dopuszczalne przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków rozliczanymi stawką ryczałtową, a pozostałymi kategoriami wydatków w ramach Projektu. Koszty ogólne są rozliczane ryczałtowo i nie mogą zostać zwiększone, a przesunięcia środków nie mogą także skutkować zwiększeniem wysokości finansowania.

Warto pamiętać o tym, że:

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie, które wymagają formy aneksu lub zgody Centrum, Wykonawca (Lider) zobowiązany jest do przedłożenia Centrum Wniosku o wprowadzenie zmian wraz z przedstawieniem zakresu zmian i ich uzasadnieniem, nie później niż 14 dni od dnia zaistnienia przyczyny uzasadniającej dokonanie zmiany.
Centrum może odmówić Wykonawcy (Liderowi) akceptacji zmian w Projekcie bez uzasadnienia odmowy, w przypadku ich zgłoszenia później niż 30 dni przed planowanym dniem zakończenia realizacji Projektu.
Centrum uprawnione jest do żądania od Wykonawcy (Lidera )dodatkowych wyjaśnień i uzupełnień do złożonego Wniosku o zmianę w Projekcie a Wykonawca (Lider) zobowiązany jest do dostarczenia powyższych informacji w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania Centrum. W przypadku braku uzupełnienia w powyższym terminie Wniosek o zmianę jest pozostawiany bez rozpoznania.

Szczegółowe uregulowania mogą się nieznacznie różnić w umowach, które obowiązują w poszczególnych konkursach, dlatego w razie wątpliwości zawsze trzeba zajrzeć do treści podpisanej Umowy.