W związku z obowiązywaniem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) przekazujemy Państwu informacje o przetwarzaniu danych osobowych oraz zasadach, na jakich będzie się to odbywało.

1. Co to są dane osobowe?

Informacje, które Państwa identyfikują lub umożliwiają Państwa zidentyfikowanie, np. imię, nazwisko, numer telefonu czy adres e-mail. Ministerstwo zbierało i zbiera Państwa dane w związku z jego działalnością na potrzeby realizacji różnych celów, wskazanych poniżej. 

2. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych i z kim w tej sprawie można się skontaktować?

Administratorem Państwa danych osobowych jest Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą w Warszawie (00-513) ul. Nowogrodzka 1/3/5 (dalej: „MRPiPS”). Z administratorem można się skontaktować kierując korespondencję na jego adres lub poprzez kontakt elektroniczny, po adresem e-mail: info@mrips.gov.pl.

Osobą odpowiedzialną za nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w MRPiPS jest Inspektor Ochrony Danych - dr Agata Andruszkiewicz. Osobą zastępującą Inspektora Ochrony Danych w czasie jego nieobecności jest Jacek Jaczewski.  Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

• kierując korespondencję na adres administratora,
• poprzez kontakt elektroniczny, pod adresem e-mail: iodo@mrips.gov.pl.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej MRPiPS przetwarza Państwa dane osobowe?

Przetwarzanie Państwa danych związane jest głównie z realizacją obowiązków i zadań nałożonych na MRPiPS, w tym związanych z:

• realizacją obowiązków ustawowych np. realizacja wniosków o dostęp do informacji publicznej, postępowania administracyjne, odpowiedzi na petycje (art. 6 ust. 1 lit c RODO);
• wprowadzaniem i realizacją programów resortowych, rządowych oraz unijnych tworzonych lub powierzonych MRPiPS
• wykonywaniem zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej np. odpowiadaniem na korespondencję kierowaną przez zainteresowane osoby do Ministerstwa (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
• wypełnieniem zobowiązań wynikających z umów (art. 6 ust. 1 lit b RODO).
  Dane są przetwarzane w celu realizacji umów zawartych przez MRPiPS lub w celu realizacji działań przed zawarciem umowy, wykonywanych na Państwa żądanie

• realizacją działań opartych o wyraźną zgodę (art. 6 ust. 1 lit a RODO).
  Jeśli wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach (np. publikację wizerunku), MRPiPS jest uprawniony do przetwarzania tych danych na podstawie takiej zgody. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych do czasu wycofania zgody.
• do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez MRPiPS lub stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit f RODO) – w przypadku rekrutacji.

4. Komu MRPiPS może przekazywać dane osobowe?

Dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom w celu wykonania w celu wykonania ciążącego na MRPiPS obowiązku prawnego, w oparciu o Państwa zgodę lub dla celów wynikających z wykonywania zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.

Odbiorcami mogą być w szczególności: inne instytucje ustawowo upoważnione do odbioru Państwa danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa, podmioty przetwarzające dane na podstawie umowy z MRPiPS i ich upoważnieni pracownicy w zakresie wynikającym z łączących umów.

5. Czy Państwa dane osobowe zostaną przesłane do państwa trzeciego (poza Unię Europejską) lub do organizacji międzynarodowej?

Dane mogą być przekazywane do odbiorców w krajach spoza Unii Europejskiej ("państwa trzecie") lub organizacji międzynarodowej jeżeli jest to niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na MRPiPS.

Kopię danych osobowych przekazywanych do państwa trzeciego mogą Państwo uzyskać po zgłoszeniu takiej prośby do Inspektora Danych Osobowych.

6. Jak długo MRPiPS będzie przetwarzał (przechowywał) Państwa dane?

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania tj.:

• w zakresie realizacji obowiązków ustawowych – przez okres określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt;
• w zakresie realizacji umowy - do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy o archiwizacji lub przez okres wymagany dla realizacji ewentualnych roszczeń;
• w zakresie wprowadzania i realizacji programów resortowych, rządowych oraz unijnych tworzonych lub powierzonych MRPiPS – przez okres wskazy w tych programach

7. Jakie prawa przysługują Państwu w związku z danymi osobowymi?  

Mają Państwo prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania;
• żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w sytuacjach określonych w przepisach;
• żądania usunięcia danych jeżeli nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane jeżeli nie były pozyskane w ramach wywiązania się przez MRPiPS z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, mają Państwo prawo wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych osobowych;
• wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, gdy MRPiPS przetwarza dane w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi lub do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Skąd pozyskujemy Państwa dane osobowe i jakie są ich kategorie?

Dane osobowe pochodzą bezpośrednio od Państwa. MRPiPS przetwarza także dane osobowe, które nie zostały uzyskane bezpośrednio od Państwa. Dane osobowe mogą zostać pozyskane m.in. z/od:

• innych organów i instytucji;
• ze źródeł publicznych, m.in. rejestrów (np. rejestru PESEL, KRS);
• podmiotów realizujących programy i projekty unijne.

Kategorie danych to: wszelkie dane pozyskane bezpośrednio od Państwa, które uznaliście Państwo za konieczne dla załatwienia swojej sprawy, a ponadto dane niezbędne dla realizacji Państwa żądania np. rozstrzygnięcia w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 

9. W jakim stopniu korzystamy z automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania?

MRPiPS nie profiluje danych osobowych oraz nie wykorzystuje tych danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.