Ministerstwo buduje od prawie czterech lat wraz z rodzinami Polskę cyfrową. Podczas przygotowywania nowych programów i rozbudowywania tych dotychczasowych nowoczesne technologie zawsze stawiane są na pierwszym miejscu. Zyskują na tym rodziny, a także budżet państwa.

Rodzice są stale zalatani, poświęcają  czas swoim dzieciom i często ciężko im pogodzić codzienne obowiązki z wizytą w urzędzie. Jeszcze kilka lat temu tracili tam swój cenny czas stojąc w kolejkach. Każdy wniosek musieli złożyć osobiście w urzędzie.

- Dzisiaj rodziny mogą poprzez elektroniczny portal ministerstwa – Empatię złożyć wniosek o cały pakiet świadczeń: Dobry start, Rodzina 500+, świadczenia rodzinne czy z funduszu alimentacyjnego. Dodatkowo przez bankowość elektroniczną i  portal PUE ZUS mogą wnioskować o środki z programów Rodzina 500+ i Dobry Start – mówi Bożena Borys-Szopa, minister rodziny, pracy i polityki społecznej.

Jeszcze do niedawna obywatel składając wniosek musiał także dołączyć do niego pakiet zaświadczeń, których przygotowanie zabierało mu dużo czasu. Dzisiaj przy załatwianiu spraw urzędowych, także online, wystarczy urzędowi  jego oświadczenie.  To po stronie państwa, które dysponuje swoimi bazami danych, leży obowiązek weryfikacja stanu faktycznego.

500+ i Dobry start – cyfrowa rewolucja

Już na starcie programu Rodzina 500+ w 2016 r., oprócz tradycyjnej formy składania wniosków w urzędzie i drogą pocztową, wprowadzone zostały wnioski online.

Z każdym rokiem działania programu Rodzina 500+ coraz więcej Polaków przekonywała się do tej formy kontaktu z urzędami. O ile w 2017 r., w pierwszych dwóch miesiącach nowego okresu rozliczeniowego,  złożonych zostało online ok. 26% wniosków, to już rok później było to 36 %, m.in. dzięki przyspieszeniu o miesiąc rozpoczęcia składania wniosków online z programu Rodzina 500+  (w lipcu, zamiast w sierpniu razem z wnioskami drukowanymi).

Prawdziwa cyfrowa rewolucja nastąpiła jednak w tym roku wraz z rozszerzeniem programu na każde dziecko do 18 roku życia. W ciągu pierwszych dwóch miesięcy składania wniosków drogą elektroniczną wpłynęło aż 70 % wniosków 500+. To w sumie 2,8 mln e-dokumentów.

Skąd ten wynik? Uproszczony został wniosek, przez co jest łatwy do wypełnienia. Dodatkowo wprowadzony w ubiegłych latach  system automatycznego podpowiadania dużej części danych na formularzach elektronicznych przyspieszył czas potrzebny na wypełnienie wniosku. Obywatel popełnia teraz mniej błędów, dzięki czemu szybciej otrzymuje informację o przyznaniu świadczenia, oczywiście mailem.

Na wyniki nie trzeba było długo czekać. Pierwsze tysiąc e-wniosków 500+ spłynęło w ciągu pierwszych 10 minut od startu rozszerzonego Programy Rodzina 500+ w nocy 1 lipca. Na pierwsze 100 tysięcy wniosków trzeba było poczekać do 9 rano następnego dnia.

Równie dobrze z e-rewolucją radzi sobie program „Dobry start” W pierwszej edycji programu w 2018 r. niemal co drugi wniosek o świadczenie „Dobry start” trafił do urzędów drogą elektroniczną (48,5 %).  

- W zestawieniu najbardziej pro-cyfrowych województw ponad średnią krajową wybiło się woj. śląskie, gdzie udział wniosków online wyniósł aż 63,5 %. Natomiast w domach rodzin z gminy Bieruń w woj. śląskim cyfryzacja zagościła już na dobre. Aż 87% wniosków złożona została w ubiegłym roku tutaj online – mówi Minister Bożena Borys-Szopa.

W tym roku, po dwóch miesiącach składania wniosków Dobry start, udział wniosków online wyniósł 64 % dla całego kraju. Rok temu o tej porze było 46%.

W ten sposób elektroniczne wnioski dla programów Rodzina 500+ i Dobry start nie tylko ułatwiają rodzinom życie, ale także znacząco przyspieszają wypłatę świadczeń i co równie ważne przynoszę budżetowi państwa dodatkowe oszczędności na kosztach obsługi.

Karta Dużej – elektronicznej - Rodziny

Rozbudowując zasięg Karty Dużej Rodziny z pakietem zniżek dla rodzin 3+ także postawiono na nowoczesne rozwiązania. Jeszcze w 2016 roku została wprowadzona możliwość składania wniosku o przyznanie Karty Dużej Rodziny drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu Emp@tia. W 2017 roku wprowadzono kreator, który intuicyjnie pozwala wypełnić wniosek i wysłać go do właściwej gminy.

Natomiast w 2018 r. wprowadzono Kartę w formie mobilnej aplikacji. Dzięki temu Karta stała się bardziej przyjazna i atrakcyjna dla jej użytkowników.  Teraz mogą oni szybko wyszukać najbliższy punkt oferujący zniżki. Rodziny natychmiast dowiadują się o nowych ofertach. Co więcej, z  karty mobilnej można już korzystać w ciągu doby od złożenia wniosku. To był strzał w dziesiątkę. Z kart elektronicznych mKDR korzysta obecnie 593 tys. osób.

Mobilne KDR to nie jedyne udogodnienie dla rodzin z dziećmi. W zeszłym roku na resortowym portalu Empatia udostępniono rodzicom mapę instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 z dokładanymi informacjami na temat żłobków i klubów dziecięcych np. godziny otwarcia, wysokość opłat, liczbę zapisanych dzieci, dane ułatwiające kontakt z instytucją, informacje, czy żłobek lub klub dziecięcy jest dostosowany do potrzeb dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki. Z każdym miesiącem na mapie pojawiają się nowe placówki.

E-zwolnienie od kłopotów

Od 1 grudnia 2018 r. papierowe zwolnienia od lekarzy przeszły do historii. Przez wiele lat nastręczały samych kłopotów zarówno lekarzom jak i pacjentom. Wystawienie papierowego zwolnienia wymagało od lekarzy wypełnienia całego druku ręcznie, co zabierało dużo czasu, tak potrzebnego na badanie pacjenta. Lekarz musiał uzyskać od pacjenta wszystkie dane i wpisać je w odpowiednie rubryki. Z drugiej strony pacjent musiał podać NIP pracodawcy, który nie zawsze znał.

Na wprowadzeniu e- zwolnień zyskali wszyscy. Przykładowo rodzic opiekujący się chorym dzieckiem nie musi już dzisiaj jechać do swojego pracodawcy, by wręczyć mu zwolnienie. Może w pełni zająć się dzieckiem. W elektronicznym systemie ZUS lekarz otrzymuje szybki i pełny dostęp do danych pacjenta, jego pracodawców oraz członków rodziny. Po wpisaniu numeru PESEL pacjenta, pozostałe dane identyfikacyjne zapisują się w e-zwolnieniu automatycznie. Przygotowane e-zwolnienie automatycznie trafia do systemu ZUS,  dlatego lekarz nie musi dostarczać papierowych zwolnień do ZUS oraz przechowywać ich drugiej kopii. Jak tylko lekarz wystawi e-zwolnienie,  każdy pracodawca, który założył swój profil na PUE ZUS, ma niemal natychmiastową wiedzę o zwolnieniu wystawionym pracownikowi.

E-zwolnienia na dobre zagościły w gabinetach. Od momentu powszechnego wprowadzenia elektronicznych zwolnień lekarskich, czyli od 1 grudnia 2018 r. do końca sierpnia tego roku, do ZUS wpłynęło już ponad 18,4 mln e-zwolnień. W tym czasie w wersji papierowej lekarze wystawili jedynie ok. 32,5 tys. druków. To ok. 0,18 %. Dla porównania we Włoszech elektroniczna forma zwolnień obowiązuje od 2011 r., a nadal ok. 2% zwolnień wystawianych jest tam na papierze.

Szybciej i bezpieczniej

Udogodnienia w  prowadzeniu biznesu i oszczędność czasu przedsiębiorcy cenią sobie najbardziej. To miedzy innymi te aspekty były brane pod uwagę przy wprowadzaniu od 1 stycznia 2018 r. e-składki. Teraz przedsiębiorcy wpłacają składki na jeden indywidualny rachunek - zamiast czterech lub pięciu osobnych przelewów na poszczególne fundusze – ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i emerytur pomostowych. W ten sposób e-składka zredukowała liczbę dokumentów przekazywanych przez płatników składek i zmniejszyła liczbę błędów dokonywanych przez nich w dokumentach.

W ramach tzw. pakietu „100 zmian dla firm” resort razem z Ministerstwem Przedsiębiorczości oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wprowadził od tego roku e-akta, czyli możliwość prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Z 50 na 10 lat skrócony został także obwiązek przechowywania akt pracowniczych. Rozwiązania te pozwolą zaoszczędzić przedsiębiorcom 1,3 mld zł w ciągu 10 lat, a pracownikom dadzą łatwiejszy dostęp do dokumentacji.