Formularze wniosków oraz załączników do wniosków niezbędnych do przyznania prawa do świadczeń udostępnia podmiot realizujący świadczenia rodzinne. Przykładowe wzory wniosków oraz załączników do wniosków (zalecane do wykorzystania przez organy realizujące świadczenia) są dostępne na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Świadczenia rodzinne realizuje co do zasady organ właściwy czyli wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Realizacja świadczeń rodzinnych może być także przekazana do jednostki organizacyjnej gminy np. do ośrodka pomocy społecznej.

Wniosek o ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych należy złożyć w urzędzie  miasta/gminy lub innej jednostce organizacyjnej gminy np. w ośrodku pomocy społecznej, właściwym ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Można go złożyć drogą online za pośrednictwem Portalu Informacyjno-Usługowego Emp@tia lub w tradycyjnej formie papierowej w urzędzie lub za pośrednictwem poczty.

Prawo do świadczeń rodzinnych ustala się od miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami.

Prawo do zasiłku rodzinnego oraz specjalnego zasiłku opiekuńczego ustala się na okres zasiłkowy. Okres zasiłkowy zaczyna się dnia 1 listopada i trwa do dnia 31 października następnego roku kalendarzowego, na jaki ustala się prawo do powyższych świadczeń rodzinnych.

Wnioski na nowy okres zasiłkowy można składać od 1 lipca drogą online, a od 1 sierpnia także w tradycyjnej formie papierowej w urzędzie.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne na nowy okres zasiłkowy złoży wniosek wraz z dokumentami do dnia 31 sierpnia ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz wypłata przysługujących świadczeń następuje do dnia 30 listopada.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne na nowy okres zasiłkowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami od dnia 1 września do dnia 31 października, ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz wypłata przysługujących świadczeń następuje do dnia 31 grudnia.

W przypadku gdy osoba ubiegająca się o świadczenia rodzinne na nowy okres zasiłkowy złoży wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w okresie od dnia 1 listopada do dnia 31 grudnia danego roku, ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz wypłata przysługujących świadczeń następuje do ostatniego dnia lutego następnego roku.

Świadczenia rodzinne wypłacane są w okresach miesięcznych.
 

W przypadku złożenia nieprawidłowo wypełnionego wniosku podmiot realizujący świadczenia wzywa pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenia do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Gdy osoba złoży wniosek bez wymaganych dokumentów, podmiot realizujący świadczenia przyjmuje wniosek i wyznacza termin nie krótszy niż 14 dni i nie dłuższy niż 30 dni na uzupełnienie brakujących dokumentów. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia.

W przypadku wystąpienia zmian w liczbie członków rodziny, uzyskania dochodu, wyjazdu członka rodziny poza granicę RP lub innych zmian mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych, w tym na wysokość otrzymywanych świadczeń wnioskodawca jest obowiązany do niezwłocznego powiadomienia o tym organu właściwego wypłacającego świadczenia rodzinne.

W przypadku gdy w stosunku do osoby ubiegającej się o świadczenia rodzinne wystąpią wątpliwości dotyczące okoliczności samotnego wychowywania dziecka, albo okoliczności związanych z ustaleniem prawa do świadczenia pielęgnacyjnego organ właściwy może przeprowadzić wywiad.