Nawiązanie stosunku pracy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracownika i pracodawcy bez względu na podstawę zatrudnienia.

Przed rozpoczęciem zatrudnienia pracodawca ma prawo zebrania określonych informacji oraz żądania przedstawienia mu określonych dokumentów (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe).Może on także poddać kandydata do pracy sprawdzeniu jego kwalifikacji i przydatności (testy, rozmowa kwalifikacyjna, przedstawienie planu działania). 

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo:

• adresu zamieszkania,
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. 

Pracodawca żąda podania innych danych osobowych gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Dane osobowe są udostępniane pracodawcy w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania przedstawionych danych osobowych.

Umowa o pracę jest czynnością prawną dwustronną, na mocy której powstaje stosunek pracy. Stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.

Umowa o pracę ma określać: 

• strony umowy (pracownika i pracodawcę),
• adres siedziby pracodawcy (jeżeli jest osobą fizyczną – adres zamieszkania)
• rodzaj umowy (na okres próbny, na czas określony, na czas nie określony), 
• datę jej zawarcia oraz 
• warunki pracy i płacy, w szczególności:
  • rodzaj pracy (np. funkcja, stanowisko, rodzaj czynności, zakres obowiązków),
  • miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy (zatrudnienie na pełen etat lub na cześć etatu),
  • dzień rozpoczęcia pracy,
  • w przypadku umowy na okres próbny:
    • czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
    • długość trwania umowy na czas określony w przypadku umowy na okres próbny krótszy niż trzy miesiące,
    • postanowienie o wydłużeniu umowy (do jednego miesiąca), jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy,
  • w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

W przypadku umowy o pracę na czas określony lub zawartej na część etatu, umowa o pracę musi zawierać dodatkowe informacje (takie jak okres zatrudnienia, wymiar zatrudnienia). 

Umowa o pracę ma być zawarta na piśmie. Jeśli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, wówczas pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do:

• stron umowy, 
• rodzaju umowy, 
• jej warunków.

W związku z nawiązaniem stosunku pracy na pracodawcy ciąży obowiązek poinformowania pracownika o niektórych prawach i obowiązkach zatrudnionego. Takie informacje w postaci papierowej lub elektronicznej należy przekazać pracownikowi nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Są to informacje o: 

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji
•  w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy - terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pewne informacje w formie pisemnej należy przekazać pracownikowi w ciągu 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Są to informacje:

• o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy
• na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.

Nie dotyczy to przypadku, w którym to pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Poinformowanie może także polegać na wskazaniu odpowiednich przepisów prawa w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Pracodawca ma także obowiązek poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:

• w terminie 7 dni - o zmianie adresu swojej siedziby lub adresu zamieszkania, jeżeli jest osobą fizyczną nieposiadającą siedziby,
• niezwłocznie, nie później jednak, niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika, o:
  • zmianie jego warunków zatrudnienia,
  • objęciu układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym.

Informacje dodatkowe dla pracownika wyjeżdżającego za granicę na dłużej niż 4 tygodnie

Przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie pracodawca przekazuje pracownikowi dodatkowe informacje, w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca może przekazać je pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania. Pracodawca musi zachować dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Są to informacje o:

1)     państwie lub państwach, w których ma być wykonywana praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju;

2)     przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,

3)     walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju,

4)     świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę,

5)     zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju,

6)     warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu. Poinformowanie może także polegać na wskazaniu odpowiednich przepisów prawa w postaci papierowej lub elektronicznej.

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie powyższych warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Kodeks pracy wyróżnia następujące podstawowe rodzaje umów o pracę:

• umowa na okres próbny,
• umowa na czas określony (w tym na zastępstwo nieobecnego pracownika),
• umowa na czas nieokreślony.

Umowa na okres próbny

Umowa na okres próbny może poprzedzać zawarcie pozostałych umów o pracę. Co do zasady może być zawarta tylko raz. Ma służyć sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości wykonywania określonej pracy.

Nie może ona co do zasady przekroczyć trzech miesięcy. Strony mogą jednak uzgodnić w umowie o pracę, że umowę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.

Umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
•  2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Strony mogą jednokrotnie wydłużyć te okresy w umowie o pracę, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Możliwe jest ponowne zatrudnienie tego samego pracownika na okres próbny jeżeli pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Umowa na czas określony

Jest to umowa zawierająca końcowy termin stosunku pracy. Umowa taka rozwiązuje się po upływie okresu, na jaki została zawarta. 

Okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony jest ograniczony do 33 miesięcy. Ten okres zatrudnienia ma zastosowanie także do czasu trwania kilku umów na czas określony zawieranych między tym samym pracownikiem a tym samym pracodawcą.

Ograniczona jest także liczba umów zawieranych przez pracownika z tym samym pracodawcą. Nie może ich być więcej niż trzy, a czwarta umowa staje się umową na czas nieokreślony.

Od tych zasad przewidziano wyjątki dotyczące:

• umów na zastępstwo, 
• umów na okres kadencji, 
• przy pracach sezonowych i dorywczych oraz 
• jeżeli zachodzą obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy,
• jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy
• przedłużenia umowy do dnia porodu (która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży).

Przedłużenie czasu trwania umowy o pracę na czas określony w trakcie jej trwania jest uważane za zawarcie nowej umowy na czas określony.

Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub liczba umów przekracza 3, to od dnia następującego po 33 miesiącach lub od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony przyjmuje się, że pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony.

W umowie określa się dodatkowo cel lub okoliczności zawarcia umowy, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy:

• w celu zastępstwa,
• na okres kadencji, 
• przy pracach sezonowych i dorywczych oraz 
• w razie obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy. 

Umowa zawarta na czas nieokreślony

Jest umową bezterminową, ponieważ nie zawiera końcowego terminu trwania stosunku pracy. Trwa do momentu kiedy nastąpi rozwiązanie przez jedną ze stron lub wygaśnięcie stosunku pracy.