Wprowadzenie definicji pracy zdalnej

Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.

Uzgodnienie pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą

Praca zdalna może być uzgodniona:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę; nie będzie wymagana forma pisemna).

Umożliwienie pracodawcy polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach

Pracodawca może polecić pracownikowi (a nie z nim uzgodnić) pracę zdalną w szczególnych okolicznościach, tj. w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.       

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadziła obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi), dalej zoz,
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zoz (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Umożliwienie wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo regulamin, określające zasady wykonywania pracy zdalnej

W przypadku, gdy u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – może ona zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Pracodawca, co do zasady, musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:

- pracownika-rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;

- pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;

- pracownika-rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika.

Praca zdalna okazjonalna:

• praca zdalna okazjonalna jest udzielana na wniosek pracownika (niewiążący, pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia),
• w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym,
• z uwagi na jej szczególny charakter, nie są stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

Pracodawca jest zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej,

Ustawa przewiduje także możliwość używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy zapewniają bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy,
  w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych,

• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem),

• zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń
  i pomocy technicznej, 

• umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami i korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

Prawo do wycofania się z pracy zdalnej

Ustawa przewiduje, że w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy w zakładzie pracy.

Pracownik  i pracodawca ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków pracy (tj. pracy tradycyjnej, np. w siedzibie firmy), a jeżeli nie dojdą do porozumienia – następuje to po upływie 30 dni od wniosku pracownika lub pracodawcy w tej sprawie.

Rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy

Pracodawca  wobec pracownika zdalnego realizuje obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy, tj. dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, z wyłączeniem:

• obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku);
• obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego
• obowiązków z rozdziału III - dotyczą one pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych,
• obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej,
• obowiązku dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych,
• obowiązku zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

Szkolenie wstępne bhp osób zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe w całości może się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Wszyscy pracownicy zdalni podlegają szkoleniom okresowym bhp (z pewnymi wyjątkami przy pracy zdalnej okazjonalnej).

Narzędzia pracy i materiały wykorzystywane przez pracowników zdalnych muszą spełniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy dotyczącym maszyn i innych urządzeń technicznych (niezależnie czy będzie zapewniał je pracodawca czy pracownik będzie korzystał ze sprzętu prywatnego).

Niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego (pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) i na jej podstawie do sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej i zapoznania z nią pracownika.

Informacja taka powinna zawierać:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Do badania wypadku przy pracy zdalnej stosuje się odpowiednio przepisy o wypadkach przy pracy – z uwzględnieniem konstytucyjnego prawa pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego.

Pracodawca jest m.in. zobowiązany do powołania zespołu powypadkowego, w celu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.

Oględziny miejsca wypadku powinny zgodnie z obowiązującą procedurą powypadkową odbyć się niezwłocznie, niemniej ich termin w przypadku pracy zdalnej jest uzgadniany pomiędzy pracownikiem a zespołem powypadkowym. Jednocześnie, w przypadku gdy zespół powypadkowy uzna, że nie jest konieczne przeprowadzanie oględzin miejsca wypadku, gdyż np. przedstawiona przez pracownika dokumentacja medyczna, wyjaśnienia czy inne dowody, są wystarczające do ustalenia okoliczności i przyczyn tego wypadku, może odstąpić od przeprowadzania oględzin.