W przypadku informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki składanych za miesiące styczeń i luty 2022 r. w terminie do 31 marca 2022 r. przed rozpoczęciem uzupełniania ww. informacji podmioty prowadzące instytucje opieki – inne niż gminy – są zobowiązane do przekazania odpowiednio wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta właściwemu ze względu na miejsce prowadzenia instytucji opieki informacji o osobach upoważnionych do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r.

Właściciel podmiotu prowadzącego instytucję opieki (podmiotu innego niż gmina), zgodnie z art. 53 ust. 4 oraz art. 54 ust. 4 ustawy z dnia 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym jest upoważniony na mocy ww. ustawy do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 11-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r., czyli danych zawartych w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki (RKZ-5). Oznacza to, że dla właściciela podmiotu prowadzącego nie ma wymogu przekazywania do wójta, burmistrza, prezydenta miasta informacji o tym, że jest upoważniony do przetwarzania danych zawartych w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki.

Dla osób innych niż właściciel podmiotu prowadzącego instytucję opieki (pracowników), które będą przetwarzały dane zawarte w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki składanej za miesiące styczeń i luty 2022 r. przed rozpoczęciem uzupełniania ww. informacji należy w systemie PIU Emp@tia w kontekście pracy konta organizacji dodać informację o upoważnieniu do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. Informację tę należy dodać w oknie Użytkownicy dla użytkownika o roli Pełnomocnik i Administrator. Zatem dla osób, które będą przetwarzać dane zawarte w informacji o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki, posiadających rolę Pełnomocnik lub Administrator, powinny być dodane pełnomocnictwo i informacja o upoważnieniu do przetwarzania danych. Obowiązek przekazania wójtowi / burmistrzowi / prezydentowi miasta informacji o osobach upoważnionych do przetwarzania danych wynika z art. 53 ust. 5 oraz art. 54 ust. 5 ustawy z dnia 17 listopada 2021 r. o rodzinnym kapitale opiekuńczym.

Poza systemem PIU Emp@tia dla danej osoby (pracownika) powinno zostać przygotowane upoważnienie do przetwarzania danych (nie informacja o osobie upoważnionej), o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. Upoważnienie powinno być przechowywane w dokumentacji poza systemem PIU Emp@tia.

Lista użytkowników, pełnomocnictwa, informacje o osobach upoważnionych do przetwarzania danych,  o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r., będą dostępne dla gmin, do wglądu, w systemie Rejestr Żłobków na formatce danych instytucji (żłobka, klubu dziecięcego, dziennego opiekuna). W formatce znajduje się przycisk „Lista przedstawicieli instytucji”. W kolumnie „Rola” wskazany jest rodzaj pełnionej funkcji użytkownika nadanej mu przez właściciela po stronie PIU Emp@tia. Można również pobrać plik zawierający pełnomocnictwo lub upoważnienie do przetwarzania danych.

Dla pracowników urzędów gmin, którzy będą przetwarzać dane zawarte w informacji
o dzieciach uczęszczających do instytucji opieki składanych za miesiące styczeń i luty 2022 r., należy przygotować upoważnienia do przetwarzania danych, o których mowa odpowiednio w art. 27 ust. 4 pkt 5, 6, 8 i 10-14 oraz w art. 46 ust. 2 pkt 9-12 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 w brzmieniu obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. Upoważnienia te powinny być przechowywane w dokumentacji poza systemem Rejestr Żłobków.