Wśród rodzin, korzystających ze świadczenia wychowawczego w programie „Rodzina 500 plus”, zdarzają się takie, w których jeden bądź więcej jej członków mieszka lub pracuje za granicą. W takich przypadkach do ich wniosków mają zastosowanie unijne przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Tymi sprawami zajmują się Marszałkowie Województw poprzez Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej (ROPS), będące jednostkami im bezpośrednio podległymi.

W okresie przejściowym Marszałek Województwa ma 3 miesiące na wydanie decyzji od momentu złożenia i wpływu wniosku wraz z niezbędnymi dokumentami  z organu właściwego do ROPS. Jednak w sytuacji skomplikowanej, w której istnieje potrzeba zebrania dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień, w tym z instytucji zagranicznej, termin załatwienia sprawy może zostać przedłużony, ze względu na potrzebę uzyskanie odpowiedzi z instytucji zagranicznej.

Przepisy unijne nie zawierają precyzyjnych terminów, w czasie których powinna zostać udzielona odpowiedź na zapytanie instytucji innego państwa UE – przyjmuje się, że okres ten nie powinien przekroczyć 3 miesięcy od daty otrzymania zapytania.

W poszczególnych sprawach może istnieć konieczność zwrócenia się do instytucji zagranicznych w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń w innym państwie. W każdym przypadku ROPS powinien poinformować o przedłużeniu postepowania ze względu na potrzebę zgromadzenia dodatkowych informacji i wskazać termin jej załatwienia.