W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.

Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje o zakończonym zatrudnieniu. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Wydanie świadectwa pracy nie jest uzależnione od rodzaju umowy o pracę lecz od tego, czy pracodawca zamierza kontynuować zatrudnienie pracownika po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę. 

Oznacza to, że:

• świadectwo pracy jest wydawane przez pracodawcę w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy jeżeli nie zamierza ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy,
• jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym ustaje stosunek pracy nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób,
• natomiast w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 7 dni od dnia zakończenia poprzedniego zatrudnienia, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy na jego wniosek (mający postać papierową lub elektroniczną).  Wniosek może być złożony w każdym czasie.  

Wniosek o wydanie świadectwa pracy może dotyczyć:

• poprzedniego okresu zatrudnienia albo 
• wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Pracodawca nie może uzależniać wydania tego dokumentu od uprzedniego rozliczenia się pracownika. 

Jeżeli pracownik nie zgadza się z treścią świadectwa pracy (np. uważa, że zawarte w nim informacje są nieprawdziwe) może żądać sprostowania świadectwa. Żądanie składa się do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. Sprostowanie polega na wydaniu pracownikowi w tym terminie nowego świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca nie uwzględni żądania sprostowania świadectwa pracownik może wystąpić do sądu pracy. Ma na to 14 dni od odmowy sprostowania tego dokumentu.  

Pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w następujących przypadkach:

• w razie uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie świadectwa pracy,
• w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy (ma to nastąpić w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie),
• w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę (ma to nastąpić w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie). Nowe świadectwo pracy zawiera informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę,
• w razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

• okresu lub okresów i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji, 
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem - strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia, 
• informacji o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy,
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy (zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej), wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku,
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy,
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy (praca zdalna okazjonalna), wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych.

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację:

• o wysokości i składnikach wynagrodzenia, 
• o uzyskanych kwalifikacjach.

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej w związku:

• nie wydaniem w terminie lub 
• wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.

Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu jednak nie dłuższy niż 6 tygodni.

Niewydanie pracownikowi w terminie świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30000 zł. 

W przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

W sytuacji gdy pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Z żądaniem takim można wystąpić w każdym czasie przed upływem terminu przedawnienia.

W tym trybie można także żądać sprostowania świadectwa pracy.