Wchodzą w życie 25 grudnia 2024 r.

W tym dniu organy publiczne powinny mieć wdrożone procedury zgłoszeń zewnętrznych. Organ publiczny nie prowadzi konsultacji procedury zewnętrznej.

Nie ma znaczenia fakt braku dokonania zgłoszenia wewnętrznego przed zewnętrznym. Nie ma kolejności dokonywania zgłoszenia.

Nie, wystąpienie interesu publicznego nie jest warunkiem koniecznym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego i wewnętrznego.

Interes publiczny ma znaczenie w przypadku ujawnienia publicznego, które może zostać dokonane m.in. w sytuacji, gdy naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody.

Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych powinny zostać umieszczone na stronie Biuletynu Informacji Publicznej danego organu publicznego, w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji.

W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem będzie dokonanie zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich, który ustali właściwy organ i przekaże do niego zgłoszenie.

Jeżeli dany organ przyjmuje zgłoszenie anonimowe, to taka informacja powinna być zamieszczona na stronie Biuletynu Informacji Publicznej tego organu i wówczas oznacza to, że można takiego zgłoszenia dokonać. Zgłoszenie anonimowe w treści powinno być identyczne jak pozostałe zgłoszenia, z wyjątkiem braku danych osobowych.

Zawsze można dokonać zgłoszenia zewnętrznego. Zgłoszenie wewnętrzne jest po prostu preferowanym środkiem w większości sytuacji, z uwagi na możliwość szybkiego podjęcia działań wyjaśniających.

W takiej sytuacji warto byłoby poinformować Rzecznika Praw Obywatelskich
o podjętych działaniach odwetowych. Należy jednak pamiętać, że niektóre z nich mogą być
w kompetencji innych organów np. działania odwetowe będące naruszeniem prawa pracy powinny zostać zgłoszone do Państwowej Inspekcji Pracy.

Tak, taką instytucja jest Rzecznik Praw Obywatelskich, który zapewnia m.in. powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów.

Pomoc można uzyskać w punktach nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego. Zgodnie z art. 4¹ ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawniczej osoba chcąca dokonać naruszenia prawa może skorzystać z nieodpłatnej pomocy prawnej w zakresie udzielenia informacji o ochronie sygnalistów.

Wsparcie Rzecznika Praw Obywatelskich ma za zadanie umożliwić nadanie zgłoszeniu prawidłowego biegu i zapewnić ochronę sygnaliście. Należy pamiętać, że zakres wsparcia jest uzależniony od danego stanu faktycznego.

Tak, organ może odstąpić od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie spełnia wymagań z ustawy. Oznacza to, że takie zgłoszenie np. nie zawiera informacji o naruszeniu prawa z zakresu przedmiotowego ustawy lub zostało uzyskane poza kontekstem związanym z pracą.

Przekazanie zgłoszenie polega na tym, iż organ publiczny, który stwierdził, że zgłoszenie nie jest w jego właściwości, ustala organ właściwy do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie do niego.

Organ nie umieszcza procedury zgłoszeń zewnętrznych, tylko informacje wyszczególnione w art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów. Takie informacje obejmują:

1) dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307), lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;

2) warunki objęcia sygnalisty ochroną;

3) tryby postępowania mające zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;

4) terminach przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;

5) zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;

6) zasadach przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm.5) ) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz. Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39);

7) charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;

8) środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;

9) warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16;

10) zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;

11) danych kontaktowych do Rzecznika Praw Obywatelskich

Charakter działań następczych będzie wynikał z uprawnień danego organu. Może to być np. przeprowadzenie kontroli czy wszczęcie postępowania administracyjnego.

Jeżeli potencjalny sygnalista nie jest w stanie samodzielnie ustalić właściwego organu do przyjęcia zgłoszenia, a tym samym podjęcia działań następczych. W takiej sytuacji Rzecznik Praw Obywatelskich ustali właściwy organ i dokonana przekazania zgłoszenia.

Naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1.

Ustawa stanowi, że informacja o naruszeniu prawa musi być powzięta w kontekście związanym z pracą. Działania organu publicznego mają na celu ustalenie wystąpienia kontekstu związanego z pracą.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest skierowana do osób pracujących na rzecz podmiotu wprowadzającego procedurę lub osób z nim współpracujących. Procedura zgłoszeń zewnętrznych natomiast jest skierowana do wszystkich potencjalnych sygnalistów dokonujących zgłoszenia naruszenia prawa we właściwości danego organu publicznego.

Przekazać zgłoszenie do właściwych organów w odpowiednim zakresie. Przekazanie w odpowiednim zakresie może polegać na usunięciu informacji poza właściwością organu do którego zgłoszenie jest przekazywane i pozostawienie informacji należących we właściwości organu do którego zgłoszenie jest przekazywane. Należy pamiętać, że takie działanie nie może prowadzić do naruszenia integralności zgłoszenia.

Jeżeli pracownik skorzystał z kanału utworzonego na podstawie procedury zgłoszeń zewnętrznych to takie zgłoszenie powinno zostać zakwalifikowane jako zgłoszenie zewnętrzne i procedowane dalej na podstawie tej procedury.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów, informacja mogąca być przedmiotem zgłoszenia powinna zostać uzyskana w kontekście związanym z pracą. W takiej sytuacji osoba dokonująca zgłoszenia nie powinna zostać uznana za sygnalistę. Nie stoi to jednak na przeszkodzie do podjęcia innych działań zmierzających do ewentualnego wyjaśnienia sprawy przez organ publiczny.

Organ decydując się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych:

• nie informuje o przekazaniu zgłoszenia;
• nie informuje o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
• nie podaje informacji ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
• nie wydaje zaświadczenia,
• nie udziela potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i informacji zwrotnej,
• nie informuje o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Nie, ochrona sygnalisty jest niezależna od wybranego rodzaju zgłoszenia.

Nie, nie ma takiego obowiązku.

Tak, można się zwrócić o informacje, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia właściwego procedowania zgłoszenia. Należy pamiętać, że wszelka komunikacja z sygnalistą nie powinna prowadzić do ujawnienia tożsamości sygnalisty.

Tak, badanie tego kontekstu powinno mieć miejsce przy wstępnej weryfikacji zgłoszenia z uwagi na przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wymagające, by informacja o naruszeniu prawa została uzyskana w kontekście związanym z pracą.

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1‑16.

Ustawa nie przewiduje możliwości rozszerzenie tego katalogu w procedurze zewnętrznej. Taka możliwość została dopuszczona tylko w przypadku zgłoszeń wewnętrznych.

Ustawa nie pozwala na dokonanie zgłoszenia zewnętrznego naruszania prawa z dziedziny będącej w zakresie procedury wewnętrznej na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy.

Takie zgłoszenie nie powinno zostać przyjęte jako zgłoszenie w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów. Pamiętajmy, że informacja o rozpatrywaniu bądź nie zgłoszeń anonimowych przez organ publiczny powinna znajdować się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

Ochrona rozpoczyna się od momentu dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Tak samo jak ma to miejsce w przypadku zgłoszeń wewnętrznych.

Zgodnie z art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów, świadome dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego naruszenia prawa, do którego nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od lat 2.

Nie jest możliwe wydanie zaświadczenia w takiej sytuacji. Zaświadczenie jest wydawane na wniosek sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zewnętrznego, przez organ właściwy do podjęcia działań następczych. Warunkiem wydania zaświadczenia jest dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Ustawa przewiduje wybór kanałów zgłoszeń. Organ może mieć kanał pisemny lub ustny albo oba.

Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy do zgłoszenia naruszenia prawa, to należy uznać, że jego zgłoszenie było prawidłowe i ma ochronę.

Nie, rejestr zgłoszeń zewnętrznych i wewnętrznych to oddzielne dokumenty. Nie powinny być łączone.

Warunkiem wykorzystania dotychczasowych kanałów komunikacji jest zapewnienie ich zgodności z ustawą. Takie kanały powinny gwarantować zachowanie poufności oraz nie powinny budzić wątpliwości, czy są to kanały zgłoszeń zewnętrznych.

Pismo powinno zostać zakwalifikowane jako zgłoszenie. Jeżeli zgłoszenie wpłynęło innym kanałem, to przyjmujący pracownik powinien zachować w tajemnicy informacje ze zgłoszenia i przekazać takie zgłoszenie do osób właściwych do przyjmowania zgłoszeń.

Do zgłoszeń zewnętrznych mają odpowiednie zastosowanie art. 26 ust. 2-8 ustawy o ochronie sygnalistów. Powyższe regulację dotyczą przyjmowania zgłoszeń oraz formy ich dokumentowania. W powyższym artykule są uregulowane następujące zagadnienia:

• kanały przyjmowania zgłoszeń;
• protokoły z przyjęcia zgłoszenia dokonanego;
• bezpośrednie spotkanie z sygnalistą.

Ostatnia forma jest uprawnieniem niezależnym od wybranych kanałów zgłoszeń. Spotkanie odbywa się na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku.

Nie ma takiego obowiązku i nie powinno mieć to miejsca z uwagi na ochronę tożsamości sygnalisty. Należy oczywiście założyć, że niektóre działania następcze jak np. wszczęcie postępowania administracyjnego na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu mogą prowadzić do poinformowania o działaniach następczych, jednak źródło takich działań nie powinno zostać ujawnione.

Tak, jeżeli naruszenie prawa znajduje się w ich właściwości.

Nie, nie ma takiego wzoru. Organ publiczny może sam ustalić formę takiego dokumentu w zależności od danego stanu faktycznego.

Organ publiczny może ujawnić tożsamość sygnalisty za jego zgodą. Zgoda sygnalisty nie ma znaczenia jeżeli ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia organ publiczny lub właściwy sąd informuje sygnalistę o powodach ujawnienia. Można odstąpić od takiej informacji, jeżeli zagrozi to postępowaniu.

Tak, taki obowiązek wynika z art. 26 ust. 6 ustawy. Spotkanie powinno mieć miejsce w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku.

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła instytucję przekazania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego przez organ publiczny, który otrzymał zgłoszenie.

Zgodnie z art. 18 Kodeksu Postępowania Administracyjnego organy z urzędu przestrzegają swojej właściwości rzeczowej i miejscowej. Powyższy przepis ma również zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

Wydaje się, że taka kwalifikacja nie powinna mieć miejsca. Działania odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie, lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza, lub może naruszyć prawa sygnalisty, lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście. Zgodnie z taką definicją organ publiczny raczej nie będzie miał możliwości podjęcia takich działań. Nawet jeżeli sygnalista dokona zgłoszenia naruszenia prawa, którego będzie jednym ze sprawców lub współsprawców, czyli będzie osobą, której dotyczy jego własne zgłoszenie, to w takiej sytuacji wszczęcie postępowania przeciwko niemu powinno być traktowane jako działanie następcze.

Należy pamiętać, że ocena danego działania następczego jako działania odwetowego jest uzależniona od danego stanu faktycznego.

Zgłoszenie ustne jest dokumentowane za pomocą nagrania rozmowy lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Przekazanie takiego zgłoszenia powinno polegać na przekazaniu powyższych materiałów.