Warunki wynagradzania określają między innymi stawki, składniki i sposób obliczania wysokości wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń. Także regulują zasady ich wypłaty jak również termin, miejsce oraz formę ich wypłacenia.

Warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą są ustalane w układzie zbiorowym pracy.

W przypadku gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia co najmniej 50 pracowników warunki wynagradzania są określane w regulaminie wynagradzania.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania.

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

W przypadku pracodawców, którzy nie mają układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania warunki wynagradzania ustala się w umowie o pracę.

Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności:

• rodzajowi wykonywanej pracy,
• kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu,
• a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.

Wynagrodzenie jest świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli to wynika z przepisów (np. za czas zwolnienia od pracy na dziecko do lat 14).

Wynagrodzenie co do zasady jest świadczeniem wypłacanym z dołu, a więc za pracę już wykonaną. Przedmiotem wynagrodzenia jest praca wykonana niewadliwe, jak również wadliwie, ale z przyczyn niezawinionych przez pracownika.

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy

Wyjątkowo wynagrodzenie za pracę przysługuje, gdy pracownik nie świadczy pracy, a więc za czas niewykonywania pracy. Zachowanie prawa do wynagrodzenia w takiej sytuacji musi przewidywać przepis prawa (np. wynagrodzenie za czas choroby trwającej do 33 lub 14 dni w roku kalendarzowym).

W przypadku niemożności świadczenia pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, jeżeli był gotów do wykonywania tej pracy.

Jest to wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia za pracę.

Takie wynagrodzenie przysługuje pracownikowi także za czas niezawinionego przez niego przestoju. Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika, wynagrodzenie nie przysługuje.

W czasie przestoju, inaczej niż w przypadku innej przerwy, pracodawca może żądać od pracownika wykonywania tzw. pracy zastępczej. Wówczas wynagrodzenie przysługuje za taką pracę. Jednakże nie może być ono niższe niż wynagrodzenie, które jest wypłacane za przestój, w czasie którego pracownik nie wykonuje pracy.

Przestój jest to przerwa w pracy spowodowana przez pracodawcę lub przez pracownika lub z przyczyn niezależnych od obu stron (np. przez czynniki atmosferyczne). Nie jest przestojem przerwa spowodowana przyczynami ekonomicznymi.

W przypadku niektórych zwolnień od pracy z powodów osobistych i rodzinnych oraz ze względu na pełnione przez pracownika funkcje pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Są to takie sytuacje jak ślub pracownika lub jego dziecka, zgon członków rodziny, urodzenie dziecka, pełnienie funkcji społecznych.

Wynagrodzenie za czas choroby

Za okres niezdolności do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Wynagrodzenie to przysługuje za ten czas trwający łącznie w roku kalendarzowym:

• do 33 dni lub
• do 14 dni w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia (chodzi o tych pracowników, którzy w danym roku kalendarzowym ukończyli ten wiek).

Wysokość wynagrodzenia za czas choroby wynosi:

• 80% wynagrodzenia lub
• 100 % wynagrodzenia w przypadkach:
  • wypadku w drodze do lub z pracy,
  • choroby w trakcie ciąży,
  • poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

Za czas niezdolności do pracy za okres dłuższy niż 33 lub 14 dni przysługuje zasiłek chorobowy.

Składniki wynagrodzenia są określone w umowie o pracę. Wynagrodzenie za pracę może mieć charakter jednoskładnikowy lub wieloskładnikowy.

W przypadku wieloskładnikowego wynagrodzenia wyodrębnia się wynagrodzenie zasadnicze oraz składniki dodatkowe.

Wynagrodzenie zasadnicze

Jest to stały składnik wynagrodzenia. Jest to powtarzające się świadczenie okresowe (płatne co najmniej raz w miesiącu).

Jego wysokość określa się według stawki osobistego zaszeregowania.

Wynagrodzenie może być określone jako:

• stawka miesięczna, tygodniowa lub godzinna (wynagrodzenie czasowe),
• stawka za jednostkę produktu – akord (wynagrodzenie wynikowe), zależne od wyników pracy a więc, np. od liczby produktów, usług, zawartych umów itd.,
• prowizja.

Składniki dodatkowe wynagrodzenia

Są składnikami wypłacanymi obok wynagrodzenia zasadniczego. Wyróżnia się premie, nagrody, prowizje i dodatki.

Premia

Premia jest uzupełniającym i niestałym składnikiem wynagrodzenia. Jej wypłata zależy bowiem od spełnienia określonych warunków zawartych w regulaminie premiowania. Z tego powodu premię nazywa się czasem premią regulaminową, w odróżnieniu od premii uznaniowej, która traktowana jest przez prawo pracy jako nagroda.

Premia ma charakter obowiązkowy. Po spełnieniu warunków jej wypłaty, pracownik może wystąpić z żądaniem jej zapłaty.

Prowizja

To dodatkowy składnik wynagrodzenia określony w procentach od uzyskanych efektów pracy. Jest to więc składnik stały przysługujący automatycznie. Jego wysokość zależy od wyników pracy pracownika (np. liczby zawartych umów, wartości sprzedanych towarów).

Dodatki do wynagrodzenia

Są to składniki wynagrodzenia przysługujące obok wynagrodzenia podstawowego. Mogą być określone w wysokości stałej lub zmiennej. Dodatki takie mogą przysługiwać na podstawie:

• Kodeksu pracy lub ustaw,
• regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy obowiązującego u danego pracodawcy.

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy przewidują m.in. następujące dodatki:

• za pracę w nadgodzinach,
• za pracę w porze nocnej,
• wyrównujący obniżenie wynagrodzenia z powodu przeniesienia do innej pracy (kobiety w ciąży, pracowników niezdolnych do pracy z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej).

W zakładowych przepisach wynagrodzeniowych można spotkać następujące dodatki:

• funkcyjny,
• stażowy,
• za znajomości języków obcych,
• za pracę w warunkach szkodliwych, uciążliwych i niebezpiecznych.

Zasadą jest, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy lub obwieszczeniu.

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Nie może to jednak nastąpić później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.

Niewypłacenie w terminie wynagrodzenia lub innego świadczenia ze stosunku pracy powoduje konieczność wypłaty odsetek.

Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

Co do zasady wynagrodzenie winno być wypłacane w formie pieniężnej. Przepisy płacowe przewidują możliwość wypłacenia świadczeń rzeczowych (deputatów).

Wypłata wynagrodzenia może być dokonana w formie bezgotówkowej lub gotówkowej. Zasadą jest, że wynagrodzenie jest wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Natomiast jeżeli pracownik chce otrzymywać wypłatę w formie gotówki do rąk własnych to musi złożyć pracodawcy wniosek o taki sposób wypłaty w postaci pisemnej lub elektronicznej.

Pracownik ma bezwzględny zakaz zrzeczenia się wynagrodzenia za pracę. Pracownik nie może także przenieść tego prawa na inną osobę. Jednakże istnieje możliwość wypłacenia wynagrodzenia do rąk małżonka pozostającego we wspólnym pożyciu. Może to mieć miejsce zarówno dobrowolnie jak i na podstawie orzeczenia sądowego.

Ograniczenie dopuszczalności potrąceń z wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę netto (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania) podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne przewidziane w Kodeksie pracy.

Potrącenia są dokonywane w powyższej kolejności. Oznacza to, że w przypadku gdy dokonuje się potrąceń z różnych tytułów, należności alimentacyjne mają pierwszeństwo przed innymi należnościami.

Świadczenia alimentacyjne są uprzywilejowane. Na ich zaspokojenie można potrącić 3/5 wynagrodzenia, tj. 60% wynagrodzenia. Natomiast w pozostałych przypadkach można potrącić do wysokości połowy wynagrodzenia za pracę.

Dodatkowo następujące należności podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości:

• nagroda z zakładowego funduszu nagród,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.

Ustanowiona została kwota wolna od potrąceń. Jej wysokość to kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Jednakże w przypadku świadczeń alimentacyjnych ograniczenie do kwoty minimalnego wynagrodzenia nie występuje.

Natomiast jeżeli potrącenie dotyczy zaliczek to ograniczenie to wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia. A w przypadku kar pieniężnych wynosi 90% minimalnego wynagrodzenia.

Potrącenia za zgodą pracownika

Inne należności niż wskazane powyżej mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą. Zgoda ta musi być wyrażona na piśmie i musi dotyczyć konkretnej oraz istniejącej należności. Zgodę pracownik może w każdej chwili cofnąć.

W tej sytuacji wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80% minimalnego wynagrodzenia przy potrącaniu innych należności.

Wśród innych świadczeń możemy wyróżnić odprawy przewidziane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów (odprawa emerytalna, odprawa pośmiertna, odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników, odprawa przysługująca pracownikowi zatrudnionemu na podstawie wyboru).

Są wśród nich także świadczenia przysługujące niektórym pracownikom na podstawie pragmatyk, układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania (np. nagroda jubileuszowa, odprawa emerytalna w wyższej wysokości).

Odprawa emerytalno – rentowa

Odprawa emerytalna (rentowa) przysługuje pracownikowi:

• spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury,
• którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę.

Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa.

Odprawa ta przysługuje w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Oblicza się ją według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Odprawa pośmiertna

Odprawa pośmiertna przysługuje rodzinie pracownika od pracodawcy w przypadku:

• śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub
• w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby.

Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

 Odprawa pośmiertna przysługuje następującym członkom rodziny pracownika:

• małżonkowi,
• innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Pracownik ma prawo do minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to kwota, która mu przysługuje niezależnie od posiadanych kwalifikacji, zaszeregowania osobistego, składników wynagrodzenia, systemu i rozkładu czasu pracy stosowanych u danego pracodawcy, jak również szczególnych właściwości i warunków pracy.

Minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce jest kategorią ogólnokrajową. Nie podlega zróżnicowaniu ze względu na region, branżę, sektor gospodarczy, grupę zawodową czy posiadane kwalifikacje.

Ustalona wysokość minimalnego wynagrodzenia dla pracowników ma formę stawki miesięcznej (może być przeliczana na stawkę godzinową). Minimalne wynagrodzenie jest corocznie waloryzowane.

Od 1 stycznia 2024 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4242 zł za każdy miesiąc (od 1 lipca 2024 r. - 4300 zł.).

Przy porównaniu wysokości wynagrodzenia pracownika z obowiązującą wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę brane są pod uwagę wszystkie przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Chodzi o takie składniki, które są zaliczane do wynagrodzeń osobowych według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny.

Minimalne wynagrodzenie za pracę, obejmuje zatem nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne składniki wynagrodzenia, w tym m. in. premie i nagrody. Jest to zatem łączne wynagrodzenie pracownika za nominalny czas pracy w danym miesiącu.

Nie uwzględnia się w minimalnym wynagrodzeniu:

• nagrody jubileuszowej,
• odprawy emerytalno - rentowej,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
• dodatku za staż pracy,
• dodatku za szczególne warunki pracy.