Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Szanowni Państwo,

Informujemy, że Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie (dalej: MUW w Warszawie) rozpoczyna zawieranie umów z wnioskodawcami, będącymi podmiotami innymi niż jst, w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2022–2029 (zwanego dalej „programem”), na tworzenie miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 z dofinansowaniem ze środków europejskich, tj. środków z Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (dalej: KPO) oraz środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach Programu Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (dalej: FERS), a także środków budżetu państwa.

Umowa w sprawie przekazania dofinansowania na tworzenie miejsc opieki (dalej: umowa) będzie mogła zostać podpisana wyłącznie dla zadań umieszczonych na liście wniosków zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania, dla których wnioskodawca złożył formalnie poprawne oświadczenie o przyjęciu dofinansowania. Zgodnie z pkt 8.1.2 programu, jedna umowa ws. przekazania dofinansowania na zadanie polegające na tworzeniu miejsc opieki dotyczy jednej instytucji opieki.

Na stronie MUW w Warszawie zamieszczony został wzór umowy, dotyczący realizacji zadań zakwalifikowanych do dofinansowania w ramach programu. Zgodnie z pkt 8.1.2 programu, Wojewoda ma prawo do dokonywania zmian we wzorze umowy i każdorazowo po dokonaniu zmian w ww. wzorach publikuje je na stronie internetowej urzędu wojewódzkiego.

Wskazujemy, że Wojewoda może odstąpić od podpisania umowy z wnioskodawcą bądź rozwiązać z ostatecznym odbiorcą wsparcia (dalej: OOW) umowę w ramach programu m.in. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt 8.1.8.2.–8.1.8.8. programu, m.in. gdy nie dokonał on rozliczenia dofinansowania lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami z lat ubiegłych i edycji 2022–2029 programu, również jeśli w programie występuje jako inny podmiot lub członek innego podmiotu albo jeśli zachodzi sukcesja lub wspólny członek zarządu między beneficjentem[1]⁾/OOW, który nie dokonał zwrotu należności wraz z odsetkami w poprzednich edycjach programu lub edycji 2022–2029, a wnioskodawcą/OOW. Dotyczy to również sytuacji, gdy beneficjent nie dochował okresu trwałości określonego umowami zawartymi w ramach poprzednich edycji programu, na mocy których przyznano dofinansowanie, a ewentualne należności wraz z odsetkami nie zostały zwrócone.

Umowa powinna zostać zawarta w terminie do 3 miesięcy od opublikowania przez Ministra informacji o przyznanym dofinansowaniu z zastrzeżeniem, że wnioskodawca przedłożył komplet spójnych i poprawnych dokumentów niezbędnych do jej zawarcia, w tym w zakresie wniesienia zabezpieczenia wymaganego przez Wojewodę po analizie jednostkowego przypadku, a także dokumentów wymaganych przez program, o których mowa poniżej.

W związku z powyższym zwracamy się do Wnioskodawców, którzy złożyli poprawne oświadczenie o przyjęciu dofinansowania, z prośbą o przesłanie do MUW w Warszawie,­ do Wydziału Rozwoju Regionalnego (obecnie: Wydziału Transportu i Rozwoju Regionalnego) pocztą bądź drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisanych przez osoby niezbędne do prawidłowej reprezentacji wnioskodawcy odpowiednio ręcznie lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym w nieprzekraczalnym terminie do 14 czerwca 2023 r. następujących dokumentów:

• TYTUŁ PRAWNY DO LOKALU

W przypadku realizacji zadań polegających na m.in. wyposażeniu i montażu placu zabaw lub dostosowaniu otoczenia instytucji opieki, tytuł prawny winien obejmować całą nieruchomość, na której zaplanowano prace. Przedstawiony tytuł prawny powinien być potwierdzony za zgodność z oryginałem. Tytułem prawnym do lokalu jest m.in. akt notarialny potwierdzający własność lokalu, umowa najmu ze wskazanymi warunkami i okresem najmu, umowa dzierżawy. Jeśli dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu nie jest aktem własności, to powinien uwzględniać możliwość prowadzenia w tym lokalu działalności polegającej na prowadzeniu opieki nad dziećmi do lat 3 oraz przeprowadzenia przewidywanych w projekcie prac o charakterze remontowo-budowlanym. Umowa deweloperska, przedwstępna umowa, np. najmu czy przeniesienia własności, nie stanowią niezbędnego do zawarcia umowy dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu. Budynek, w którym będzie prowadzony żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna, musi być oddany do użytkowania. Numer księgi wieczystej lokalu, w którym będzie prowadzony żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna, należy podać w opisie planowanego zadania.

• OPIS REALIZACJI ZADANIA

Opis realizacji zadania polegającego na tworzeniu miejsc opieki zawiera harmonogram i opis zadania. Opis należy złożyć odrębnie dla każdej instytucji opieki, na określonym przez Wojewodę wzorze.

• KALKULACJA KOSZTÓW

Kalkulację kosztów należy złożyć odrębnie dla każdej instytucji opieki, na określonym przez Wojewodę wzorze odpowiednio dla zadań dofinansowywanych z KPO albo z FERS. Kwoty wykazane w kalkulacji kosztów (majątkowe i bieżące) oraz VAT powinny być zbieżne z kwotami podanymi w oświadczeniu o przyjęciu dofinansowania.

• KOSZTORYS REALIZACJI ZADANIA

Kosztorys należy złożyć odrębnie dla każdej instytucji opieki, na określonym przez Wojewodę wzorze, dostępnym na stronie MUW (plik pn. Załączniki nr 1-4 i 6 do umowy FERS), dla zadań dofinansowywanych z FERS. Kwoty wykazane w kalkulacji kosztów (majątkowe i bieżące, finansowanie z UE i współfinansowanie krajowe) powinny być zbieżne z kwotami podanymi w oświadczeniu o przyjęciu dofinansowania.

• HARMONOGRAM ZAPOTRZEBOWANIA NA ŚRODKI FINANSOWE

Harmonogram zapotrzebowania należy złożyć odrębnie dla każdej instytucji opieki, na określonym przez Wojewodę wzorze, dostępnym na stronie MUW, dla zadań dofinansowywanych z FERS. Harmonogram znajduje się w tym samym skoroszycie arkusza kalkulacyjnego, co kosztorys, w innym arkuszu. Harmonogram zapotrzebowania musi obejmować kwotę zgodną z kwotą dofinansowania ogółem.

• HARMONOGRAM DOKONYWANIA WYDATKÓW PRZEZ OSTATECZNYCH ODBIORCÓW WSPARCIA

Harmonogram dokonywania wydatków należy złożyć odrębnie dla każdej instytucji opieki, na określonym przez Wojewodę wzorze, dostępnym na stronie MUW, dla zadań dofinansowywanych z FERS. Harmonogram znajduje się w tym samym skoroszycie arkusza kalkulacyjnego, co kosztorys i harmonogram zapotrzebowania, w innym arkuszu. Harmonogram dokonywania wydatków należy wypełnić w podziale na okres do dnia zawarcia umowy, okres do końca kwartału roku kalendarzowego, w którym zostanie zawarta umowa i kolejny pełen kwartał roku kalendarzowego (danych tych nie wypełnia się, jeśli umowa jest zawierana pierwszego dnia danego kwartału kalendarzowego.

Z uwagi na potrzebę planowania zapotrzebowania na środki według realnego zapotrzebowania, kwoty wykazane w harmonogramie dokonywania wydatków winny być spójne z kwotami zgłoszonymi w harmonogramie zapotrzebowania dla odpowiedniego okresu realizacji umowy.

• OŚWIADCZENIE, W KTÓRYM OSTATECZNY ODBIORCA WSPARCIA WSKAZUJE, CZY JEST MIKRO-, MAŁYM LUB ŚREDNIM PRZEDSIĘBIORSTWEM, Z WYSZCZEGÓLNIENIEM SPÓŁDZIELNI
  I PRZEDSIĘBIORSTW SPOŁECZNYCH

Za przedsiębiorstwo uważa się podmiot prowadzący działalność gospodarczą bez względu na jego formę prawną, w tym spółdzielnie i przedsiębiorstwa społeczne. Na kategorię mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (MMŚP) składają się przedsiębiorstwa, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników, a ich roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EUR.
W kategorii mikroprzedsiębiorstw należy uwzględnić również osoby prowadzące działalność na własny rachunek. Wzór oświadczenia został zamieszczony pod komunikatem.

• INFORMACJA O LICZBIE OBIEKTÓW DOSTOSOWANYCH DO POTRZEB OSÓB Z NIEPEŁNOSPRAWNOŚCIAMI wg stanu przed rozpoczęciem zadania

Informacja jest niezbędna do monitorowania wskaźnika, który odnosi się do liczby obiektów w ramach realizowanego projektu, zaopatrzonych w specjalne podjazdy, windy, urządzenia głośnomówiące bądź inne udogodnienia (tj. usunięcia barier dla dostępu, w szczególności barier architektonicznych) ułatwiające dostęp do tych obiektów i poruszanie się po nich osobom z niepełnosprawnościami, w szczególności ruchowymi czy sensorycznymi (opis dostępny w Liście Wskaźników Kluczowych EFS+). Przez obiekty należy rozumieć konstrukcje połączone z gruntem w sposób trwały, wykonane z materiałów budowlanych i elementów składowych, będące wynikiem prac budowlanych. Należy podać liczbę obiektów, a nie sprzętów, urządzeń itp. Jeśli instytucja, zakład itp. składa się z kilku obiektów, należy zliczyć wszystkie. Wzór oświadczenia został zamieszczony pod komunikatem.

• OŚWIADCZENIE POTWIERDZAJĄCE, ŻE WNIOSKODAWCA NIE JEST WYKLUCZONY Z DOFINANSOWANIA NA PODSTAWIE ART. 207 USTAWY Z DNIA 27 SIERPNIA 2009 r. O FINANSACH PUBLICZNYCH

Oświadczenie należy wypełnić według wzoru, zamieszczonego pod komunikatem.

• INFORMACJI NT. NUMERÓW RACHUNKÓW BANKOWYCH I NAZWY BANKU

Prosimy o podanie nazwy banku oraz numeru rachunku bankowego utworzonego jako specjalny rachunek, przeznaczony wyłącznie do obsługi środków otrzymywanych na realizację zadania polegającego na tworzeniu miejsc opieki w danej instytucji w ramach programu.

Na późniejszym etapie będą Państwo zobowiązani do utworzenia oddzielnego numeru rachunku bankowego do obsługi umów dotyczących dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki utworzonych w ramach programu.

Powinny zostać założone rachunki bankowe odrębne dla każdego zadania – również w sytuacji tworzenia kilku dziennych opiekunów, ponieważ na utworzenie każdego z nich zostanie zawarta oddzielna umowa o dofinansowanie (a wszelkie koszty wspólne będą uwzględniane w rozbiciu na poszczególne umowy). Prosimy także o potwierdzenie, że wnioskodawca jest właścicielem danego rachunku oraz rachunek ten został utworzony jako przeznaczony wyłącznie do obsługi środków otrzymywanych w ramach programu na rzecz danego zadania. Informujemy, że zgodnie z pkt. 5.3.6. lit. l koszty prowadzenia rachunku bankowego i koszty przelewów są kosztami niekwalifikowalnymi. Wobec tego dopuszczalne jest złożenie informacji o rachunkach bankowych w toku finalnych uzgodnień dokumentów do umowy.

Wyjaśniamy, że z powyższych rachunków bankowych należy dokonywać w części dotyczącej tworzenia miejsc opieki – zapłaty za zrealizowanie części zadania, na które przekazana została transza lub refundacji (np. na inny rachunek OOW) za uprzednio zrealizowane części zadania, za które OOW dokonał zapłaty. W okresie od zawarcia umowy, także przed otrzymaniem dofinansowania, na ww. rachunkach bankowych nie powinny być dokonywane żadne operacje. W trakcie obowiązywania umowy aż do jej rozliczenia nie dopuszcza się realizowania innych transakcji finansowych przy wykorzystaniu tych rachunków bankowych, gdyż mogą na nich być gromadzone wyłącznie środki dofinansowania z programu.

Informację należy złożyć według wzoru, zamieszczonego pod niniejszym komunikatem.

• INFORMACJI NT. ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Kierując się koniecznością wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, tj. zabezpieczenia środków dofinansowania z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji opieki i miejsc opieki dofinansowanych z programu – ustalono wymóg złożenia zabezpieczenia w jednej z form wskazanych przez Wojewodę, tj. w formie deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, hipoteki lub zastawu.

W wyniku jednostkowej analizy zadań, w tym na podstawie spełnienia określonych kryteriów (w ocenie uwzględniona zostanie m.in. kwota przyjętego dofinansowania, liczba zadań oraz inne indywidualne czynniki) Wojewoda będzie wymagać wniesienia przez wnioskodawcę zabezpieczenia o określonej formie. O formie zabezpieczenia wnioskodawca zostanie poinformowany podczas procesu uzgadniania dokumentów do umowy.

Celem usprawnienia procesu składania zabezpieczenia do umowy, prosimy o wskazanie preferowanej formy zabezpieczenia innej niż weksel in blanco, przy czym gwarancja bankowa może zostać wniesiona, gdy wnioskodawcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok.

W przypadku zabezpieczenia w formie weksla in blanco, wnoszonego wraz z deklaracją wekslową przez osobę fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą oraz pozostającą w małżeństwie, konieczne będzie przekazanie zgody małżonka na zaciągniecie zobowiązania wekslowego – z zastosowaniem wzoru, zamieszczonego pod niniejszym komunikatem. W razie niepozostawania w małżeństwie, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą winny nadesłać stosowne oświadczenie do MUW w Warszawie.

• DANYCH OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO KONTAKTU Z MUW W WARSZAWIE

W razie woli wskazania osoby bezpośrednio zaangażowanej w realizację zadania, upoważnionej do bezpośredniego kontaktowania się w trybie roboczym w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących realizowanego zadania, prosimy o podanie jej imienia i nazwiska, numeru telefonu kontaktowego oraz adresu e-mail, a także o nadesłanie oświadczenia o zapoznaniu się z klauzulą w sprawie przetwarzania danych osobowych dla osób fizycznych, którego wzór został umieszczony pod komunikatem.

W dniu podpisania umowy wnioskodawcy są zobowiązani do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy realizowanej w ramach programu. Urząd nie dopuszcza możliwości złożenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (w tym w postaci weksla wraz z deklaracją wekslową) przez pełnomocnika osoby fizycznej – w takim przypadku konieczne jest osobiste stawiennictwo wnioskodawcy, w przypadku zaś wnioskodawców innych niż osoby fizyczne w wyjątkowych sytuacjach (po szczegółowej analizie przypadku przez służby wojewody) dopuszcza się działanie przez odpowiednio umocowanego pełnomocnika. Pełnomocnictwo do podpisania weksla wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i musi zawierać wyraźne upoważnienie do zaciągania zobowiązań wekslowych.

• INFORMACJI NT. TERMINÓW REALIZACJI ZADANIA

Prosimy o potwierdzenie aktualności terminów realizacji zadań. W przypadku rozbieżności ww. terminów wskazanych w oświadczeniu o przyjęciu dofinansowania ze stanem faktycznym, prosimy o informację nt. aktualnych terminów tworzenia; w razie zgłoszenia prośby o zgodę na przesunięcie terminu utworzenia miejsc opieki względem oświadczenia o przyjęciu dofinansowania, prosimy o przedstawienie uzasadnienia prośby i wskazanie przyczyn wnioskowanej zmiany.

• W TROSCE O SPRAWNĄ WYMIANĘ KORESPONDENCJI POMIĘDZY WNIOSKODAWCAMI A WOJEWODĄ MAZOWIECKIM, ZWRACAMY SIĘ Z PROŚBĄ O WYRAŻENIE ZGODY NA OTRZYMYWANIE Z MUW OFICJALNEJ KORESPONDENCJI ZA POŚREDNICTWEM POCZTY
  E-MAIL

Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w oświadczeniu o przyjęciu dofinansowania. Dla ułatwienia przygotowaliśmy wzór oświadczenia w sprawie korespondencji e-mailowej, według którego wnioskodawcy będą mogli wyrazić ww. zgodę (wzór oświadczenia został zamieszczony pod niniejszym komunikatem).

Informujemy, że dokumenty nadesłane przez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP potwierdzone profilem zaufanym lub opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów, zachęcamy do bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP na stronie internetowej: https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage.

• OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE POPRAWNOŚCI DANYCH W REJESTRZE ŻŁOBKÓW I KLUBÓW DZIECIĘCYCH LUB W WYKAZIE DZIENNYCH OPIEKUNÓW – w przypadku instytucji opieki, w której w ramach zadania będzie zwiększana liczba miejsc opieki

Wzór oświadczenia został zamieszczony pod komunikatem.

* * *

Prosimy, aby w razie przekazania dokumentów w formie papierowej lub skanów drogą elektroniczną, kalkulację kosztów oraz opis planowanego zadania, a także kosztorys, harmonogram zapotrzebowania i harmonogram dokonywania wydatków w wersji edytowalnej przesłać również za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail pracownika Wydziału Transportu i Rozwoju Regionalnego, który będzie opiekunem Państwa zadania. Po przydzieleniu Państwa sprawy opiekunowi, pracownik ten skontaktuje się z Państwem e-mailowo.

W przypadku informacji i oświadczeń, dla których nie został przygotowany wzór formularza, należy dane te przekazać w piśmie skierowanym do MUW, z zastrzeżeniem, że muszą być one podpisane przez wnioskodawcę.

Ponadto Wojewoda może wzywać do złożenia dodatkowych dokumentów, wyjaśnień i oświadczeń związanych z realizowanymi przez Państwa zadaniami.

Z uwagi na zmianę treści klauzuli informacyjnej w zakresie FERS opublikowanej na stronie internetowej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie wnioskodawców, którzy są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą i będą zawierać umowy z dofinansowaniem z FERS prosimy ponadto o ponowienie oświadczenia o zapoznaniu się z treścią tej klauzuli (wzór oświadczenia znajduje się pod niniejszym komunikatem), a w przypadku, gdy do zawarcia przez nich umowy wymagana jest zgoda małżonka na zaciągnięcie zobowiązania wekslowego – także o ponowne oświadczenia małżonka o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną dot. przetwarzania danych osobowych na zaktualizowanym wzorze (dotyczy FERS) – został on zamieszczony pod komunikatem.

JEDNOCZEŚNIE PRZYPOMINAMY, ŻE:

• szczegółowy tryb zawierania umowy i składania wymaganego zabezpieczenia będzie ustalany bezpośrednio przed zawarciem umowy, po uzgodnieniu jej ostatecznej treści;
• wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody Wojewody, a w przypadku ich dokonywania po zawarciu umowy – aneksu. Umowa sporządzona jest na podstawie danego wniosku o dofinansowanie, zakwalifikowanego w ramach naboru, oraz przyjętego przez Wojewodę oświadczenia o przyjęciu środków, dlatego też OOW zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z danymi zawartymi w ww. dokumentach. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych w myśl pkt. 10 programu, OOW powinien zawnioskować o zgodę na ich dokonanie, co do zasady wyrażoną poprzez przygotowanie umowy uwzgledniającej aktualizacje/zmiany wprowadzone do wniosku o dofinansowanie i oświadczenia o przyjęciu dofinansowania bądź udzieloną odrębnym pismem – na wniosek OOW. Należy zwrócić zatem uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach oraz wnioskowania o zgodę, także na obecnym etapie, tak, aby mogły być one – o ile zostanie udzielona zgoda Wojewody – odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach;
• każda zmiana, o której mowa powyżej, powodująca rozbieżność pomiędzy treścią złożonego wniosku o dofinansowanie i oświadczenia o przyjęciu środków, może spowodować wydłużenie procesu przygotowywania dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy;
• dofinansowanie może zostać przeznaczone na refundację poniesionych wydatków lub przyjąć formę zaliczki, przy czym tryb przekazywania środków zostanie określony w umowie o dofinansowanie z uwzględnieniem tego, że za koszty kwalifikowane uznaje się wyłącznie koszty poniesione (łącznie z dokonaniem płatności) na działania realizowane w okresie realizacji zadania, dla zadań wyłonionych w pierwszym naborze co do zasady nie dłuższym niż od dnia 1 lutego 2020 r. do 26 maja 2025 r. dla KPO i od dnia 1 stycznia 2021 r. do 26 maja 2025 r. dla FERS, zgodnie z przedstawionym oświadczeniem o przyjęciu środków, oraz spełniające inne wymogi kwalifikowalności;
• w przypadku osób fizycznych kosztami kwalifikowalnymi zadania będą wyłącznie koszty poniesione w okresie prowadzenia przez te osoby działalności gospodarczej, np. począwszy od daty uzyskania wpisu do Centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej czy Krajowego Rejestru Sądowego;
• do zadań OOW należy m.in. stosowanie standardu architektonicznego stanowiącego część załącznika nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021–2027 – w przypadku budowy lub adaptacji budynków lub pomieszczeń, w których świadczona będzie usługa.

W przypadku rezygnacji z udziału w programie dla danego zadania lub zadań wnioskodawca jest zobowiązany do niezwłocznego złożenia pisemnej rezygnacji drogą oficjalną do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie wraz z podaniem przyczyn. Wzór rezygnacji został umieszczony pod komunikatem.