Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Szanowni Państwo,
informujemy, że Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie (dalej: „MUW w Warszawie”) rozpoczyna zawieranie umów z wnioskodawcami, będącymi jst, w ramach naboru ciągłego Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH+” 2022–2029 (dalej: „program”), na  tworzenie miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 z dofinansowaniem ze środków europejskich, tj. środków z Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności oraz środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w ramach Programu Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego 2021–2027 (dalej: „FERS”), a także środków budżetu państwa.

Umowa w sprawie przekazania dofinansowania na tworzenie miejsc opieki (dalej: „umowa”) będzie mogła zostać podpisana wyłącznie dla zadań umieszczonych na liście wniosków zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania, dla których wnioskodawca złożył formalnie poprawne oświadczenie o  przyjęciu dofinansowania. Zgodnie z pkt 8.1.2 programu, jedna umowa w sprawie przekazania dofinansowania na zadanie, polegające na tworzeniu miejsc opieki, dotyczy jednej instytucji opieki.

Na stronie MUW w Warszawie zamieszczony został wzór umowy, dotyczący realizacji zadań zakwalifikowanych do dofinansowania w ramach programu. Zgodnie z pkt 8.1.2 programu, Wojewoda ma prawo do dokonywania zmian we wzorze umowy i każdorazowo po dokonaniu zmian publikuje je na stronie internetowej MUW w Warszawie.

Wskazujemy, że Wojewoda może odstąpić od podpisania umowy z wnioskodawcą bądź rozwiązać z  ostatecznym odbiorcą wsparcia (dalej: OOW) umowę w ramach programu m.in. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt 8.1.8.2.–8.1.8.5. i 8.1.8.8. programu, m.in. gdy nie dokonał on rozliczenia dofinansowania lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z  odsetkami z lat ubiegłych i edycji 2022–2029 programu. Dotyczy to również sytuacji, gdy beneficjent nie dochował okresu trwałości określonego umowami zawartymi w ramach poprzednich edycji programu, na mocy których przyznano dofinansowanie, a ewentualne należności wraz z  odsetkami nie zostały zwrócone.

Umowa powinna zostać zawarta w terminie do 3 miesięcy od opublikowania przez Ministra Rodziny i  Polityki Społecznej informacji o przyznanym dofinansowaniu z zastrzeżeniem, że wnioskodawca przedłożył komplet spójnych i poprawnych dokumentów niezbędnych do jej zawarcia, a także dokumentów wymaganych przez program, o których mowa poniżej.

W związku z powyższym zwracamy się do Wnioskodawców, którzy złożyli poprawne oświadczenie o przyjęciu dofinansowania, z prośbą o przesłanie do MUW w Warszawie (do Wydziału Transportu i  Rozwoju Regionalnego), następujących informacji i dokumentów:

1. Dane osób, które będą podpisywały umowę, tj. kierownika jednostki oraz skarbnika. Jeżeli umowę będą podpisywać inne osoby, konieczne jest przedłożenie upoważnienia do dokonania takiej czynności, które będzie stanowiło załącznik do umowy. Upoważnienie udzielone przez skarbnika powinno obejmować dokonywanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, tj. do udzielania kontrasygnaty.

2. Kalkulację wydatków, według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr  1), w odniesieniu do jednej instytucji opieki.

Co do zasady kalkulację wydatków należy przygotować dla danej instytucji opieki przy założeniu, że będzie ona utworzona z jednego ze źródeł dofinansowania, tj. tylko z KPO albo tylko z FERS –   wówczas w pliku należy wybrać odpowiednią zakładkę dotyczącą danego źródła dofinansowania. Natomiast w przypadku finansowania miejsc opieki tworzonych w ramach jednej instytucji opieki łącznie z dwóch źródeł dofinansowania (z KPO i z FERS)  ̶  wówczas należy z pliku wybrać zakładkę dotyczącą obu źródeł łącznie.

3. Dane dotyczące rachunku bankowego według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr 2), w odniesieniu do jednej instytucji opieki.

Zgodnie z pkt. 8.2.12. Programu  ̶  rachunek bankowy powinien być prowadzony oddzielnie dla zadania polegającego na tworzeniu miejsc opieki ze środków:

• KPO, w tym środków budżetu państwa przeznaczonych na sfinansowanie zapłaty podatku VAT należnego w związku z realizacją zadania tworzenia miejsc opieki ze środków KPO,
• FERS.

Informujemy jednocześnie, że zgodnie z pkt. 5.3.6. lit. l Programu wydatki poniesione na prowadzenie rachunku bankowego i przelewów są wydatkami niekwalifikowalnymi. Dane dot.  rachunku bankowego należy przedłożyć w toku uzgodnień dokumentów do umowy.

Ponadto dla umów dotyczących dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki utworzonych w  ramach Programu będą Państwo zobowiązani do utworzenia oddzielnego rachunku bankowego na późniejszym etapie.

4. Harmonogram zapotrzebowania na środki dofinansowania, według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr 3), w odniesieniu do jednej instytucji opieki.

W przypadku finansowania miejsc opieki tworzonych w ramach jednej instytucji opieki łącznie z  dwóch źródeł dofinansowania (z KPO i z FERS) - należy wypełnić dwa  harmonogramy osobno: dla miejsc tworzonych z KPO i dla miejsc tworzonych z FERS.

5. Opis realizacji zadania, według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr  4), w odniesieniu do jednej instytucji opieki. Niedopuszczalnym jest opis ogólnikowy i  nieprzedłożenie kluczowych danych i informacji charakteryzujących zadanie.
6. Oświadczenie o częstotliwości otrzymywania środków dofinansowania  ̶ według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr 5), w odniesieniu do jednej instytucji opieki. Oświadczenie to będzie stanowiło załącznik do umowy.

Zgodnie z pkt. 8.1.13. Programu  ̶  częstotliwość przekazywania dofinansowania reguluje umowa w  sprawie przekazania dofinansowania, przy czym środki będą przekazywane nie rzadziej niż raz na kwartał. Wnioskodawca, który chciałby otrzymywać środki dofinansowania w dłuższych odstępach czasowych, tj. rzadziej niż raz na kwartał, powinien złożyć stosowne oświadczenie przed zawarciem umowy w sprawie przekazania dofinansowania, w którym wskaże, że rezygnuje z  korzystania z zasady opisanej w pkt. 8.1.13. Programu, a także wskaże odpowiednią częstotliwość przekazywania środków.

7. Dokument potwierdzającego własność gruntu/ budynku/ lokalu:

• akt notarialny potwierdzający własność gruntu/ wypis z rejestru gruntów/ odpis zwykły z  księgi wieczystej w przypadku planowanej budowy budynku lub w przypadku dostosowania otoczenia instytucji opieki niezbędnego do jej prowadzenia lub
• umowę przedwstępną kupna gruntu/ budynku/ lokalu lub
• dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, w którym prowadzony będzie żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna (akt notarialny potwierdzający własność lokalu, umowa najmu ze wskazanymi warunkami i okresem najmu, umowa dzierżawy).

Dokument potwierdzający własność wnioskodawca przedstawia o ile posiada go w terminie do dnia podpisania umowy w sprawie przekazania dofinansowania. Po zakupie gruntu/ budynku/ lokalu wnioskodawca jest zobowiązany niezwłocznie przedstawić Wojewodzie dokument potwierdzający jego nabycie.

8. W przypadku dofinansowania ze środków FERS    ̶   informację o liczbie obiektów dostosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (według stanu przed rozpoczęciem realizacji zadania)
   Informacja ta jest niezbędna do monitorowania wskaźnika, który odnosi się do liczby obiektów w  ramach realizowanego projektu, zaopatrzonych w specjalne podjazdy, windy, urządzenia głośnomówiące bądź inne udogodnienia (tj. usunięcie barier w dostępie, w szczególności barier architektonicznych) ułatwiające dostęp do tych obiektów i poruszanie się po nich osobom z  niepełnosprawnościami, w szczególności ruchowymi czy sensorycznymi (opis dostępny w Liście Wskaźników Kluczowych EFS+ https://www.ewaluacja.gov.pl/strony/monitorowanie/lista-wskaznikow-kluczowych/lista-wskaznikow-kluczowych-efs/).

Przez obiekty należy rozumieć konstrukcje połączone z gruntem w sposób trwały, wykonane z  materiałów budowlanych i elementów składowych, będące wynikiem prac budowlanych. Należy podać liczbę obiektów, a nie sprzętów, urządzeń itp. Jeśli instytucja, zakład itp. składa się z kilku obiektów, należy zliczyć wszystkie.

9. Oświadczenie, czy adaptowany/budowany budynek, w ramach dofinansowanego zadania, będzie w całości/w części wykorzystywany na potrzeby żłobka/klubu dziecięcego lub sprawowanie opieki przez dziennego opiekuna (co powinno być odpowiednio doprecyzowane w opisie realizacji zadania w ramach załącznika nr 4). Jeżeli na potrzeby instytucji opieki wykorzystana będzie tylko  część budynku to należy wskazać, jaka jest to część budynku - celem zapewnienia zgodności z  zasadami kwalifikowalności konieczne jest odpowiednie sporządzenie kalkulacji wydatków i  przedłożenie oświadczenia, że wydatki wykazane w kalkulacji wydatków, dotyczą jedynie żłobka/klubu dziecięcego lub sprawowania opieki przez dziennego opiekuna, a  jeśli dotyczą części wspólnych to są ujęte w odpowiedniej proporcji.
10. Harmonogram wydatków planowanych do poniesienia przez OOW, według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr 6), w odniesieniu do jednej instytucji opieki.
    Harmonogram wydatków planowanych do poniesienia przez OOW należy wypełnić w podziale na okres do dnia zawarcia umowy, okres do końca kwartału roku kalendarzowego, w którym zostanie zawarta umowa i kolejny pełen kwartał roku kalendarzowego.
    Z uwagi na potrzebę planowania zapotrzebowania na środki według realnego zapotrzebowania, kwoty wykazane w przedmiotowym harmonogramie winny być spójne z kwotami zgłoszonymi w  harmonogramie zapotrzebowania na środki dofinansowania (zał. nr 3) dla odpowiedniego okresu realizacji umowy.

W przypadku finansowania miejsc opieki tworzonych w ramach jednej instytucji opieki łącznie z  dwóch źródeł dofinansowania (z KPO i z FERS) - należy wypełnić dwa harmonogramy wydatków planowanych do poniesienia przez OOW osobno: dla miejsc tworzonych z KPO i dla miejsc tworzonych z FERS.
W zależności od terminu uzgodnienia treści umowy i etapu realizacji zadania Harmonogram wydatków planowanych do poniesienia przez OOW może wymagać aktualizacji.

11. Oświadczenie dotyczące sytuacji finansowej OOW oraz stosowania zasady zrównoważonego rozwoju, według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr 7).
12. Link, pod którym dostępne są dane pochodzące z prowadzonego przez OOW Rejestru Żłobków. W przypadku, gdy jednostka nie prowadzi na swoim terenie żadnej instytucji opieki nad dziećmi do lat 3, niezbędne jest przedłożenie oświadczenia w powyższym zakresie.

UWAGA:
W ww. wzorach przygotowanych w Excelu należy wypełnić wyłącznie pola do tego przeznaczone, tj.  pola białe i puste. Pola z cyfrą „0,00” lub ze znakiem „-”  zawierają formuły ̶  nie należy ich usuwać lub modyfikować. Pola te wypełnią się automatycznie po wpisaniu danych w polach bez zer.

Dodatkowo informujemy, że Wojewoda ma prawo żądania, aby wnioskodawca w wyznaczonym terminie przedstawił dodatkowe informacje, wyjaśnienia oraz dokumenty.

Jeżeli nastąpiły zmiany w zakresie wskazanym we wniosku lub oświadczeniu o przyjęciu dofinansowania należy je wskazać. Zgodnie z pkt. 10.1. programu, na każdym etapie programu, po złożeniu wniosku oraz w trakcie realizacji zadania, możliwe są zmiany pod warunkiem zachowania spójności i odrębności dofinansowanej instytucji opieki  ̶  pod warunkiem uzyskania zgody Wojewody.

Ponadto prosimy o wskazanie osoby upoważnionej do kontaktu w trybie roboczym ws. dofinansowanego zadania oraz wymaganych informacji i dokumentów (imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail). Osobą wskazaną do kontaktu powinien być pracownik urzędu mający wiedzę na temat realizowanego zadania.

Wymagane informacje i dokumenty należy przedłożyć w terminie do 1 miesiąca po ogłoszeniu przez Ministra Rodziny i Polityki Społecznej wyników poszczególnych tur naboru ciągłego w  Wydziale Transportu i  Rozwoju Regionalnego MUW:

• w formie pisemnej, podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy (kierownika jednostki samorządu terytorialnego i skarbnika)

lub

• za pośrednictwem platformy ePUAP z podpisami osób upoważnionych do reprezentowania wnioskodawcy (kierownika jednostki samorządu terytorialnego i skarbnika), opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym kierownika jednostki samorządu terytorialnego.

Dodatkowo dokumenty wymienione w pkt 2, 4 i 5 (zgodnie z wzorem ustalonym odpowiednio w  załącznikach 1, 3 i  4) prosimy przesłać w formie elektronicznej (edytowalnej) na adres e-mail opiekuna sprawy.

W przypadku rezygnacji (częściowej lub całkowitej) z udziału w Programie, wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia niezwłocznie pisemnej rezygnacji do MUW, według wzoru zamieszczonego pod niniejszym komunikatem (załącznik nr 8).