Wniosek w sprawie standaryzacji pism oraz problemów z przetwarzaniem dokumentów w urzędach
05.12.2017
W związku z pismem BM-WOP.0123.169.2017 z 22 listopada 2017 r. od MC oraz wcześniejszymi do MC, co do działania ePUAP/eDOK w sferze standardu pism i problemów z przetwarzaniem dokumentów w urzędach - tyczy się przesyłanych plików (formaty nazw), wnoszę o następują racjonalizację w urzędach:
1. Urzędnik przygotowuje dowolnie pismo, przy czym:
a) wskazane jest utworzenie pliku .doc/.rtf i jako wyjściowy format .pdf z treścią
- tzn. albo plik .pdf (niejako nieprzetwarzalny - tak się przyjmuje, wszak przesyłane pliki .doc nie są zabezpieczane)
b) sugerowane rozwiązane jako optymalne byłoby aby wyjściowy format jako .pdf powstawał automatycznie (generowany przez skrypt)
- co możliwe byłoby do osiągnięcia poprzez przesyłanie np. z word/libreoffice z użyciem pluginu (Add-in'y) treści do systemu (np. generowanie w locie .pdf lub eksport danych do bazy [blob/string, itp.] w odpowiedniej strukturze XML
- wszak z powodzeniem za edytor służyć może typowy WYSWIG html (praktykę tą jako skuteczną w ostatnim czasie potwierdza GIODO)
2. Istotne jest aby po ew. wytworzeniu pliku zewnętrznego do wysłania z urzędu, tenże był:
a) najpierw rejestrowany w EZD ze zmienioną nazwą pliku w odpowiednim formacie (co sugerowano w innych pismach o utworzenie standardu),
b) po czym dopiero plik z EZD wysłany z odpowiednią nazwą w odpowiednim standardzie (pobrany z systemu, lub wysłany przez EZD już A U TO M A T Y C Z N I E)
- praktyka urzędnicza przez różne nazywanie plików ręcznie powoduje urzędnicze pomyłki, wysyłanie wielokrotnie tych samych pism, plików itd. (np. skarga do UOKiK - DPR-SK-051-88/17/(AC), która obnaża nieudolność dość istotnego urzędu pod dużym wpływem nakładu różnych czynNości prawnych)
- w istocie standard winien wyłączać z nazw plików standard urzędniczy z ukośnikami jako niesprzyjający dla systemów operacyjnych, wprowadzić datę prowadzącą i wyjściową, przykładowo:
DPR-SK-051-88/17/(AC)
DPR-SK-051-88--2017-11-01--2017-11-01--1234-AC
DPR-SK.051.88.2017-11-01..2017.11.01..1234.AC.pdf
BM-WOP.0123.169.2017
BM-WOP.0123.169.2017-11-09--2017-11-22-0-DA - 0 wnoszący
BM-WOP.0123.169.2017-11-09--2017-11-22-1-WD - 1 odpowiedź 1 itd. (inkrementując)
- w istocie sygnatura powinna kodować ew. kateogrię spraw (pierwsze numery) i dawać opcję otwartości na skalowalność, id sprawy winny być przypisywane dla roku i resetować się od zera dla nowego lub podobnie dla miesięcy (optymalizacja narzutu)
3. Otrzymywanie pism z przekręconymi nazwiskami lub szablonami z niewłaściwymi danymi, to efekt braku automatyzacji, pisma typu
Szablon_Zespol_Prawa_Konstytucyjnego_Miedzynarodowego_i_Europejskiego
Szablon_dla_uodip
Szablon_kowalski
..zakrawa o amatorszczyznę rzędu nastolenich licealistek w urzędach..
4. Uwzględniwszy przykłady z pkt.2 bez problemu można tego typu nazwy plików również kodować w kodach kreskowych (na podstawie wiedzy o standardzie GS1 dot. logistyk itp.)
a) dalej inne pluginy do edytorów typu desktop lub WYSWIG do dodania w tabelę nieidentyfikująca wraz sygnaturą, godłem, adresem itd.
5. Istotnym byłoby też aby dana sygnatura miała w systemach przypisanie, o tym, które urzędy i jakie departamenty je procedowały, wraz z zwrotką o tym fakcie.
- obserwowana praktyka, gdzie skierowane pismo przez ePUAP odsyłane jest do n urzędów i n działów tego samego urzędu z n adresami e-mail wraz cc do głównego adresata, w tym z n potwierdzenia zakrawa o porażkę.
6. Udogodnieniem mogą też być dla pracy z dokumentami lub serwerami lokalnych plików skrytpty typu bash (zintegrowane z edytowami itp.) itd. do synchronizacji z EZD lub zarządzania ogólnego (np. tworzenie katalogów z datą w katalogu danej sygnatury, itp.) co może być korzystne dla spraw gdzie operuje się większą ilością plików/dokumentów
Uprzejmie dziękuje za wyjaśnienia co do a/a, wszak praktyka w pismach różnych urzędów wskazuje na a/a - adresat anonimowy itp. co być może wynika z niewiedzy urzędników lub innych rozporządzeń.
Materiały
Odpowiedź na wniosek w sprawie standaryzacji pism oraz problemów z przetwarzaniem dokumentów w urzędachOdpowiedź na wniosek w sprawie standaryzacji pism oraz problemów z przetwarzaniem dokumentów w urzędach.pdf 0.44MB
- Ostatnia modyfikacja:
- 17.01.2018 12:16 Olga Zawadzka
- Pierwsza publikacja:
- 14.03.2018 16:20 Kinga Graczyk