• Ministerstwo Finansów rozpoczyna finalne konsultacje projektu rozwiązań prawnych i biznesowych w zakresie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
• Przedstawione rozwiązania uwzględniają propozycje zgłaszane w toku dotychczasowych konsultacji, w tym specyfikę Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST). Przedmiotem ustaleń jest również koncepcja funkcjonowania załącznika do e-faktury.
• Uwagi do projektu ustawy można zgłaszać do 19 listopada, a rozwiązań biznesowych do 22 listopada.

Konsultacje z przedsiębiorcami są kluczowe dla zapewnienia odpowiedniej jakości rozwiązań i powinny wesprzeć proces skutecznego wdrożenia obowiązkowego KSeF.

Przeprowadzone dotychczas rozmowy pozwoliły zidentyfikować obszary obowiązkowego KSeF, które powinny zostać zmienione lub uproszczone. Propozycje zmian legislacyjnych oraz przyjętych rozwiązań technicznych uwzględniają zgłoszone w trakcie tych spotkań postulaty oraz oczekiwania przedsiębiorców.

Proponowane rozwiązania prawne w zakresie KSeF

Ministerstwo Finansów proponuje rozwiązania, które uproszczą wdrożenie i używanie KSeF, zwłaszcza w pierwszym okresie obowiązywania systemu:

1. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

2. Odroczenie na dodatkowe pół roku, tj. do 31 lipca 2026 r., wprowadzenia niektórych innych rozwiązań, takich jak:

• odroczenie terminu wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również faktur, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

3. Umożliwienie stosowania tzw. trybu offline do końca 2026 r. przez wszystkich podatników.

4. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF.

5. Zapewnienie w okresie przejściowym (do 30 września 2026 r.) podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie.

6. Zapewnienie rozwiązań prawnych odpowiadających celowi tzw. wyrównania środowisk KSeF, tj. wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu obowiązkowego przed datą wejścia w życie przepisów, które nakładają na podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Ministerstwo Finansów proponuje również w projekcie zmiany, które doprecyzowują możliwości korzystania przez organy KAS z danych w KSeF w toku prowadzonych przez nie spraw.

Proponowane rozwiązania biznesowe w strukturach logicznych FA(3) i FA_RR (1)

Oprócz rozwiązań legislacyjnych, w trakcie konsultacji zostały również poruszone zagadnienia związane ze strukturami logicznymi faktur. W projekcie ustawy znajdują się propozycje zawierające:

• modyfikację struktury logicznej e-faktury m.in. w zakresie zasad wskazywania terminu płatności,
• wprowadzenie obowiązku oznaczania „JST” w celu zapewnienia dostępu do faktur jednostkom podległym JST,
• usprawnienia i inne drobne modyfikacje struktury zgłoszone podczas konsultacji,
• umożliwienie przesyłania załączników do faktur dla branż wystawiających faktury o złożonym zakresie danych,
• wprowadzenie nowej roli - „pracownik”.

Udostępniona do konsultacji struktura logiczna FA(3) uwzględnia propozycje zgłaszane przez przedsiębiorców, dostawców oprogramowania oraz przedstawicieli branży księgowej podczas przeprowadzonych w 2024 r. konsultacji KSeF. Nowa wersja struktury zostanie wdrożona jeszcze przed terminem obowiązkowego KSeF, aby zapewnić stabilny proces jej implementacji w narzędziach do e-fakturowania.

Przedmiotem konsultacji jest również struktura logiczna FA_RR(1), która będzie wykorzystywana od 1 lutego 2026 r. do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF (za zgodą dostawcy – rolnika ryczałtowego).

Ministerstwo Finansów przygotowało również możliwość przesyłania faktur z załącznikiem. Po finalnych konsultacjach nowa funkcjonalność API spełni oczekiwania rynku i będzie dostosowana do jego potrzeb.

Jak zgłaszać uwagi

W zakresie konsultacji publicznych projektu ustawy uwagi prosimy kierować na adres: Sekretariat.PT@mf.gov.pl w terminie do 19 listopada br.

Projekt ustawy został opublikowany w BIP Rządowego Procesu Legislacyjnego i jest dostępny pod linkiem: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092624#13092624

Konsultacje podatkowe rozwiązań biznesowych KSeF, w tym koncepcji załącznika oraz zmian w strukturze logicznej FA(3) i FA_RR (1) trwają do 22 listopada br. Opinie wraz z uzasadnieniem prosimy przesyłać w formie elektronicznej na adres: konsultacje.ksef@mf.gov.pl.

Szczegóły znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-fa3-i-farr1-oraz-koncepcji-funkcjonowania-zalacznika-do-faktury-w-ksef