Zasady inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów określają przepisy rozdziału 3 „Inwentaryzacja” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania oraz ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych. 

Z zapisów art. 26 ust. 1 ww. ustawy wynika, że inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Celem jej przeprowadzenia jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów). Inwentaryzację tę przeprowadza się z wykorzystaniem jednej z trzech metod przyporządkowanych ww. składnikom, tj. w odniesieniu do:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnychskładników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Jednocześnie należy podkreślić, że art. 26 ust. 3 ww. ustawy stanowi o ułatwieniach polegających na wskazaniu terminów szczególnych, których zachowanie pozwala uznać termin (ostatni dzień roku) i częstotliwość (każdego roku) przeprowadzonej inwentaryzacji za dotrzymane w odniesieniu do poszczególnych składników podlegających inwentaryzacji. 

Zatem w myśl przepisu art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymany jeżeli inwentaryzacja składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do dnia 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś  stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Mając powyższe na uwadze należy podkreślić, że wskazane w art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy ułatwienie polegające na rozpoczęciu inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do dnia 15 dnia następnego roku, dotyczą dwóch z trzech metod przeprowadzania inwentaryzacji, tj. spisu z natury i potwierdzenia salda. Inwentaryzacja prowadzona drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego. Oznacza to, że w przypadku jednostek budżetowych, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzacja składników aktywów drogą weryfikacji powinna zostać przeprowadzona na dzień 31 grudnia danego roku obrotowego (kalendarzowego). 

Podkreślenia wymaga, że ustawa o rachunkowości określa składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji, terminy i metody jej przeprowadzenia. Nie reguluje ona natomiast zagadnień szczegółowego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, zasad jej udokumentowania, w tym dat sporządzenia protokołów z inwentaryzacji i dat wydruków zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych czy też dat zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Są to bowiem zagadnienia techniczno–organizacyjne i powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki, który stosownie do przepisów art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości obejmującej również okresowe ustalenie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.