W związku z przysługującą, na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132, z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą AML”, kompetencją do udostępniania wiedzy i informacji z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Generalny Inspektor Informacji Finansowej – zwany dalej „Generalnym Inspektorem” zwraca uwagę na następujące kwestie.

1. Wybrane przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 2 lit a i b ustawy AML, środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:

• identyfikację beneficjenta rzeczywistego i podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz
• identyfikację beneficjenta rzeczywistego i podejmowanie uzasadnionych czynności w celu ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem.

W świetle art. 37 ust. 2 ustawy AML, w przypadku identyfikacji beneficjenta rzeczywistego będącego osobą, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte, instytucje obowiązane dokumentują:

• wszystkie utrudnienia powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwszym–czwartym;
• wszystkie utrudnienia związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego.

Jak stanowi art. 50 ust. 2 pkt 11 ustawy AML, wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

2. Definicja beneficjenta rzeczywistego.

Generalny Inspektor przypomina, iż ustawowa definicja beneficjenta rzeczywistego, o której mowa w  art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML, stanowi katalog otwarty, a wyliczenie potencjalnych beneficjentów rzeczywistych zawarte w lit. a-c tego przepisu ma charakter przykładowy. W związku z powyższym instytucja obowiązana analizuje wszystkie przesłanki zawarte w definicji beneficjenta rzeczywistego i ustala każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę. W szczególnym przypadku przy braku możliwości ustalenia beneficjentów rzeczywistych na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret (-) od pierwsze do czwarte, znajduje zastosowanie tiret piąte, co skutkuje obowiązkiem wzięcia pod uwagę osób zajmujących wyższe stanowisko kierownicze.

Należy również przypomnieć, iż ustalenie beneficjenta rzeczywistego na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a (tiret od pierwsze do piąte), lit. b,c ustawy AML, nie wyłącza obowiązku wskazania jako beneficjenta rzeczywistego także innej osoby mogącej wywierać decydujący wpływ na czynności lub działania podejmowane przez klienta zgodnie z częścią ogólną definicji, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy AML (wprowadzenie do wyliczenia[1]).

3. Praktyczne aspekty ustalania jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

W praktyce może zdarzyć się, iż klientami instytucji obowiązanych zostaną między innymi klienci:

• w których występuje skomplikowana i wielopoziomowa struktura własności,
• w których w strukturze własności występują podmioty zlokalizowane w krajach, które nie udostępniają publicznie szczegółowych informacji – przykładowo  o beneficjentach rzeczywistych.

Należy podkreślić, że okoliczności takie jak skomplikowana i wielopoziomowa struktura własności czy brak publicznych informacji o strukturze własności co do zasady samoistnie nie stanowią okoliczności (które mogłyby zostać traktowane jako udokumentowany brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych) pozwalających na wskazanie jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Bez względu na to jak bardzo skomplikowana i wielopoziomowa struktura własności klienta występuje oraz czy brakuje publicznych informacji o strukturze własności klienta - instytucja obowiązana jest zobligowana do podjęcia działań zmierzających do identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli klienta. W tym kontekście warto podkreślić, iż zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 4 ustawy AML o wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu może świadczyć w szczególności nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

W związku z tym instytucja obowiązana ustalając i analizując skomplikowaną i wielopoziomową strukturę własności jest zobligowana w szczególności do skorelowania tej okoliczności z rodzajem i zakresem prowadzonej przez klienta działalności gospodarczej a w konsekwencji rozważenia przypisania wyższego ryzyka i zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Również wykorzystywanie przez klienta form prawnych ograniczających dostęp do informacji o właścicielach nie może pozostawać bez wpływu na poziom przypisanego klientowi poziomu ryzyka. 

Na marginesie należy przypomnieć, że instytucja obowiązana, która nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 ustawy AML (w tym środka polegającego na identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli klienta):

• nie nawiązuje stosunków gospodarczych,
• nie przeprowadza transakcji okazjonalnej,
• nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego,
• rozwiązuje stosunki gospodarcze.

Należy także pamiętać, iż zgodnie z art. 33 ust. 4 ustawy AML instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę. W związku z tym katalog działań związanych z identyfikacją klienta, weryfikacją jego tożsamości i ustaleniem struktury własności i kontroli klienta musi być dostosowany do konkretnego i indywidualnego stanu faktycznego. W związku z powyższym, dla wskazania jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze nie jest wystarczające ogólne stwierdzenie o wystąpieniu skomplikowanej i wielopoziomowej struktury własności. Instytucja obowiązana w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest zobligowana do  ustalenia struktury własności i kontroli klienta – to jest zidentyfikowania konkretnych poszczególnych podmiotów a następnie identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i weryfikacji jego tożsamości. Dopiero gdy analiza struktury własności klienta prowadzi do wniosku, iż brak jest możliwości ustalenia lub istnieją wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret od pierwsze do czwarte ustawy AML - możliwe jest ustalenie jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a z tiret piąte ustawy AML).

W sytuacji gdy instytucja obowiązana ustaliła jako beneficjenta rzeczywistego, na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte ustawy AML,  osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze, to instytucja ta dokumentuje:

• wszystkie podjęte czynności zmierzające do ustalenia tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret od pierwsze do czwarte ustawy AML (przykładowo pozyskanie odpisu z KRS klienta, umowy spółki klienta, umowy przeniesienia własności udziałów klienta, spisanie przez pracownika notatki z rozmowy telefonicznej z przedstawicielem klienta),
• wszystkie okoliczności, które zostały uznane przez instytucję obowiązaną jako powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret od pierwsze do czwarte ustawy AML (przykładowo ustalenie, że każdy wspólnik klienta - osoba fizyczna - posiada 20% udziałów),
• wszystkie utrudnienia związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego tj. osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (przykładowo brak zgłoszenia informacji o beneficjencie rzeczywistym do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, utrudnienia związane z brakiem fizycznej obecności beneficjenta, utrudnienia związane z wideoweryfikacją).