Trwały zarząd jest – w myśl art. 43 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami – formą prawną władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną. Jednostka ta zdefiniowana została w art. 4 pkt 10 tej ustawy jako państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. jednostka budżetowa). Jednostka ta ma prawo korzystania z nieruchomości w celu prowadzenia działalności należącej do zakresu jej działania.

Nieruchomości stanowiące przedmiot własności Skarbu Państwa oddaje się – na podstawie przepisów art. 43 ust. 5 ww. ustawy – w trwały zarząd państwowej jednostce organizacyjnej, a nieruchomości stanowiące przedmiot własności lub przedmiot użytkowania wieczystego jednostki samorządu terytorialnego – samorządowej jednostce organizacyjnej. Trwały zarząd na rzecz jednostki organizacyjnej ustanawia właściwy organ w drodze decyzji (art. 45 ust. 1 ww. ustawy).

Jednostka organizacyjna otrzymująca nieruchomości w trwały zarząd ma prawo – stosownie do postanowień art. 43 ust. 2 pkt 2 i 3 ww. ustawy – do wykonywania robót budowlanych, zgodnie z przepisami prawa budowlanego, za zgodą organu nadzorującego. Jednostka ta ma również prawo do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę lub użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa zawierana jest na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony.

Należy zauważyć, że zasady tworzenia i działania jednostek budżetowych określają przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Z treści art. 11 tej ustawy wynika, że jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Tworząc jednostkę budżetową właściwy organ określa mienie przekazywane tej jednostce w zarząd (art. 12 ust. 2 tej ustawy).

Dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych Minister Finansów zobowiązany został przepisami art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy o finansach publicznych do określenia zasad rachunkowości. Zasady te uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zasady rachunkowości dla jednostek zobowiązanych do stosowania tego rozporządzenia dotyczą m.in. ewidencji aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego.

Z regulacji określonych w § 2 pkt 5 ww. rozporządzenia wynika, że przez środki trwałe w jednostkach budżetowych rozumie się środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości dla uznania składników majątkowych jako aktywa jednostki, a w konsekwencji do ujęcia ich w księgach rachunkowych i wykazania w sprawozdaniu finansowym (bilansie) jednostki, powinny zostać spełnione warunki określone w tym przepisie. Zatem powinny być to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Ponadto art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości definiujący środki trwałe stanowi, iż zalicza się do nich rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Powyższe oznacza, że składniki majątkowe, w tym nieruchomości gruntowe otrzymane na podstawie decyzji ustanawiającej trwały zarząd, niezbędne do wykonywania działalności statutowej jednostek budżetowych – jako przeznaczone na potrzeby tych jednostek – powinny zostać ujęte w ewidencji bilansowej tych jednostek. Jednocześnie należy podkreślić, że ten sam składnik majątkowy nie może figurować w ewidencji bilansowej dwóch jednostek. Dlatego też składniki te powinny zostać wyksięgowane z ewidencji środków trwałych i ujęte w ewidencji pozabilansowej jednostki przekazującej te nieruchomości w trwały zarząd.