Zasady tworzenia i działania instytucji kultury określają przepisy ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. W art. 14 tej ustawy określona została forma organizacyjno-prawna tych jednostek. Przepisy te stanowią, że instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora.

Instytucje kultury – jako osoby prawne – zobligowane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, z uwzględnieniem specyfiki ich działalności wynikającej z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
W odniesieniu do zasad prezentacji w rachunku zysków i strat instytucji kultury dotacji podmiotowej otrzymanej od organizatora na finansowanie działalności bieżącej, decydujące znaczenie ma jej przeznaczenie i związek z działalnością operacyjną jednostki, jak również zachowanie współmierności z kosztami.

W przypadku, gdy otrzymana dotacja stanowi jedno z bezpośrednich źródeł finansowania podstawowej działalności operacyjnej, wówczas może być ona wykazana – w ocenie Departamentu Rachunkowości i Rewizji Finansowej – w oddzielnym wierszu w rachunku zysków i strat w grupie A przychodów, pod warunkiem, że dotacja ta nie została przyznana na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych.

Należy zauważyć, iż koszty podstawowej działalności operacyjnej prezentowane w grupie B rachunku zysków i strat, powinny być porównane z przychodami przeznaczonymi na jej finansowanie. Przyjęcie odmiennego sposobu prezentacji ww. dotacji mogłoby powodować powstanie ujemnego wyniku finansowego na działalności statutowej i dodatniego na działalności operacyjnej. Prezentacja taka nie byłaby właściwa, jeśli przyjęto by założenie, iż działalność statutowa jednostki kultury może być finansowana z dotacji, a nie tylko ze sprzedaży produktów i usług.

Na zastosowanie rozwiązania polegającego na możliwości wyodrębnienia dotacji podmiotowej otrzymanej od organizatora na finansowanie działalności bieżącej instytucji kultury w grupie A rachunku zysków i strat, pozwalają regulacje określone w art. 50 ustawy o rachunkowości. Wynika z nich możliwość wykazywania w sprawozdaniu finansowym informacji ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki. Należy pamiętać, iż dane określone w załącznikach do ww. ustawy stanowią zakres informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, które mogą być rozszerzane i dostosowywane do potrzeb i specyfiki działalności danej jednostki (nie są to obligatoryjne wzory sprawozdań finansowych).

Przyjęte do stosowania przez instytucje kultury rozwiązania prezentacyjne w zakresie wykazywania dotacji w sprawozdaniu finansowym powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ustawy o rachunkowości).