W dniu 4 listopada 2021 r. odbyło się webinarium, tematem którego była: „Rola audytu wewnętrznego w budowaniu procesowego podejścia do zarządzania organizacją”.

Wydarzenie skierowane zostało do kierowników jednostek sektora finansów publicznych, audytorów wewnętrznych i usługodawców z jednostek sektora finansów publicznych.

Spotkanie rozpoczęła Pani Joanna Stachura, Dyrektor Departamentu Efektywności Wydatków Publicznych i Rachunkowości, która wskazała cel oraz główne założenia spotkania, a także przedstawiła prelegenta – Pana Andrzeja Kasińskiego eksperta PIKW (Polski Instytut Kontroli Wewnętrznej) ds. procesów, posiadającego ponad 20 letnie doświadczenie w doskonaleniu zarządzania operacyjnego w instytucjach finansowych.

Prowadzący na wstępie zapoznał uczestników z procesowym podejściem do zarządzania w organizacji. Prelegent podkreślił, że podejście, w którym pracownicy danej organizacji będący ekspertami w danej dziedzinie są skupieni w wyspecjalizowanych działach, zapewnia efekt synergii przepływu wiedzy i kwalifikacji tych osób. Takie grupowanie pracowników według profilu, kwalifikacji i specjalizacji do pewnego momentu jest zasadne. Gdy organizacja przeszła już przez fazę budowy można przejść do zarządzania funkcyjnego dokonać podziału, którego osią jest specjalizacja danego pracownika. Podległość służbowa w zarządzaniu funkcyjnym nie jest ważna. Natomiast podejście procesowe, które zawiera zarówno spojrzenie na organizację „z góry na dół” oraz poprzez poszczególne funkcje, skoncentrowane jest przede wszystkim na pracy wykonywanej w organizacji. Prelegent zaznaczył, że realizowane procesy powinny być tak samo ważne jak struktura organizacyjna. W organizacji potrzebne jest zarządzanie macierzowe, czyli takie, które koncentruje się na zarządzaniu funkcyjnym, jak i odpowiedzialności procesowej. Przy takim podejściu każdy proces posiada swojego właściciela, który odpowiada za zarządzanie procesem, natomiast przełożony funkcyjny, dba o rozwój, skoncentrowany jest na aspektach merytorycznych.

Następnie prelegent omówił kwestie dotyczące architektury procesu. Zaznaczył, iż w ramach modelu podejścia procesowego wyróżniamy procesy zarządcze, podstawowe i wspierające. W podejściu procesowym to przełożony funkcyjny powinien wspierać właściciela procesu, a nie odwrotnie. Podkreślił ważną rolę audytora wewnętrznego, który w sposób niezależny bada czy zachowana została równowaga pomiędzy podejściem procesowym a strukturą funkcjonalną, analizuje i ocenia przebieg procesu. Audyt pokazuje organizacji jak ważne są procesy kontrolne.

W dalszej części prezentacji prowadzący wskazał w jaki sposób można poznać, że w organizacji funkcjonuje zarządzanie procesowe. Wyszczególnił m.in. istnienie właściciela procesu, istnienie stałego Zespołu, który cyklicznie omawia proces, istnienie procedur i instrukcji, systemu audytów wewnętrznych opartych na zidentyfikowanych procesach oraz priorytetyzację zadań. Następnie omówiona została polityka zarządzania procesami, rola właściciela procesu i funkcjonowanie zespołów procesowych.

Kolejna część spotkania poświęcona została kwestiom związanym z orientacją w oczekiwaniach klienta procesu oraz identyfikacją miar procesów. Prowadzący zaznaczył, że celem działań optymalizacyjnych w organizacji jest zrównoważenie i zmniejszanie czasów cyklów procesu. Omawiane kwestie prowadzący zaprezentował na przykładzie, podkreślając rolę audytora w budowaniu podejścia procesowego w zarządzaniu organizacją. Następnie prelegent wskazał działania, które w organizacji obniżają efektywność procesu, w tym w szczególności: nadprodukcję, poprawianie, przemieszczanie, przetwarzanie. Odnosząc się do omawianego przykładu przeanalizowane zostały zidentyfikowane marnotrawstwa w prezentowanym procesie.

Następna część webinarium poświęcona została monitorowaniu procesu. Prowadzący zwrócił szczególną uwagę na sterowanie pracą w procesie podkreślając, że monitorowanie jest kontynuacją sterowania, natomiast rozwinięciem monitorowania jest audyt wewnętrzny. Omawiając kwestie dotyczące monitorowania wskazał na potrzebę identyfikacji cech krytycznych dla jakości procesu.

Podsumowując webinarium prowadzący skoncentrował się na roli audytu wewnętrznego w budowaniu świadomości procesowej. Podkreślił jak ważne jest zapewnienie by sposób patrzenia na proces oparty był o miary, co później przekłada się na sprawne monitorowanie wyników procesu. Bardzo istotna jest identyfikacja procesów i wprowadzenie zasady audytowania procesów zgodnie z architekturą procesów oraz wkomponowanie w plan audytu podejścia procesowego. Audytor powinien patrzeć na przedmiot badania z perspektywy całego procesu, ustalić czy proces jest sterowany i przez kogo, czy jest monitorowany, w jaki sposób się to odbywa, jak dobierane są parametry, jakie są reakcje, gdy wynik jest zły i czy w ogóle zdefiniowano, co jest złym wynikiem. Takie podejście audytu wewnętrznego spowoduje, że organizacja będzie podejmowała działania nie w komórkach organizacyjnych tylko pomiędzy komórkami skupiając się na realizowanych procesach, a nie zadaniach poszczególnych komórek. Jakość nie może być widziana jako oddzielna funkcja tylko coś, co jest wbudowane w całą organizację. Natomiast właściciele poszczególnych procesów powinni zadbać aby logika, jeśli chodzi o przepływ pracy, została zapewniona. Kultura pracy powinna być oparta o spełnienie wymagań klienta.

Po każdym z trzech omawianych modułów tematycznych spotkania prowadzący odpowiadał na pytania uczestników.

Dziękujemy Państwu za liczną obecność i aktywne uczestnictwo w webinarium oraz wszystkie pozostawione opinie i komentarze. Wyniki przeprowadzonej ankiety ewaluacyjnej wskazują, iż zdecydowana większość uczestników oceniła wydarzenie bardzo dobrze i dobrze. 

Zapraszamy na kolejne webinaria w ramach Progr@mu. Szczegółowe informacje dotyczące kolejnych planowanych wydarzeń publikowane będą na bieżąco w Aktualnościach i Komunikatach na naszej stronie internetowej.