W dniu 17 listopada 2021 r. odbyło się webinarium, tematem którego była: „Skuteczna komunikacja podczas prowadzenia audytu wewnętrznego. Strategie komunikowania w sytuacjach kryzysowych”.

Wydarzenie skierowane zostało do audytorów wewnętrznych i usługodawców z jednostek sektora finansów publicznych.

Wydarzenie otworzył Pan Wojciech Ogiela, Naczelnik Wydziału Koordynacji Kontroli Zarządczej i Audytu Wewnętrznego w Sektorze Publicznym, który wskazał cel oraz główne założenia spotkania, a także przedstawił prelegenta – Pana dr. hab. Waldemara Rydzaka, profesora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu.

Prowadzący na wstępie zaznaczył, że nie ma jednolitego wzorca postępowania i strategii komunikowania się w sytuacjach kryzysowych. Podejmowane działania powinny zostać właściwie dobrane do zaistniałej sytuacji. Ilość posiadanych informacji nt. zdarzenia kryzysowego znacząco wpływa na precyzyjne dostosowanie strategii komunikowania w sytuacjach kryzysowych.

Audytorzy wewnętrzni stanowią wyjątkową grupę zawodową, która z uwagi na zakres realizowanych zadań może być szczególnie narażona na sytuacje kryzysowe. Próba podważenia kompetencji, statusu, wiedzy i umiejętności – to tylko niektóre z zagrożeń występujące w tym zawodzie.

Badania dowodzą, że w ostatnim czasie nastąpił ogólny spadek zaufania społeczeństwa do czterech kategorii podmiotów: instytucji rządowych, organizacji pozarządowych, biznesu i mediów. Natomiast za najbardziej godnych zaufania uznawani są eksperci wewnętrzni i zewnętrzni. Do tych kategorii zalicza się audytor, który w sytuacji kryzysowej, z racji swej funkcji oraz obiektywizmu posiada pewien kredyt zaufania. Warto mieć świadomość, że w sytuacjach kryzysowych opieranie się na opiniach niezaangażowanych w spór ekspertów jest silnym argumentem w dyskusji i często przesądza o wyniku trudnych negocjacji i ostatecznej decyzji w sprawie.

Niejednokrotnie audyt postrzegany jest przez pryzmat negatywnych emocji, a audytor wewnętrzny uważany jest za tego, który szuka „dziury w całym” – szczególnie gdy wnioski poaudytowe wskazują na nieprawidłowości. Audyt poza pracą z dokumentami i procedurami w znacznym stopniu opiera się na pracy z ludźmi. Dlatego tak ważna jest znajomość zasad rządzących relacjami interpersonalnymi oraz umiejętności skutecznego radzenia sobie ze stresem i sytuacjami kryzysowymi.

Prelegent podkreślił, że niewłaściwa komunikacja w pracy audytora wewnętrznego jest jedną z najczęstszych przyczyn powstawania konfliktów. Niepełna, zniekształcona lub dostarczona w niewłaściwym czasie informacja może wywołać lawinę nieporozumień i doprowadzić do eskalacji sytuacji konfliktowych. W sytuacjach kryzysowych ludzie inaczej odbierają informacje, inaczej je interpretują i inaczej na nie reagują. Audytor wewnętrzny jest narażony na reakcje, które w normalnych okolicznościach by nie wystąpiły. Sytuacja zagrożenia może wyzwolić działanie, w którym jedna ze stron konfliktu będzie próbowała dowieść swojej racji poprzez gromadzenie większego gremium popierającego np. otoczenie społeczne przy jednoczesnym przeniesieniu winy na audytora wewnętrznego.

W dalszej części spotkania dokonano podziału oraz omówiono cechy charakterystyczne dla trzech kategorii ludzi: mrówek, ślimaków oraz kameleonów. Należy pamiętać, że zawsze mamy do czynienia z różnymi typami zachowań i osobowości. Kategoryzowanie ich jest pewnym uproszczeniem, które ogólnie porządkuje charakterystyczne cechy i pomaga w lepszym zrozumieniu ludzkich zachowań.

Prelegent zaznaczył, że wzmacnianie autorytetu jest równie ważne jak budowanie relacji. Rozmowy powinny być oparte na pozytywnych, partnerskich relacjach, gdyż zarówno audytor jak i audytowany pracują na rzecz organizacji, a zidentyfikowane problemy w trakcie spotkań mogą być rzeczowo omówione. Audytor wewnętrzny poprzez swoje rekomendacje w zakresie rozwiązania problemu uzyskuje zaufanie kierownictwa, budując tym samym swój autorytet i wiarygodność. Dlatego tak ważna jest rola audytora wewnętrznego w sytuacji, gdy pojawia się problem. 

Na zakończenie spotkania odbyła się sesja Q&A, podczas której prelegent odpowiadał na pytania uczestników.

Dziękujemy Państwu za liczną obecność i aktywne uczestnictwo w webinarium oraz wszystkie pozostawione opinie i komentarze. Wyniki przeprowadzonej ankiety ewaluacyjnej wskazują, że zdecydowana większość uczestników oceniła wydarzenie bardzo dobrze i dobrze. 

Zapraszamy na kolejne webinaria w ramach Progr@mu. Szczegółowe informacje dotyczące kolejnych planowanych wydarzeń publikowane będą na bieżąco w Aktualnościach i Komunikatach na naszej stronie internetowej.