Definicję należności krótkoterminowych dla celów bilansowych określa art. 3 ust. 1 pkt 18 lit c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Rozumie się przez nie część aktywów jednostki, które w przypadku należności krótkoterminowych obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, a więc w kolejnym roku i później – są należnościami długoterminowymi.

Jak wynika z załącznika nr 3 pn. „Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz rozliczeń służą konta Zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia”. Do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych służy konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Z kolei na stronie Ma konta 221 ujmuje się spłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności.

Natomiast, do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem służy konto 226 – „Długoterminowe należności budżetowe”. Na stronie Wn konta 226 ujmuje się w szczególności długoterminowe należności, w korespondencji z kontem 840 – „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”, a także przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych, w korespondencji z kontem 221. Z kolei na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych, w korespondencji z kontem 221. Ewidencja szczegółowa do konta 226 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu poszczególnych należności budżetowych.

Wobec powyższego należności z tytułu dochodów budżetowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego należy ująć w księgach rachunkowych jednostki na koncie 221. Natomiast należności, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok od dnia bilansowego, a więc w kolejnym roku i później zaliczane są do należności długoterminowych i ujmowane na przeznaczonym do tego koncie 226.