11. Zapewnienie aktualizacji danych

22.05.2024

Każdy rejestr przechowujący i udostępniający dane Osoby fizycznej musi udostępniać jej dane aktualne i prawidłowe, a co najmniej podawać datę ich aktualizacji. Czas aktualizacji danych może stanowić ocenę przydatności danych do konkretnego zastosowania. Jakość danych udostępnianych przez rejestry jest bowiem gwarantowana przez administrację publiczną, a ewentualnie występujące w nich błędy, poza możliwymi negatywnymi skutkami biznesowymi, podważają zaufanie do wszystkich rejestrów i instytucji publicznych.
W celu zapewnienia aktualności i prawidłowości danych, muszą one być weryfikowane i aktualizowane na bieżąco z odpowiednich rejestrów referencyjnych.
Dla danych podstawowych osoby fizycznej (takich jak imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, zgonu, itd.) należy zapewnić automatyczną aktualizację zmian z rejestrem PESEL lub z rejestrem pełniącym rolę węzła referencyjności danych Osoby fizycznej, który jest automatycznie aktualizowany z rejestru PESEL (takim jak np. CRP KEP dla resortu finansów). Rekomendowane jest użycie mechanizmu subskrypcji powiadomień o zmianach.
Rekomendacje te dotyczyć powinny nawet małych rejestrów, np. udostępnianych jako wykazy na stronach internetowych administracji publicznej. Należy wprowadzić odpowiednie zapisy prawne i wdrożyć odpowiednie mechanizmy w istniejących rejestrach i sposobach ich udostępniania (np. usunąć z zakresu udostępniania informacje nieaktualizowane). Nie dotyczy to przypadków, kiedy uzasadnione jest przechowywanie danych, które powinny pozostać aktualne w momencie rejestracji zdarzenia.
Systemy, w których prowadzone są kluczowe rejestry, będące de facto rejestrami referencyjnymi określonych danych osoby fizycznej lub aspirujące do takiej roli, powinny zapewniać mechanizm automatycznej subskrypcji powiadomień o zmianach gromadzonych w nich danych. Np. system SRP, w którym prowadzony jest rejestr PESEL, ma taki mechanizm.