Ministerstwo Finansów - Krajowa Administracja Skarbowa

Ewidencja wysyłana jest za pośrednictwem interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego (Bramka JPK) https://e-dokumenty.mf.gov.pl. Za pomocą strony internetowej https://kwd.mf.gov.pl/cesop/start lub https://kwd.mf.gov.pl/client.

W celu wysłania ewidencji, Dostawca usług płatniczych musi zarejestrować się przy pomocy formularza rejestracyjnego i wskazać osoby uprawnione do przesyłania plików do centralnego elektronicznego systemu informacji o płatnościach (CESOP).
Udostępnione zostało też środowisko testowe. Wszelkie niezbędne informacje potrzebne do połączenia się ze środowiskiem testowym znajdują się w specyfikacji, zamieszczonej na naszej stronie.

Uprawnioną do podpisywania i wysyłki pliku jest osoba, którą dostawca usług płatniczych wskazał w formularzu rejestracyjnym do dokonywania tego rodzaju czynności.
Zgodnie z założeniami systemu, Dostawca usług płatniczych musi przekazać plik XML zgodny ze schemą rejestracyjną służącą do wskazania osób uprawnionych do wysyłki ewidencji, za pośrednictwem bramki JPK lub dedykowanego formularza rejestracyjnego. Dostawca musi zgłosić co najmniej jedną osobę uprawnioną do wysyłania plików do CESOP.
Podpis złożony na wysyłanej ewidencji będzie weryfikowany z podpisem zarejestrowanym za pośrednictwem schemy rejestracyjnej.
Schema rejestracyjna powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania dostawcy, wskazaną w Krajowym Rejestrze Sądowym lub przez pełnomocnika.

Rejestracja na potrzeby raportowania w systemie CESOP rozpoczęła się w kwietniu 2024 roku.

Dostawca usług płatniczych zgodnie z obowiązującymi przepisami ma obowiązek raportowania dopiero, gdy zrealizuje w ciągu kwartału kalendarzowego w danym państwie członkowskim więcej niż 25 transakcji na rzecz tego samego odbiorcy płatności. Co ważne, nie należy przesyłać raportów zawierających mniejszą ilość transakcji, wyjątek stanowią raporty zerowe. Zapewni to jasność i przejrzystość raportowania.

Weryfikacja prawidłowo złożonego formularza rejestracyjnego odbędzie się bez zbędnej zwłoki, nie dłużej niż 7 dni. Po pozytywnej weryfikacji formularza rejestracyjnego, Dostawca będzie mógł przesłać ewidencję.

Limit zależy od kanału komunikacji. Dla usługi webservice jest to 100 MB. W przypadku interfejsu oprogramowania aplikacji (API) nie ma takiego limitu.

Podpis kwalifikowany i Profil Zaufany.

Korektę składa się tylko z rekordami, które wymagają poprawy. W pliku z korektą jest pole odnoszące się do pierwotnej deklaracji.

Po wysłaniu pliku ewidencji Dostawca otrzyma numer referencyjny, który pozwoli na sprawdzenie statusu wysyłki. Po prawidłowej weryfikacji struktury logicznej oraz poprawności danych i podpisu elektronicznego Dostawca otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W przypadku błędnej walidacji otrzyma raport błędów.

Dostawca ma czas na złożenie raportu do końca miesiąca następującego po danym kwartale. W przypadku odrzucenia ewidencji, Dostawca powinien poprawny plik przesłać bez zbędnej zwłoki.

Schema raportowa opracowana została przez zespół Komisji Europejskiej i jest jednolita dla wszystkich krajów członkowskich. Modyfikacje schemy mogą być dokonywane wyłącznie na poziomie Komisji Europejskiej.

Formularz raportowy CESOP ma charakter informacji podatkowej, dlatego nieprzekazanie go w terminie lub wcale, może spowodować odpowiedzialność karną skarbową i stanowić będzie wykroczenie skarbowe.
Karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna, określana kwotowo w przedziale od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

1.    W pierwszej kolejności należy:

• wypełnić formularz rejestracyjny na stronie i zapisz go lub
• przygotować samodzielnie plik XML, zgodny ze schematem PSP-FR.

2.    Przejdź do zakładki „Podpisz i Wyślij”.

3.    Wczytaj wygenerowany lub przygotowany plik XML.

4.    Wygeneruj pliki do wysyłki (pamiętaj, że są to dwa pliki: zip i initupload.xml). Plik z rozszerzenie zip będzie miał nazwę pliku formularza raportowego z rozszerzeniem XML.

5.    Podpisz plik initupload.xml zgodnie z reprezentacją.

Wczytaj plik zip i initupload.xml w odpowiednie pola w zakładce „Wyślij”. Wpisz adres email, na który przyjdzie potwierdzenie i kliknąć wyślij.
Szczegółowe opis wysyłki znajduje się w Podręczniku Użytkownika CESOP – Aplikacja Podatnika.

Schemat XML dopuszcza składanie raportu w imieniu podmiotu A przez podmiot B. Na żadnym poziomie walidator nie będzie weryfikował powiązań podmiotów A i B.
Oba podmioty mogą wskazać tego samego pełnomocnika, który będzie podpisywał i przesyłał ewidencje.

Jeśli dostawca usług płatniczych zarejestrowany jest w Polsce, to na potrzeby raportowania do CESOP wystarczające jest wypełnienie online formularza rejestracyjnego, wskazanie w nim osób upoważnionych do składania deklaracji w imieniu dostawcy, podpisanie zgodnie z reprezentacją i przesłanie.

W świetle ogólnej zasady wyrażonej w art. 138a § 1 Ordynacji podatkowej, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
Formularz rejestracyjny ma być podpisany przez dostawcę usług płatniczych zgodnie z reprezentacją w Krajowym Rejestrze Sądowym lub odpowiednim rejestrze zagranicznym. 
Przy czym należy zauważyć, że w odniesieniu do składania tego formularza nie został wprowadzony wymóg osobistego działania zobowiązanego dostawcy usług płatniczych, np. w postaci zastrzeżenia, że nie jest dopuszczalne podpisanie tego formularza przez pełnomocnika. 
Zatem w imieniu dostawcy usług płatniczych formularz rejestracyjny może złożyć i podpisać ustanowiony przez niego pełnomocnik. 
Takim pełnomocnikiem może być:

• pełnomocnik ogólny, który jest upoważniony do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych (art. 138d § 1 Ordynacji podatkowej) lub 
• pełnomocnik szczególny, który jest upoważniony do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego (art. 138e § 1 Ordynacji podatkowej) – zakresem takiego pełnomocnictwa szczególnego może być zatem objęte złożenie i podpisanie formularza rejestracyjnego CESOP. 

Aby zarejestrować zagranicznego dostawcę usług płatniczych (PSP) należy wypełnić formularz rejestracyjny, następnie na adres cesop@mf.gov.pl przesłać przetłumaczony wyciąg z dokumentów rejestracyjnych w państwie rejestracji. Tłumaczenie nie musi być przysięgłe.

Numer VAT podmiotu zagranicznego nie jest wymagany, ponieważ głównym identyfikatorem PSP jest kod identyfikujący bank (BIC).

Tak, funkcjonalny podział pliku pozwala podzielić raport na kilka plików.

UPO w Podręczniku użytkownika Aplikacji Podatnika CESOP zostało zdefiniowane jako dokument potwierdzający odbiór pliku przez Ministerstwo Finansów, wystawiany w przypadku braku błędów walidacji technicznych i biznesowych.
Jeśli plik jest poprawny technicznie, to bramka JPK zwróci kod 200 oraz UPO. Jednakże, otrzymanie UPO nie jest jednoznaczne z poprawnym ustanowieniem pełnomocnika.
Otrzymanie UPO po wysłaniu PSP-FR oznacza, że plik został przyjęty do weryfikacji. Informacja o tym, że plik został zweryfikowany zostanie przekazana w ciągu 7 dni od jej wysłania drogą elektroniczną na adres email wskazany w formularzu rejestracyjnym. Jeżeli plik został odrzucony (np. z powodu podpisania przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji podmiotu) należy PSP-FR złożyć ponownie.

Podział techniczny występuje tylko w przypadku wysyłania deklaracji poprzez interfejs oprogramowania aplikacji (API). Wówczas duży plik zostanie podzielony na mniejsze w celu wysyłki do bramki JPK.
W przypadku korzystania ze strony internetowej występuje ograniczenie do 100 MB pliku nieskompresowanego. Należy zastosować podział funkcjonalny pliku.
Pliki większe niż 1 GB będą odrzucane na poziomie unijnym.

Prawidłowo wypełnione dane identyfikacyjne pełnomocnika posługującego się kwalifikowanym podpisem elektronicznym to dane posiadacza podpisu elektronicznego, np. imię/imiona oraz nazwisko.
Prawidłowo wypełnione pole „Numer seryjny podany w identyfikatorze certyfikatu podpisu pełnomocnika” zawierać powinno wyłącznie numer, bez dodatkowych opisów. Numer seryjny znajduje się po znaku równa się (=) w wartości SERIALNUMBER w polu Podmiot. Wpisać należy wyłącznie wartość po znaku „równa się”.

Kod błędu 407 oznacza duplikat.
Raz wygenerowany plik XML, zgodny ze schematem PSP-FR nie może być złożony po raz drugi.
Natomiast w celu ponownego wysłania ewidencji, należy zmienić w formularzu PSP-FR jakąś wartość, np. wprowadzić pole nieobowiązkowe lub zamienić kolejność pełnomocników, jeśli jest ich więcej niż jeden i wówczas będzie można wygenerować ponownie dwa pliki zip i initupload.xml. Umożliwi to podpisanie pliku initupload.xml zgodnie z reprezentacją, a następnie jego wysyłkę.

W przypadku pojawienia się komunikatu: „Nie udało się wysłać dokumentu! Z powodów technicznych nie mogliśmy wysłać Twojego dokumentu. Spróbuj ponownie lub wróć do strony głównej” pierwszym krokiem jest sprawdzenie metadanych pliku initupload.xml. Należy pamiętać, że plik ten musi byś zgodny z obowiązującą schemą oraz podpisany zgodnie z instrukcją. Plik metadanych (initupload.xml) musi być podpisany cyfrowo podpisem kwalifikowanym polskim lub europejskim albo podpisem zaufanym zgodnie z algorytmem XAdES Basic Electronic Signature w postaci pliku XML zgodnego ze schematem http://www.w3.org/2000/09/xmldsig, w skrócie XAdES-BES w wersji Enveloped (podpis jako dodatkowy element ds:Signature w oryginalnym XML) lub Enveloping (oryginalny dokument zawarty jako element w podpisanej strukturze). Aby uzyskać pewność co do ustawień podpisu należy skontaktować się z dostawcą podpisu.

Kod błędu 420 wskazuje na rozbieżność pomiędzy danymi umieszczonymi w formularzu rejestracyjnym a danymi przesłanymi w raporcie.
Porównywane są identyfikator podmiotu (Reporting PSP) z raportu z identyfikatorem podmiotu z formularza rejestracyjnego oraz pole Numer seryjny podany w identyfikatorze certyfikatu podpisu pełnomocnika z wartością SERIALNUMBER certyfikatu kwalifikowanego.
Wartości tych pól muszą być tożsame, w przeciwnym przypadku nie można odnaleźć pełnomocnictwa udzielonego w formularzu rejestracyjnym.

W przypadku wystąpienia błędu należy sprawdzić czy formularz PSP-FR został wypełniony prawidłowo. W przypadku poprawy danych należy złożyć korektę formularza i ponowić wysyłkę.
Jeżeli w dalszym ciągu pojawia się problem z wysyłką należy przesłać ID wysyłki na adres cesop@mf.gov.pl w celu weryfikacji.