Pracą w godzinach nadliczbowych jest więc praca ponad 8 godzin na dobę lub praca ponad przeciętnie 40 godzin na tydzień.

Jeżeli jednak pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, to pracą nadliczbową na dobę jest praca:

• ponad 8 godzin na dobę – jeżeli w danym dniu pracownik ma świadczyć pracę przez 8 lub mniejszą liczbę godzin, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub
• praca ponad przedłużony (ponad 8 godzin) dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z rozkładu czasu pracy pracownika lub
• praca ponad przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym.

W celu ustalenia czy doszło do przekroczenia przeciętnie tygodniowego czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym należy:

• zsumować czas pracy faktycznie przepracowany przez pracownika i liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, a następnie:
• odjąć liczbę godzin, za które pracownik otrzymał dodatek z tytułu przekroczenia normy dobowej, a następnie:
• odjąć iloczyn liczby dni wykraczających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego pomiędzy poniedziałkiem a piątkiem i 8 godzin, po czym:
• podzielić otrzymany wynik przez liczbę tygodni okresu rozliczeniowego.

Jeżeli otrzymany wynik jest wyższy niż 40 godzin, oznacza to, że doszło do pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: 

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, 
• szczególnych potrzeb pracodawcy.

Zakazane jest zatrudnianie w godzinach nadliczbowych pracownic w ciąży i młodocianych. Natomiast zatrudnianie w godzinach nadliczbowych pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia jest dopuszczalne pod warunkiem wyrażenia przez niego zgody na taką pracę. 

Praca w godzinach nadliczbowych jest limitowana: 

• w skali doby, 
• w skali tygodnia (w okresie rozliczeniowym), 
• w skali roku kalendarzowego. 

Maksymalna liczba godzin nadliczbowych w skali doby wynika pośrednio z przepisów Kodeksu pracy o odpoczynku dobowym i zależy od systemu i rozkładu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony konkretny pracownik. Ze względu na konieczność zagwarantowania pracownikowi 11-godzinnego odpoczynku dobowego, czas pracy wraz z pracą nadliczbową nie może przekroczyć 13 godzin na dobę. 

Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy jednak pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. 

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. 

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. Wskutek tego nie może jednak dojść do przekroczenia przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy. 

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje zawsze normalne wynagrodzenie za każdą z przepracowanych godzin. Ponadto praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym. Ostateczna decyzja o formie rekompensaty należy do pracodawcy. 

a) dodatek 100% 

Dodatek w wysokości 100 % wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych na dobę przypadających: 

• w nocy, 
• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, 
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, 
• a także w przypadku, gdy jest to praca przekraczająca przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy. 

b) dodatek 50% 

Dodatek w wysokości 50 % wynagrodzenia za pracę przysługuje pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych na dobę przypadających w dni, będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (w tym „robocze” niedziele i święta), z wyjątkiem pracy nadliczbowej w porze nocnej (za którą przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia). 

Dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia przysługuje także za pracę nadliczbową na dobę przypadającą w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz w dni wolne od pracy równoważące podwyższenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin (w systemie równoważnego czasu pracy). 

Za pracę w godzinach nadliczbowych przekraczających jednocześnie normę dobową i tygodniową przysługuje tylko jeden dodatek do wynagrodzenia. 

c) czas wolny na wniosek pracownika 

Jeżeli czas wolny jest udzielany na pisemny wniosek pracownika – jest on udzielany w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin. W takim przypadku czas wolny może zostać udzielony także poza okresem rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych. 

d) czas wolny bez wniosku pracownika 

Jeżeli czas wolny jest udzielany bez wniosku pracownika – jest on udzielany w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin. W takim przypadku czas wolny musi zostać udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. 

e) ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych 

W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy dopuszczalne jest zastąpienie wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych ryczałtem. Wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych.

Szczególne zasady rekompensowania pracy nadliczbowej obowiązują w przypadku kadry kierowniczej. 

Za pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy należy rozumieć pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych. Szczególne regulacje w zakresie rekompensowania pracy nadliczbowej dotyczą także kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. 

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. 

Jednakże kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.