Rekompensata powinna zostać ustalona na podstawie prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.

Karta ewidencji czasu pracy ma być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym:

• pracę w niedziele i święta,
• pracę w porze nocnej,
• pracę w godzinach nadliczbowych,
• pracę w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 Kodeksu pracy wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w tym dniu tylko w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego powinna zostać pracownikowi zrekompensowana jako praca w godzinach nadliczbowych, tzn. dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek za pracę nadliczbową na dobę w takim dniu wynosi 50% wynagrodzenia (jeżeli jednak praca ta przypada w nocy – pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia).

Przepisy Kodeksu pracy nie określają szczególnych zasad rekompensowania pracy w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, jeżeli pracownikowi nie zostanie w zamian za pracę w tym dniu udzielony inny dzień wolny. W związku z tym, jeżeli do tego dojdzie należy stosować ogólne reguły wynikające z przepisów o czasie pracy. W przypadku, gdy nieudzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy spowoduje przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej średniotygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym, praca taka stanowi pracę nadliczbową. W takim przypadku pracownikowi przysługiwał będzie, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia.

Jeżeli natomiast nieudzielenie dnia wolnego nie spowoduje przekroczenia przeciętnej 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy, to pracownikowi przysługiwało będzie za pracę w tym dniu tylko normalne wynagrodzenie, bez dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest obowiązany zapewnić w zamian inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę w tym terminie, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego. 
Natomiast pracownikowi wykonującemu pracę w święto pracodawca jest obowiązany zapewnić w zamian inny dzień wolny od pracy w ciągu okresu rozliczeniowego.

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w tym dniu w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Praca w tym dniu powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych na dobę i dlatego powinna zostać pracownikowi zrekompensowana jako praca w godzinach nadliczbowych, tzn. dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym od pracy. Dodatek za pracę nadliczbową na dobę w wolną niedzielę i święto wynosi 100% wynagrodzenia.

W razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę do końca okresu rozliczeniowego – pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę. Także jeżeli wykorzystanie dnia wolnego w zamian za pracę w święto nie jest możliwe do końca okresu rozliczeniowego – pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę pracy w święto.

Powyższe zasady stosuje się niezależnie od tego, czy praca w niedzielę lub święto wynika z rozkładu czasu pracy pracownika, czy też, czy była to praca z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy albo konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub usunięcia awarii.

Do pracy w święto przypadające w niedzielę stosuje się przepisy dotyczące pracy w niedzielę.

Za czas dyżuru pracownikowi przysługuje w pierwszej kolejności czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. Dopiero w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia).

Rekompensata za czas dyżuru nie przysługuje jednak:

• jeżeli dyżur był pełniony w domu,
• pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy – niezależnie od miejsca pełnienia dyżuru.