Stan ciąży pracownicy powinien być stwierdzony świadectwem lekarskim. Pracodawca jest obowiązany udzielać pracownicy ciężarnej zwolnień od pracy na zalecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, jeżeli badania te nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy. Za czas nieobecności w pracy z tego powodu pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Kobiety w ciąży i kobiety karmiące dziecko piersią nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży lub karmienie dziecka piersią.

Wykaz takich prac jest zawarty w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (Dz. U. z 2017 r. poz. 796).

Są to prace:

• związane z nadmiernym wysiłkiem fizycznym, w tym ręcznym transportem ciężarów,
• mogące mieć niekorzystny wpływ ze względu na sposób i warunki ich wykonywania, z uwzględnieniem rodzaju czynników występujących w środowisku pracy i poziomu ich występowania.

Pracodawca zatrudniający pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią przy pracy wzbronionej takiej pracownicy bez względu na stopień narażenia na czynniki szkodliwe dla zdrowia lub niebezpieczne, jest obowiązany:

• przenieść pracownicę do innej pracy,
• a jeżeli jest to niemożliwe, zwolnić ją na czas niezbędny z obowiązku świadczenia pracy.

Pracodawca zatrudniający pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią przy pracach uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia jest obowiązany:

• dostosować warunki pracy do wymagań określonych w tych przepisach lub
• tak ograniczyć czas pracy, aby wyeliminować zagrożenia dla zdrowia lub bezpieczeństwa pracownicy.

Jeżeli dostosowanie warunków pracy na dotychczasowym stanowisku pracy lub skrócenie czasu pracy jest niemożliwe lub niecelowe, pracodawca jest obowiązany:

• przenieść pracownicę do innej pracy,
• a w razie braku takiej możliwości zwolnić pracownicę na czas niezbędny z obowiązku świadczenia pracy.

Te obowiązki ma także pracodawca jeżeli przeciwwskazania zdrowotne do wykonywania dotychczasowej pracy przez pracownicę w ciąży lub karmiącą dziecko piersią wynikają z orzeczenia lekarskiego.

Pracodawca zatrudniający pracownicę w porze nocnej jest obowiązany na okres jej ciąży zmienić rozkład czasu pracy w sposób umożliwiający wykonywanie pracy poza porą nocną.

Gdy jest to niemożliwe lub niecelowe, jest obowiązany przenieść pracownicę do innej pracy, której wykonywanie nie wymaga pracy w porze nocnej.

Natomiast jeżeli nie ma takich możliwości pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownicę na czas niezbędny z obowiązku świadczenia pracy.

Pracownicy przysługuje dodatek wyrównawczy w przypadku obniżenia wynagrodzenia w związku ze:

• zmianą warunków pracy na dotychczas zajmowanym stanowisku pracy,
• skróceniem czasu pracy lub
• przeniesieniem pracownicy do innej pracy.

Pracownica w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy zachowuje prawo do dotychczasowego wynagrodzenia.

Pracownicy w ciąży bezwzględnie nie wolno zatrudniać:

• w godzinach nadliczbowych,
• w porze nocnej.

Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody:

• delegować poza stałe miejsce pracy,
• zatrudniać w systemie przerywanego czasu pracy.

Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać:

• w godzinach nadliczbowych,
• w porze nocnej,
• w systemie przerywanego czasu pracy,
• delegować poza stałe miejsce pracy.

Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni z powyższych uprawnień może korzystać tylko jedno z nich. W takiej sytuacji rodzice lub opiekunowie dziecka powinni uzgodnić, które z nich będzie korzystać z ww. uprawnienia. Następnie złożyć w tej sprawie swoim pracodawcom odpowiednie oświadczenia, tj. o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z tego uprawnienia.

W systemach czasu pracy, w których dopuszczalne jest stosowanie przedłużonego dobowego wymiaru czas pracy ponad 8 godzin (np. do 12 lub 16 lub 24 godzin) czas pracy pracownic w ciąży nie może przekraczać 8 godzin. To ograniczenie dotyczy także pracowników opiekujących się dziećmi w wieku do 4 lat bez ich zgody. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy.

Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia, decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.

W okresie ciąży, a także urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego oraz ojcowskiego pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę. Wyjątkowo jest to możliwe w przypadku:

• gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika i reprezentująca pracownika zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy,
• ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Zakazu tego nie stosuje się do pracownicy w okresie próbnym nieprzekraczającym jednego miesiąca.

W przypadku umowy o pracę zawartej na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, umowa ta ulega przedłużeniu do dnia porodu. Jednak takie przedłużenie nie dotyczy umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W przypadku zwolnienia grupowego oraz zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracowników pracodawca ma możliwość wypowiedzenia warunków pracy i płacy (wypowiedzenia zmieniającego) pracownikom w okresie ciąży, a także w trakcie urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego oraz ojcowskiego. Dotyczy to pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Jeżeli takie wypowiedzenie zmieniające powoduje obniżenie wynagrodzenia, pracownikom do końca okresu, w którym korzystaliby ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, przysługuje dodatek wyrównawczy.  

W razie urodzenia dziecka pracownikom przysługują urlopy związane z opieką nad dzieckiem.

Z uprawnień związanych z opieką nad dzieckiem mogą skorzystać rodzice, jeżeli są pracownikami, czyli są zatrudnieni na podstawie: 

• umowy o pracę,
• powołania,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Z uprawnień związanych z urodzeniem dziecka mogą skorzystać także rodzice, którzy podlegają ubezpieczeniu społecznemu w razie choroby i macierzyństwa, na przykład prowadzą własną działalność gospodarczą albo wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia. Osoby takie, będące ubezpieczonymi, mogą dzielić się opieką nad dzieckiem – jeśli zawieszą na ten czas działalność zarobkową.

W przypadkach określonych w przepisach jest zatem możliwe korzystanie np. z części urlopu macierzyńskiego przez pracownika – ojca wychowującego dziecko, jeżeli ubezpieczona – matka dziecka zrezygnuje z pobierania zasiłku macierzyńskiego za część takiego urlopu. Pracownik – ojciec wychowujący dziecko może także korzystać np. z urlopu rodzicielskiego, jeżeli ubezpieczona – matka dziecka wykorzysta zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego.

W niektórych sytuacjach z części urlopu macierzyńskiego (części urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego), a także urlopu rodzicielskiego lub jego części może skorzystać także pracownik – inny członek najbliższej rodziny. Przez najbliższego członka rodziny należałoby rozumieć osobę, która pozostaje z matką dziecka w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa, a także małżeństwa. W stosunku pokrewieństwa z matką dziecka pozostają np. jej ojciec i matka, dziadek i babcia, jej brat i siostra. Natomiast w stosunku powinowactwa matka dziecka pozostaje z rodziną męża. Zatem dla matki dziecka powinowatymi będą np. teść i teściowa, dziadkowie męża, brat i siostra męża. Stosunek powinowactwa nie ustaje w razie śmierci męża matki dziecka.

Urlopy związane z opieką nad dzieckiem obejmują:

• urlop macierzyński,
• urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, 
• urlop rodzicielski,
• urlop ojcowski,
• urlop wychowawczy.

Treść wniosków dotyczących wykorzystywania urlopów związanych z urodzeniem dziecka i wykaz załączanych do nich dokumentów określa rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 937).