Ustalanie czasu pracy powinno się odbywać:

• w ramach przyjętego u pracodawcy systemu czasu pracy, którym objęty jest pracownik,
• zgodnie z liczbą godzin obliczoną na podstawie przepisów Kodeksu pracy o ustalaniu wymiaru czasu pracy,
• zgodnie z liczbą dni pracy wynikającą z wymiaru czasu pracy; pozostałe dni powinny być dla pracownika dniami wolnymi od pracy,
• z zapewnieniem pracownikowi w każdej dobie co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz w każdym tygodniu – co do zasady – co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku (obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego),
• z uwzględnieniem ograniczeń w zakresie planowania pracy w porze nocnej określonych kategorii pracowników (np. pracownic w ciąży, młodocianych).

Kodeks pracy określa, jakie systemy czasu pracy, mogą być stosowane przez pracodawców. Należą do nich m.in.: 

• tzw. podstawowy system czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, 
• system równoważnego czasu pracy, w którym dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony, co do zasady, do 12 godzin, a przy określonych rodzajach prac – nawet do 16 albo 24 godzin, 
• system czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień, a jednego dnia w niektórych tygodniach dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin (praca w ruchu ciągłym – przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane), 
• system przerywanego czasu pracy, w którym rozkład czasu pracy może przewidywać jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin,
• system zadaniowego czasu pracy, w którym to przede wszystkim pracownik decyduje o swoim rozkładzie czasu pracy,
• system skróconego tygodnia pracy, w którym praca jest wykonywana przez mniej niż 5 dni w tygodniu,
• system tzw. weekendowego czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

To, jakie systemy czasu pracy są stosowane u pracodawcy, powinno wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u tego pracodawcy, tj. z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo z obwieszczenia. Wyjątkami są: system skróconego tygodnia pracy oraz system tzw. weekendowego czasu pracy – mogą być one stosowane do pracownika tylko na podstawie umowy o pracę.

W ramach systemów czasu pracy, pracodawca może stosować wobec pracowników różne rozkłady czasu pracy, które także powinny być ustalone w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.

Bez względu na stosowany system czasu pracy dopuszczalna jest praca zmianowa, a ustalenie rozkładów czasu pracy w ramach pracy zmianowej może być różne. Nie ma w tym zakresie praktycznie żadnych ograniczeń, poza tym, że nie każdy pracownik może być zatrudniany w porze nocnej. W porze nocnej nie wolno bowiem zatrudniać pracownic w ciąży oraz młodocianych – jest to zakaz bezwzględny. Natomiast pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 8 roku życia nie wolno zatrudniać w porze nocnej bez jego zgody.

Nie wszyscy pracownicy muszą jednak pracować w rozkładach czasu pracy wynikających z przepisów wewnątrzzakładowych. Na pisemny wniosek pracownika, pracodawca może bowiem ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy,
w którym pracownik jest zatrudniony.

Istnieje możliwość stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla niego dniem pracy.

Może także wystąpić rozkład czasu pracy, który przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy.

Stosowanie takich rozkładów czasu pracy nie może pozbawić pracownika prawa do 11–godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego.

W tym rozkładzie czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy nadliczbowej.

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy może być dokonane na podstawie układu zbiorowego pracy lub porozumienia ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników. Niezależenie od tego może być stosowany na pisemny wniosek pracownika.

Okres rozliczeniowy jest to przedział czasu służący ustalaniu (obliczaniu) wymiaru czasu pracy, a także rozliczeniu czasu pracy (czyli ustaleniu czy została przekroczona tygodniowa norma czasu pracy).

Okresy rozliczeniowe są określone jako maksymalne. Oznacza to, że pracodawca może w tych granicach ustalić krótszy okres rozliczeniowy.

Maksymalna długość okresów rozliczeniowych czasu pracy wynosi:

• do 4 tygodni – przy pracy w ruchu ciągłym,
• do 1 miesiąca – w systemie równoważnego czasu pracy,
• do 3 miesięcy – w systemie równoważnego czasu pracy, którego stosowanie musi być uzasadnione szczególnymi przypadkami,
• do 4 miesięcy – podstawowy system czasu pracy, system przerywanego czasu pracy, system równoważnego czasu pracy (przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych),
• wyłącznie do 1 miesiąca w systemach: równoważnego czasu pracy przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy oraz w przypadku pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych; skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej,
• do 12 miesięcy – w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przyjęte u danego pracodawcy okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy do 12 miesięcy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi albo w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Przepisy Kodeksu pracy określają normy czasu pracy, wynoszące: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W oparciu o te normy pracodawca ustala wymiar czasu pracy czyli liczbę godzin i dni do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym czasu pracy.

Liczbę tych godzin oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Świętami tymi są:

• 1 stycznia – Nowy Rok,
• 6 stycznia – Święto Trzech Króli,
• pierwszy i drugi dzień Wielkiej Nocy,
• 1 maja – Święto Państwowe,
• 3 maja – Święto Narodowe Trzeciego Maja,
• pierwszy dzień Zielonych Świątek,
• dzień Bożego Ciała,
• 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
• 1 listopada – Wszystkich Świętych,
• 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
• 25 i 26 grudnia – pierwszy i drugi dzień Bożego Narodzenia.

Z wymiaru czasu pracy (liczby godzin do przepracowania) wynika liczba dni pracy. Ustala się ją dzieląc liczbę godzin do przepracowania przez 8 (dobową normę czasu pracy). Pozostałe dni powinny być dla pracownika dniami wolnymi od pracy.

Dniami wolnymi od pracy dla pracownika są:

• niedziele i święta, a w przypadkach dozwolonej pracy w te dni – dni udzielone w zamian za przepracowane niedziele i święta,
• dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy – dniem takim może być każdy dzień tygodnia poza niedzielą i świętem,
• dni rekompensujące pracownikowi przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godzin – dni te mogą występować tylko w systemie równoważnego czasu pracy.

Niedziele i święta są co do zasady dniami wolnymi od pracy. Praca w te dni jest dozwolona jedynie na zasadzie wyjątku, tj.:

1) w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,

2) w ruchu ciągłym,

3) przy pracy zmianowej,

4) przy niezbędnych remontach,

5) w transporcie i w komunikacji,

6) w zakładowych strażach pożarnych i w zakładowych służbach ratowniczych,

7) przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,

8) w rolnictwie i hodowli,

9) przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności, w szczególności w:

• zakładach świadczących usługi dla ludności,
• gastronomii,
• zakładach hotelarskich,
• jednostkach gospodarki komunalnej,
• zakładach opieki zdrowotnej i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych,
• jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej,
• zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki
  i wypoczynku,

10) w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

11) przy wykonywaniu prac:

a) polegających na świadczeniu usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub urządzeń telekomunikacyjnych w rozumieniu przepisów prawa telekomunikacyjnego, odbieranych poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli zgodnie z przepisami obowiązującymi odbiorcę usługi, dni, o których mowa w art. 151⁹ § 1, są u niego dniami pracy,

b) zapewniających możliwość świadczenia usług, o których mowa w lit. a.

W szczególny sposób regulowana jest praca w niedziele i święta w placówkach handlowych.
W niedziele (z wyjątkiem wskazanych w przepisach 7 niedziel w ciągu roku) oraz w święta praca w takich placówkach jest niedozwolona (także, jeżeli święto przypada w niedzielę handlową).

Jeżeli u pracodawcy wykonywana jest praca w niedziele – pracownik powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Nie dotyczy to jednak pracownika zatrudnionego w systemie tzw. weekendowego czasu pracy, który charakteryzuje się stałym wykonywaniem pracy w niedziele.

Co do zasady każdemu pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Nie dotyczy to tylko:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii.

Ponadto pracownikowi przysługuje prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W szczególnych przypadkach odpoczynek tygodniowy może zostać ograniczony do 24 godzin.

Dotyczy to:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także
• zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.

Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę. Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Jednakże w przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek ten może przypadać w innym dniu niż niedziela.

Prawo do przerwy w pracy zależy od wymiaru czasu pracy w danej dobie.
Jeżeli pracownik w danej dobie pracuje:

• co najmniej 6 godzin – ma prawo do przerwy trwającej co najmniej 15 minut,
• ponad 9 godzin – ma prawo do dodatkowej przerwy trwającej co najmniej 15 minut,
• ponad 16 godzin – ma prawo do kolejnej przerwy trwającej co najmniej 15 minut.

Przerwy te wlicza się do czasu pracy, co oznacza m.in., że pracodawca nie może żądać od pracownika ich późniejszego odpracowania.

Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Wyznaczenie konkretnych ram pory nocnej w zakładzie pracy należy do kompetencji pracodawcy.

W porze nocnej nie wolno zatrudniać pracownic w ciąży oraz pracowników młodocianych. Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie  8 roku życia nie wolno zatrudniać w porze nocnej bez jego zgody.

Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy.

Czas pracy pracującego w nocy nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym.

Wykaz tych prac określa pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – z przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy), po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Dodatek za pracę w porze nocnej

Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Dodatek ten jest niezależny od dodatku za pracę nadliczbową. Przysługuje wszystkim pracownikom, także zarządzającym.

Poza określeniem pracownikowi godzin pracy, pracodawca może polecić pracownikowi pełnienie dyżuru. Dyżur to pozostawanie pracownika poza normalnymi godzinami pracy
w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy
lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Czas dyżuru jest wliczany do czasu pracy tylko wówczas, gdy pracownik podczas dyżuru faktycznie wykonywał pracę. Natomiast jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy, to czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy.

Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego
i tygodniowego. Oznacza to, że nie jest dopuszczalne zlecanie pracownikowi pełnienia dyżuru całodobowego lub całotygodniowego. Łączny czas dyżuru i pracy nie może przekroczyć 13 godzin na dobę, pracownik musi mieć również zapewnione minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Dotyczy to również dyżuru domowego. Jednakże ograniczenia te nie dotyczą pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.