Zgodnie z ww. artykułem Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji został zobligowany do określenia, w drodze rozporządzenia, m.in. zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi - uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 2981 pkt 1 Kodeksu pracy).   

W konsekwencji powyższego, w odniesieniu do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, wprowadzono § 8 w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, który zobowiązał pracodawcę do zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Z uwagi więc na treść ww. delegacji do wydania rozporządzenia oraz szczegółowo uregulowanego w rozporządzeniu zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, doprecyzowano także warunki zabezpieczające dokumentację prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (tj. konieczność zapewnienia odpowiedniej wilgotności i temperatury).

Warto jednak przypomnieć, iż obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, nie jest obowiązkiem nowym, gdyż istniał także w poprzednim stanie prawnym. W praktyce, w określonych okolicznościach, także  mógł oznaczać konieczność zachowania odpowiedniej wilgotności i temperatury w pomieszczeniu, w którym przechowywane były dokumenty pracownicze (np. w celu zabezpieczenia ich przez butwieniem, które spowodować mogło ich zniszczenie).

W związku jednak z wątpliwościami pojawiającymi się na tle nowego § 8 rozporządzenia, i doprecyzowania w nim konieczności zapewnienia m.in. odpowiedniej wilgotności, temperatury, resort pracy przedstawił wyjaśnienia, zgodnie z którymi wskazał, iż parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (wynoszą one: dla  wilgotności względnej powietrza - od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/- 5%, dla  temperatury - od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni).
Dlatego też, zgodnie z ww. opinią resortu pracy (podzieloną przez Państwową Inspekcję Pracy), pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdyż ciąży na nich odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 7 k.p). Jednocześnie jednak resort podkreślił, iż ocena zasadności ukarania pracodawcy w okolicznościach konkretnego przypadku i ustalenie wysokości kary, należy każdorazowo do Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy.”
Mając powyższe na względzie należy więc zauważyć, iż powołany artykuł Dziennika Gazeta Prawna stoi w sprzeczności z treścią wyjaśnienia zaprezentowanego przez resort pracy, ponieważ w ww. opinii ministerstwo:

• nie przesądziło, iż pracodawcy mają obowiązek stosować ww. parametry, a jedynie powinni je „brać pod uwagę” (co jest zasadniczą różnicą),  
• wyraźnie podkreśliło, iż niezależnie od zastosowanych przez pracodawców parametrów co do wilgotności i temperatury, to do kompetencji inspekcji pracy, która weźmie pod uwagę okoliczności konkretnego przypadku, będzie należała ocena, czy zostało przez pracodawcę popełnione wykroczenie czy też nie (i w konsekwencji ustalenie wysokości kary),
• zaznaczyło także, iż powyższe rozporządzenie dotyczy podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, a nie wszystkich pracodawców (co niewątpliwie uzasadnia jedynie „branie pod uwagę” tych przepisów, a nie obowiązek ich stosowania).

W świetle powyższego podkreślamy, iż opinia resortu pracy miała na celu jedynie zaproponowanie wskazówki, do której mogą się odnieść pracodawcy szukając konkretnych parametrów wilgotności i temperatury, uznanych w przepisach prawnych jako właściwe dla dokumentacji pracowniczej. Natomiast w przedmiotowym artykule, wskazuje się, iż zgodnie z opinią MRPiPS oraz PIP - „pracodawca – nawet ten najmniejszy – musi stosować reguły przyjęte dla profesjonalnych archiwów”, wprowadzając tym samym opinię publiczną w błąd co do stanowiska resortu pracy.