Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie

Szanowni Państwo,

Informujemy, że Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie (dalej: MUW w Warszawie) rozpoczyna zawieranie umów z Beneficjentami modułu 3 Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „Maluch+” 2021  (dalej: program Maluch+ 2021), dla których zadań przewidziane jest dofinansowanie z Funduszu Pracy.

Na stronie MUW w Warszawie zamieszczony został wzór umowy wraz z załącznikami, dotyczący realizacji zadań zakwalifikowanych do dofinansowania w ramach modułu 3 programu Maluch+ 2021 z Funduszu Pracy.

Umowa w sprawie przekazania dofinansowania z Funduszu Pracy (dalej: umowa) w ramach modułu 3 będzie mogła zostać podpisana wyłącznie dla zadań umieszczonych na liście ofert zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania, dla których:

• Beneficjent złożył oświadczenie o przyjęciu środków Funduszu Pracy;
• Beneficjent przedstawił potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający aktualny tytuł prawny do  lokalu, w którym będzie prowadzony żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna (np. akt własności, umowa najmu), obejmujący okres realizacji zadania i okres trwałości; przedwstępna umowa, np. najmu czy przeniesienia własności, nie stanowi dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, niezbędnego do zawarcia umowy;
• lokal, w którym będzie prowadzony żłobek, klub dziecięcy lub będzie sprawowana opieka przez dziennego opiekuna został oddany do użytkowania;
• Beneficjent wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy jako zabezpieczenie zrealizowania roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zadania (w tym niepełnego wykonania zadania lub niedochowania minimalnego okresu funkcjonowania dofinasowanych miejsc opieki w okresie trwałości zadania), w trybie wskazanym w umowie.

Wskazujemy, że Beneficjent może zostać wykluczony z listy podmiotów zakwalifikowanych do uzyskania dofinansowania w 2021 r. w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w pkt 6.1.10. programu Maluch+ 2021, m.in. gdy nie dokonał rozliczenia dofinansowania z lat ubiegłych lub nie dokonał zwrotu ewentualnych należności wraz z odsetkami w ramach realizacji poprzednich edycji programu Maluch+, również jeśli w programie występuje jako inny podmiot lub członek innego podmiotu. Dotyczy to również sytuacji, gdy beneficjent nie dochował okresu trwałości określonego umowami zawartymi w ramach poprzednich edycji programu Maluch+, na mocy których przyznano dofinansowanie, a ewentualne należności wraz z odsetkami nie zostały zwrócone.

Umowa zostanie zawarta po przedłożeniu przez Beneficjenta dokumentów potwierdzających dane zawarte w ofercie konkursowej i wymagane przez program Maluch+ 2021, o których mowa poniżej, oraz po weryfikacji ich kompletności i prawidłowości.

W związku z powyższym zwracamy się do Państwa z prośbą o przesłanie do MUW w Warszawie ­–­ do Biura Rozwoju i Inwestycji (za pośrednictwem poczty bądź drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisane przez osoby niezbędne do prawidłowej reprezentacji Beneficjenta profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) następujących dokumentów:

• KOSZTORYS REALIZACJI ZADANIA

Kosztorys realizacji zadania złożony wraz z ofertą konkursową należy przesłać na nowym formularzu kosztorysu, tj. z zastosowaniem wzoru załącznika nr 1 do umowy – wariant załącznika „bez programu inwestycji”. Załącznik nr 1 zamieszczony został na stronie MUW w Warszawie w zakładce: Co robimy > Polityka społeczna > Maluch + > MALUCH+ 2021 > Realizacja MALUCH+ 2021 > Moduł 3 > Wzór umowy wraz z załącznikami i stanowi integralną część pakietu załączników.

• HARMONOGRAM ZAPOTRZEBOWANIA NA ŚRODKI FINANSOWE

Harmonogram należy przesłać na formularzu stanowiącym wzór załącznika nr 2 do umowy – wariant załącznika „bez programu inwestycji”. Załącznik nr 2 zamieszczony został w zakładce: Co robimy > Polityka społeczna > Maluch + > MALUCH+ 2021 > Realizacja MALUCH+ 2021 > Moduł 3 > Wzór umowy wraz z załącznikami i stanowi integralną część pakietu załączników, w którym znajduje się także wzór załącznika nr 1.

Prosimy, aby w razie przekazania dokumentów w formie papierowej lub skanów drogą elektroniczną, zaktualizowany kosztorys realizacji zadania oraz harmonogram zapotrzebowania na środki finansowe w wersji edytowalnej przesłać również
za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mailowy pracownika Biura Rozwoju
i Inwestycji, który będzie opiekunem Państwa zadania. Po przydzieleniu Państwa sprawy opiekunowi, pracownik ten skontaktuje się z Państwem e-mailowo.

Wskazujemy także na konieczność nierozdzielania załączników nr 1—4 i 7, bowiem zachowanie ich spójności będzie kluczowe dla rozliczenia zadania i sprawozdań z trwałości. W związku z powyższym prosimy, aby Beneficjent pracował na jednym pliku i zachowywał ostatnią aktualną wersję załączników przekazaną do MUW w Warszawie. Ww. formularze są bowiem ze sobą funkcjonalnie połączone, co ma ułatwić Beneficjentom ich wypełnianie
i minimalizować ryzyko wystąpienia błędów, przede wszystkim na etapie rozliczeń.

• OŚWIADCZENIE O KWALIFIKOWALNOŚCI PODATKU VAT

Prosimy o złożenie oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT, które stanowi załącznik nr 5 do umowy. Załącznik nr 5 zamieszczony został w zakładce: Co robimy > Polityka społeczna > Maluch + > MALUCH+ 2021 > Realizacja MALUCH+ 2021 > Moduł 3 > Wzór umowy wraz z załącznikami.

W drodze oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT Beneficjent oświadcza, czy realizując zadanie w ramach programu Maluch+ 2021 będzie mógł odzyskać poniesiony koszt podatku VAT, czy też nie będzie miał takiej możliwości. Podatek VAT, który może zostać odzyskany lub odliczony na podstawie ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, stanowi bowiem koszt niekwalifikowalny zadania.

 

• INFORMACJI NT. NUMERU RACHUNKU BANKOWEGO I NAZWY BANKU

Prosimy o podanie: numeru rachunku bankowego utworzonego jako specjalny rachunek przeznaczony wyłącznie do obsługi środków otrzymywanych na realizację danego zadania w ramach programu Maluch+ 2021 oraz nazwy banku (tj. w przypadku realizacji dwóch różnych zadań, także w ramach dwóch różnych modułów programu, rachunki bankowe powinny zostać założone odrębnie dla każdego zadania, z wyjątkiem sytuacji jednoczesnego tworzenia kilku dziennych opiekunów, kiedy to zachodzi konieczność utworzenia jednego rachunku bankowego – może to ulec zmianie na późniejszym etapie prac nad zawarciem umowy). Prosimy także o potwierdzenie, że Beneficjent jest właścicielem tego rachunku oraz że został on utworzony jako oddzielny rachunek przeznaczony wyłącznie do obsługi środków otrzymywanych w ramach programu Maluch+ 2021. Prosimy o złożenie stosownego oświadczenia na formularzu „Oświadczenie dotyczące numeru rachunku bankowego”, który jest zamieszczony pod niniejszym komunikatem.

Wyjaśniamy, że z powyższego rachunku bankowego należy dokonywać:

• w części dotyczącej tworzenia miejsc opieki – zapłaty za zrealizowanie części zadania, na które przekazana została transza lub refundacji (np. na inny rachunek beneficjenta) za uprzednio zrealizowane części zadania, za które Beneficjent dokonał zapłaty;
• w części dotyczącej zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki – przekazania rodzicom dofinansowania (przy czym w tytułach przelewów należy zamieszczać dane dzieci, których dotyczy zwrot, kwoty zwrotów i okres, za który dokonywany jest zwrot). Dokonanie nieprawidłowego opisu przelewu może skutkować niemożnością rozliczenia i koniecznością zwrotu środków do budżetu państwa.

Nie dopuszcza się realizowania innych transakcji finansowych przy wykorzystaniu tego rachunku bankowego, gdyż mogą na nim być gromadzone wyłącznie środki dofinansowania z programu „Maluch+ 2021.

 

• INFORMACJI NT. ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Kierując się koniecznością wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jako zabezpieczenia realizacji roszczenia budżetu państwa z tytułu niewykonania (niepełnego wykonania) zadania, w tym w zakresie minimalnego okresu funkcjonowania instytucji i miejsc opieki dofinansowanych z programu Maluch+ 2021, ustalono wymóg złożenia zabezpieczenia w jednej z form wskazanych przez Wojewodę, tj. w formie deklaracji wystawcy weksla in blanco oraz samego weksla in blanco, gwarancji bankowej, hipoteki lub zastawu.

Wojewoda w przypadku zadań spełniających określone kryteria, może wymagać wniesienia przez Beneficjenta zabezpieczenia innego niż weksel in blanco, o czym Beneficjent będzie poinformowany podczas procesu uzgadniania dokumentów do umowy.

Gwarancja bankowa może zostać wniesiona, gdy Beneficjentem jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą dłużej niż 1 rok. Prosimy o stosowną informację, wskazującą zamiar złożenia danej formy zabezpieczenia.  

W przypadku wniesienia zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową przez osobę fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą oraz pozostającą w małżeńskiej wspólności majątkowej, konieczne jest przekazanie zgody małżonka na zaciągniecie zobowiązania wekslowego – z zastosowaniem wzoru „Oświadczenia o zgodzie na zaciągnięcie zobowiązania weksel Maluch_ 2021+ RODO”, zamieszczonego pod niniejszym komunikatem. W razie niepozostawania w małżeńskiej wspólności majątkowej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą winny nadesłać stosowne oświadczenie do MUW w Warszawie.

 

• DANYCH OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISANIA UMOWY

Prosimy o podanie danych osoby lub osób upoważnionych do podpisania umowy, w tym danych kontaktowych, oraz o przekazanie stosownego upoważnienia lub pełnomocnictwa w przypadku wskazania osoby innej niż umocowana do reprezentowania Beneficjenta w KRS.

W dniu podpisania umowy Beneficjenci są zobowiązani do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy realizowanej w ramach programu Maluch+ 2021. Urząd nie dopuszcza możliwości złożenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (w tym w postaci weksla wraz z deklaracją wekslową) przez pełnomocnika osoby fizycznej – w takim przypadku konieczne jest osobiste stawiennictwo Beneficjenta, zaś w przypadku Beneficjentów innych niż osoby fizyczne w wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się działanie przez odpowiednio umocowanego pełnomocnika. Pełnomocnictwo do podpisania weksla wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i musi zawierać wyraźne upoważnienie do zaciągania zobowiązań wekslowych.

W razie woli wskazania osoby bezpośrednio zaangażowanej w realizację zadania, upoważnionej do bezpośredniego kontaktowania się w trybie roboczym w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących realizowanego zadania, prosimy także o podanie jej imienia i nazwiska, numeru telefonu kontaktowego oraz adresu e-mail, a także o nadesłanie oświadczenia o zgodzie tej osoby na przetwarzanie danych osobowych dla osób fizycznych według wzoru wykorzystywanego w naborze ofert – jeśli oświadczenie to nie zostało złożone wcześniej.

• INFROMACJI NT. TERMINÓW REALIZACJI ZADANIA W CZĘŚCI DOTYCZĄCEJ TWORZENIA ORAZ FUNKCJONOWANIA MIEJSC OPIEKI

Prosimy o potwierdzenie aktualności terminów realizacji dotowanych zadań, tj.: okresu tworzenia oraz funkcjonowania miejsc opieki. W przypadku rozbieżności ww. terminów wskazanych w ofercie konkursowej i dokumentach złożonych wraz z oświadczeniem o przyjęciu środków Funduszu Pracy, ze stanem faktycznym, prosimy o informację nt. aktualnych terminów tworzenia oraz funkcjonowania miejsc opieki; w razie zgłoszenia prośby o zgodę na przesunięcie terminu utworzenia miejsc opieki względem oferty konkursowej, prosimy o przedstawienie uzasadnienia prośby i wskazanie przyczyn wnioskowanej zmiany.

Nadmieniamy, że aktualizacje/zmiany przed zawarciem umowy wymagają zgody Wojewody wyrażonej co do zasady poprzez przygotowanie umowy z uwzględnieniem zmodyfikowanych danych, a w niektórych przypadkach pisemnej zgody Wojewody wyrażonej indywidualnie. Ponadto konieczne jest przedłożenie zaktualizowanych pod kątem terminów dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, np. programu inwestycji (jeśli obowiązuje danego Beneficjenta).

 

• W TROSCE O SPRAWNĄ WYMIANĘ KORESPONDENCJI POMIĘDZY BENEFICJENTAMI A WOJEWODĄ MAZOWIECKIM, ZWRACAMY SIĘ Z PROŚBĄ O WYRAŻENIE ZGODY NA OTRZYMYWANIE Z MUW OFICJALNEJ KORESPONDENCJI ZA POŚREDNICTWEM POCZTY E-MAIL

Jednocześnie prosimy o potwierdzenie aktualności adresu poczty elektronicznej wskazanego w ofercie konkursowej. Dla ułatwienia przygotowaliśmy wzór „Oświadczenia w sprawie korespondencji e-mailowej”, według którego Beneficjenci będą mogli wyrazić ww. zgodę (wzór oświadczenia został zamieszczony pod niniejszym komunikatem).

W przypadku, gdy Beneficjent korzysta z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), korespondencja będzie prowadzona przede wszystkim za pośrednictwem platformy ePUAP. Wyjaśniam, że zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 180), elektroniczna skrzynka podawcza ePUAP umożliwia doręczanie pisma w formie dokumentów elektronicznych potwierdzonych profilem zaufanymi lub opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Dokumenty dostarczane w powyższy sposób są równoważne z oryginalnymi dokumentami podpisanymi odręcznie. Rekomendując powyższy sposób doręczania dokumentów, zachęcamy do bezpłatnego założenia profilu zaufanego ePUAP na stronie internetowej: https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage.

 

W przypadku zabezpieczenia należytego wykonania umowy, terminów realizacji zadania oraz danych osób upoważnionych do podpisania umowy, przekazanie tych danych nie wymaga wypełnienia przez Beneficjenta wzoru formularza. Dane te można przekazać w piśmie skierowanym do MUW wraz z harmonogramem zapotrzebowania na środki finansowe, oświadczeniem o kwalifikowalności podatku VAT oraz aktualizacją kosztorysu realizacji zadania, z zastrzeżeniem, że muszą być one podpisane przez Beneficjenta lub osobę bądź osoby upoważnione do reprezentowania Beneficjenta.

Na obecnym etapie załączniki nr 3, 4 i 7 nie są wypełniane.

 

JEDNOCZEŚNIE PRZYPOMINAMY, ŻE:

• szczegółowy tryb zawierania umowy i składania wymaganego zabezpieczenia będzie ustalany bezpośrednio przed zawarciem umowy, po uzgodnieniu jej ostatecznej treści;
• wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej, najczęściej w postaci pisemnej zgody Wojewody, a w przypadku ich dokonywania po zawarciu umowy – aneksu. Umowa sporządzona jest na podstawie zakwalifikowania danej oferty konkursowej w ramach naboru, uzupełnionej zgodnie z zasadami programu Maluch+ 2021, dlatego też Beneficjent zobowiązany jest do realizacji zadania zgodnie z dokumentacją, na podstawie której dany wniosek był oceniany. W przypadku konieczności aktualizacji danych dotyczących realizacji zadania lub wprowadzenia zmian dopuszczalnych w myśl pkt. 10 programu Maluch+ 2021, Beneficjent powinien uzyskać zgodę na ich dokonanie, co do zasady wyrażoną poprzez przygotowanie umowy uwzgledniającej aktualizacje/zmiany wprowadzone do oferty bądź udzieloną odrębnym pismem. Należy zwrócić zatem uwagę na konieczność bieżącego informowania o planowanych zmianach, także na obecnym etapie, tak, aby mogły być one odpowiednio uwzględnione w umowie lub jej załącznikach;
• dofinansowanie może zostać przeznaczone na refundację poniesionych wydatków lub być przekazane w formie zaliczki, z uwzględnieniem tego, że za koszty kwalifikowane uznaje się wyłącznie koszty poniesione (łącznie z dokonaniem płatności) na działania realizowane w okresie realizacji zadania, nie dłuższym niż od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 roku, i spełniające inne wymogi kwalifikowalności;
• konieczne jest zachowanie szczególnej precyzji przy określaniu rodzaju kosztów — bieżących lub majątkowych, ponieważ zachowanie poziomu dofinansowania w razie konieczności dokonania późniejszych przesunięć pomiędzy kosztami bieżącymi a majątkowymi będzie w późniejszym czasie w części przypadków niemożliwe; przy tym ewentualne zgłoszenie potrzeby przesunięcia pomiędzy kosztami bieżącymi a majątkowymi powinno być dokonane niezwłocznie, gdyż w razie zgłoszenia takich przesunięć może być konieczne uzyskanie decyzji Ministra Finansów w sprawie przesunięć środków pochodzących z rezerwy celowej przed zawarciem umowy;
• w przypadku osób fizycznych kosztami kwalifikowalnymi zadania będą wyłącznie koszty poniesione w okresie prowadzenia przez te osoby działalności gospodarczej, np. od daty uzyskania wpisu do Centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej czy Krajowego Rejestru Sądowego;
• Wojewoda oraz beneficjent programu Maluch+2021 zawierają umowy w sprawie przekazania dofinansowania niezwłocznie i nie później niż w terminie do 3 miesięcy po uzyskaniu przez Wojewodę środków na realizację programu (tj. od daty wpływu środków Funduszu Pracy na wyodrębniony rachunek bankowy wojewody), z zastrzeżeniem, że beneficjent przedłożył komplet spójnych i poprawnych, zgodnych z ofertą konkursową (z uwzględnieniem zaakceptowanych bezwarunkowo korekt i zmian) dokumentów niezbędnych do jej zawarcia, o których mowa w pkt. 6.2. programu Maluch+ 2021. Beneficjent musi dysponować uzgodnionym programem inwestycji (jeśli realizuje inwestycję budowlaną), zapewnić kompletność, poprawność i aktualność danych w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych lub wykazie dziennych opiekunów oraz spełnić warunek rozliczenia dofinansowania udzielonego w poprzednich edycjach programu i utrzymania trwałości.
• w przypadku otrzymania części dofinansowania na funkcjonowanie miejsc opieki Beneficjenci modułu 3 - zgodnie z zapisami postanowieniami pkt 6.2.5 programu Maluch+ 2021 -  mają obowiązek poinformowania rodziców o fakcie zakwalifikowania instytucji opieki do programu Maluch+ 2021, o miesięcznej kwocie przyznanego dofinansowania na 1 miejsce oraz o okresie dofinansowania, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników konkursu przez Ministra lub w pierwszym możliwym terminie, jeśli instytucja została utworzona w terminie późniejszym, poprzez umieszczenie informacji na stronie internetowej podmiotu/instytucji opieki (jeśli taka jest prowadzona) oraz poprzez wywieszenie ww. informacji w ogólnie dostępnym miejscu w instytucji opieki. Oświadczenie dotyczące realizacji ww. obowiązku poinformowania rodziców o fakcie zakwalifikowania instytucji opieki do programu Maluch+ 2021 należy złożyć przy zastosowaniu formularza pn. „Oświadczenie o fakcie poinformowania rodziców o zakwalifikowaniu się instytucji opieki do programu Maluch+ 2021_dofinansowanie do funkcjonowania miejsc” zamieszczonego pod niniejszym komunikatem – przedłożenie tej informacji przez Beneficjenta jest jednym z warunków przekazania dofinansowania funkcjonowania miejsc opieki. W sytuacji poinformowania rodziców jedynie poprzez ogłoszenie wywieszone w ogólnie dostępnym miejscu w instytucji opieki – do ww. oświadczenia należy załączyć skan/zdjęcie dokumentujące treść i fakt wywieszenia ww. ogłoszenia.  W przypadku umieszczenia informacji na stronie internetowej proszę podać dokładny jej adres, celem umożliwienia weryfikacji.        

W przypadku rezygnacji z udziału w programie Maluch+ 2021 Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego złożenia rezygnacji wraz z podaniem przyczyn do MUW w Warszawie w formie pisemnej - zgodnie z zapisami pkt 6.1.12 programu Maluch+ 2021, z zastosowaniem wzoru „Rezygnacja z udziału w programie MALUCH 2021 moduł 3”, zamieszczonego w zakładce: Co robimy > Polityka społeczna > Maluch + > MALUCH+ 2021> Wyniki konkursu MALUCH+ 2021 > Moduł 3