W związku z przysługującą, na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu[1]- zwanej dalej „ustawą AML”, kompetencją do udostępniania wiedzy i informacji z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Generalny Inspektor Informacji Finansowej – zwany dalej „Generalnym Inspektorem” zwraca uwagę na następujące kwestie.

Definicja osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, członków rodziny takiej osoby oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne uregulowana jest odpowiednio w art. 2 ust. 2 pkt 11, pkt 3 oraz pkt 12 ustawy  AML. Przedmiotowe przepisy stanowią implementację do krajowego porządku prawnego odpowiednio art. 3 pkt 9, 10 i 11 dyrektywy 2015/849 [2].

Stosownie do przepisów dyrektywy 2015/849, status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne, zwanej dalej „PEP” (członków rodziny takiej osoby oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne) nie jest zależny od jej miejsca zamieszkania, obywatelstwa, narodowości, państwa lub organizacji międzynarodowej, w której sprawuje funkcje lub piastuje stanowisko. Ww. dyrektywa nie różnicuje osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne na „PEP-ów krajowych” czy „PEP-ów zagranicznych”. Przedmiotowe przepisy nie precyzują również pojęć „znaczącego stanowiska” oraz „znaczącej funkcji”, a jedynie zawierają przykładowe wyliczenie stanowisk i funkcji kwalifikowanych jako eksponowane stanowisko polityczne. Jednocześnie wyraźnie wskazują, że do tej grupy stanowisk i funkcji nie zalicza się urzędników średniego lub niższego szczebla. Taki sam model powielony został na gruncie przepisów krajowych tj. w ustawie AML.

Dodatkowo na podstawie art. 20a ust. 1 dyrektywy 2015/849 dodanego przez art. 1 pkt 13 dyrektywy 2018/843[3] na państwa członkowskie nałożono obowiązek opracowania oraz publikacji krajowej listy osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne.

Na gruncie krajowym obowiązek ten został spełniony poprzez wydanie przez Ministra Finansów Funduszy i Polityki Regionalnej rozporządzenia z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi.[4] W rozporządzeniu tym enumeratywnie określono wykaz krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi. Kryterium wyboru tych stanowisk i funkcji zostało oparte o definicję ustawową osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne tj. art. 2 ust. 2 pkt 11 ustawy AML, w tym założenie, że przedmiotowy wykaz nie obejmuje stanowisk średniego i  niższego szczebla w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

W świetle art. 43 ustawy AML instytucje obowiązane zostały zobligowane do stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego „w przypadkach wyższego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a także w przypadkach określonych w art. 44-46” tj. m.in. względem klienta będącego PEP-em (art. 46 ustawy AML).

Na podstawie art 46 ust. 1 ustawy AML, który stanowi implementację do krajowego porządku prawnego art. 20-23 dyrektywy 2015/849, instytucje obowiązane zobowiązane zostały do wdrażania procedur opartych na analizie ryzyka umożliwiających identyfikację klientów lub ich beneficjentów rzeczywistych jako osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

Z racji powyższego zarówno nawiązanie stosunków gospodarczych z klientem PEP-em  jak i ich utrzymanie, a także zawieranie transakcji okazjonalnej automatycznie obliguje instytucję obowiązaną do stosowania szczególnych procedur identyfikacji i weryfikacji klienta oraz jego beneficjentów rzeczywistych, a także stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Artykuł 46 ustawy AML nie zawiera katalogu czynności, pozwalających ustalić, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest PEP-em. Przedmiotowy przepis wskazuje na konieczność wdrożenia przez instytucje obowiązane właściwych procedur wewnętrznych. Niemniej ich dobór oraz konkretne rozwiązania pozostawione zostały przez ustawodawcę do uregulowania przez samą instytucję obowiązaną. Dlatego przepisy wewnętrzne instytucji obowiązanych, w zakresie identyfikacji PEP-a mogą się od siebie różnić, ze względu na różne podejście do ryzyka instytucji obowiązanych, ich specyfikę i zidentyfikowany przez nie poziom ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Przepisy ustawy AML, dają podstawę prawną umożliwiającą instytucjom obowiązanym pozyskiwanie od klienta oświadczenia o statusie PEP-a, składanego pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Instytucje mogą przyjmować takie oświadczenia zarówno w formie pisemnej jak i dokumentowej.

Należy zauważyć, że w świetle przepisów Kodeksu cywilnego[5] zwanego dalej „k.c.” do zachowania formy pisemnej wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym oświadczenie woli, natomiast „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.” (vide art. 77² k.c.). Zatem dla zachowania tej formy wymagane jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, o którym mówi art. 77³ k.c. w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie osoby, która je składa. W praktyce do zachowanie tej formy wystarcza złożenie oświadczenia e-maili, SMS lub za pośrednictwem faksu.

Należy podkreślić, że przyjmowanie oświadczeń od klientów nie jest obligatoryjne, a na instytucji obowiązanej spoczywa obowiązek weryfikowania statusu klienta i beneficjenta rzeczywistego ponieważ odpowiedzialność za nieprawidłowe ustalenie statusu PEP ponosi zawsze instytucja obowiązana.

W ocenie Generalnego Inspektora wprowadzając procedury wewnętrzne instytucje obowiązane powinny mieć na uwadze wykaz, o którym mowa w art. 20a ust. 3 dyrektywy 2015/849 dodanego przez art. 1 pkt 13 dyrektywy 2018/843, wykaz krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi, o których mowa w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów Funduszy i Polityki Regionalnej, zewnętrzne bazy danych, jak i informacje pochodzące z innych wiarygodnych źródeł.

W świetle powyższych przepisów do ustalania przez instytucję obowiązaną statusu PEP klienta lub jego beneficjenta rzeczywistego w przypadku przeprowadzania przez instytucję obowiązaną transakcji okazjonalnej  zastosowanie mają przesłanki określone w art. 35 ust. 1 ustawy AML.

W przypadku stosunków gospodarczych zidentyfikowanie przez instytucję obowiązaną PEP-a, oznacza konieczność zastosowania względem takiego klienta wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, a także innych działań, o których mowa w art. 46 ust. 2 pkt 1 i 2 tj.:

1. uzyskania akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z PEP-em;
2.  stosowania odpowiednich środków w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji;
3. intensyfikowania stosowania środka bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 4.

Generalny Inspektor zauważa, że posiadanie przez klienta lub beneficjentów rzeczywistych klienta statusu PEP zobowiązuje instytucję obowiązaną do zastosowania względem takiego klienta wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego.

Instytucje obowiązane, w postaci zakładów ubezpieczeń wykonujących działalność, o której mowa w dziale I załącznika do ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej[6], w tym krajowe zakłady ubezpieczeń, główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń z siedzibą w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej oraz oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń mających siedzibę w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej będące stronami umowy ubezpieczenia, nie później niż w momencie przeniesienia praw z tytułu takiej umowy lub wypłaty świadczenia podejmują odpowiednie środki w celu ustalenia, czy uprawnieni z tytułu umowy lub ich beneficjenci rzeczywiści są osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne.

W okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy, instytucja obowiązana stosuje wobec takiej osoby środki uwzględniające to ryzyko (art. 46 ust. 5 ustawy AML).

Stosownie do art. 46 ust. 6 ustawy AML, powyższe przepisy odnoszące się do PEP-ów, stosuje się odpowiednio do członków rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.