W dniu 28 września 2021 r. odbyło się webinarium, tematem którego było: „Planowanie działalności jednostek sektora finansów publicznych. Dobre praktyki – jak to robimy w resorcie finansów”.

Wydarzenie skierowane zostało do kierowników jednostek sektora publicznego, a także osób zajmujących się kontrolą zarządczą oraz zainteresowanych audytorów wewnętrznych i usługodawców z jednostek sektora finansów publicznych.

Celem spotkania było zaprezentowanie rozwiązań stosowanych w resorcie finansów w zakresie planowania, monitorowania oraz sprawozdawczości z realizacji różnych rodzajów planów (strategii, planów rocznych oraz kwartalnych) oraz relacji pomiędzy nimi.

Webinarium poprowadził Pan Przemysław Strzemieczny – Naczelnik Wydziału Planowania i Analiz Strategicznych w Departamencie Zarządzania Strategicznego (DZT) Ministerstwa Finansów. Wydziału odpowiedzialnego m. in. za koordynowanie planowania strategicznego Ministra oraz Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), w tym monitorowanie i sprawozdawczość jak również za koordynowanie spraw związanych z kontrolą zarządczą w zakresie działów administracji rządowej: budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe.

Pierwsza część spotkania poświęcona została przedstawieniu słuchaczom struktury resortu finansów oraz obowiązującym regulacjom prawnym w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej – budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe. Ponadto przybliżone zostały przepisy dotyczące sporządzania planu działalności jednostki, sprawozdania z jego wykonania i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przez kierowników jednostek w działach administracji rządowej: budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe.

Następnie zaprezentowane zostały założenia systemu planowania w resorcie finansów przechodząc od planowania strategicznego po planowanie operacyjne w perspektywie rocznej. Prowadzący zwrócił szczególną uwagę na istotność planowania celów organizacji metodą top-down, koncentrację organizacji na realizacji najważniejszych celów. Podkreślał wagę powiązania celów strategicznych z celami w planach niższego poziomu (w perspektywie rocznej i kwartalnej), wzmocnienie poczucia właścicielstwa celów i zwiększenie przejrzystości oraz rozliczalności realizacji celów. Omawiany proces planowania zakłada wzmocnienie zaangażowania pracowników w realizację celów oraz łatwy dostęp do bieżącej i adekwatnej informacji zarządczej na każdym poziomie. Szczególna uwaga została poświęcona wyeksponowaniu konieczności stosowania jednolitych zasad dla wszystkich poziomów planowania, monitorowania i sprawozdawczości.

W dalszej części prezentacji prelegent przedstawił najważniejsze korzyści płynące z przyjętych w resorcie finansów rozwiązań w zakresie planowania. Wskazywał na pozytywne aspekty w postaci ukierunkowania działalności całej organizacji na realizację głównych celów, wzmocnienie poczucia posiadania wpływu oraz odpowiedzialności za realizowane zadania, zwiększenie transparentności w zakresie realizacji i rozliczalności z wykonanych zadań, podniesienie jakości pracy i osiąganych efektów. Ponadto stwierdził, iż zastosowanie przyjętego w resorcie finansów podejścia stanowi narzędzie wspomagające nadzór nad realizowanymi zadaniami oraz wpływa motywująco i angażująco na zespół przyczyniając się do koncentracji na zaplanowanych zadaniach.

W kolejnej części prezentacji prowadzący przybliżył słuchaczom różne perspektywy planowania w resorcie finansów wskazując na planowanie czteroletnie, roczne i kwartalne przy uwzględnieniu różnych uczestników procesu. Zwrócił szczególną uwagę na różną wymiarowość przyjętych założeń mającą swe odzwierciedlenie na poziomie wyznaczonych kierunków, celów i wskaźników na poziomie strategicznym oraz celów i mierników na poziomie rocznym i kwartalnym.

Osobna część webinarium poświęcona została Planowi działalności ministra i Planowi działalności Ministerstwa. Zaprezentowany został proces sporządzania Planu działalności ministra i Ministerstwa wraz z  formularzem planu rocznego. Następnie prowadzący przeszedł do omówienia planowania kwartalnego i obowiązujących w nim zasad oraz przybliżył słuchaczom wykorzystywany w tym zakresie formularz.

Dalsza część spotkania dotyczyła procesu monitorowania realizacji planów w Ministerstwie Finansów, który zapewnienia kierownictwu Ministerstwa „szybką” informację zarządczą o stanie realizacji planów i pozwala podjąć działania w sytuacji, gdy zaplanowane wartości odbiegają od oczekiwań.

Na końcu omówione zostały kwestie dotyczące sprawozdawczości. Wskazany został sposób wyliczenia stopnia realizacji planu dla przyjętego przez komórkę organizacyjną celu w planie kwartalnym. Prelegent zaprezentował również przykładowe zbiorcze zestawienie przygotowane na bazie sprawozdawczości kwartalnej obejmujące realizację planów kwartalnych dla wszystkich komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz zestawienie realizacji planów kwartalnych jednego z pionów. Następnie omówiony został proces sprawozdawczości rocznej. Prowadzący zaprezentował formularz wykorzystywany w Ministerstwie do sporządzania sprawozdań oraz omówił sposób jego działania. Podkreślił, iż na podstawie informacji z wykonania planu działalności ministra, sprawozdań z wykonania planu działalności i oświadczeń o stanie kontroli zarządczej oraz opinii Komitetu Audytu, DZT opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi projekt sprawozdania z wykonania planu działalności ministra oraz projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w działach administracji rządowej – budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe.

Podsumowując webinarium prelegent wskazał na najważniejsze aspekty dalszego usprawniania procesu planowania i sprawozdawczości w resorcie finansów wymieniając m.in. wagę zwiększenia powiązania czteroletnich oraz rocznych kierunków działania i rozwoju KAS, wprowadzenie mierników dotyczących współpracy między komórkami oraz udoskonalenia formularzy.

Dziękujemy Państwu za liczną obecność i aktywne uczestnictwo w webinarium oraz wszystkie pozostawione opinie i komentarze. Wyniki przeprowadzonej ankiety ewaluacyjnej wskazują, iż zdecydowana większość uczestników oceniła wydarzenie bardzo dobrze i dobrze.

Zapraszamy na kolejne webinaria w ramach Progr@mu. Szczegółowe informacje dotyczące kolejnych planowanych wydarzeń publikowane będą na bieżąco w Aktualnościach i Komunikatach na naszej stronie internetowej.