Państwowa Agencja Atomistyki

Państwowa Agencja Atomistyki w Warszawie

00-400 Warszawa Ul. Nowy Świat 6/12

Ogłoszenie nr 129878/ 09.11.2023

Dołącz do nas jako:

Główny Specjalista

Do spraw: prowadzenia archiwum zakładowego i koordynacji czynności kancelaryjnych w Wydziale Kancelaryjno-Archiwalnym, Biuro Dyrektora Generalnego

Pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Liczba stanowisk 1

Wymiar etatu 1

Miejsce pracy

Warszawa, Ul. Nowy Świat 6/12

Ważne do 23 listopada 2023 r.

Czym będziesz się zajmować – osoba na tym stanowisku:

• prowadzi ewidencję archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami w tym koordynuje proces archiwizacji w PAA oraz raportuje przełożonym o stanie zasobów magazynów archiwalnych, zgodnie z obowiązującymi standardami
• sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych przez pracowników Państwowej Agencji Atomistyki, w tym: opracowuje pisma wyjaśniające i udziela bieżących konsultacji pracownikom Państwowej Agencji Atomistyki z zakresu instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i procedur do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• uczestniczy w tworzeniu, zmianie i uzupełnianiu normatywów archiwalno-kancelaryjnych oraz opracowuje wewnętrzne regulacje związane z archiwizacją dokumentacji
• selekcjonuje dokumentację archiwalną (kat.A) w postaci papierowej i elektronicznej w systemie EZD PUW, która winna zostać przekazana do archiwum państwowego a następnie podejmuje działania przygotowawcze celem przekazania zasobu do archiwum państwowego; Selekcjonuje dokumentację niearchiwalną (kat.B), w postaci papierowej i elektronicznej w systemie EZD PUW, której okres przechowywania upłyną a następnie podejmuje działania w przygotowaniu wniosku do archiwum państwowego o wydanie zgodny na brakowanie
• udziela wyjaśnień z zakresu obsługi archiwum zakładowego pracownikom komórek organizacyjnych PPA, audytorom, kontrolerom zewnętrznym, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli właściwego archiwum państwowego sprawującego nadzór nad dokumentacją zgromadzoną w Państwowej Agencji Atomistyki
• organizuje coroczną kontrolę prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt, w tym: opracowuje harmonogram kontroli, analizuje wyniki przeprowadzonej kontroli, przedstawia Dyrektorowi Generalnemu propozycję zaleceń i działań naprawczych
• sporządza roczne sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego
• zastępuje pracowników Kancelarii Ogólnej PAA

Kogo poszukujemy

POTRZEBNE CI BĘDĄ (wymagania niezbędne)

• Wykształcenie: wyższe
• Doświadczenie zawodowe co najmniej 3 lata na stanowisku związanym z prowadzeniem spraw w archiwum zakładowym bądź archiwum państwowym
• przeszkolenie - kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia uprawniający do prowadzenia archiwum zakładowego
• szczególne uprawnienia - poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się zwykłemu postepowaniu sprawdzającemu
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość rozporządzenia w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• znajomość rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
• umiejętność porządkowania, ewidencjonowania oraz technicznego zabezpieczania dokumentacji
• umiejętność obsługi programu klasy EZD
• umiejętność dobrego organizowania pracy własnej
• umiejętność współpracy w zespole
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

DODATKOWYM ATUTEM BĘDZIE (wymagania dodatkowe)

• Wykształcenie: wyższe o specjalności archiwistyka lub historia
• Doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok na stanowisku koordynatora czynności kancelaryjnych lub specjalisty do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją
• Studia podyplomowe z zakresu archiwistyki lub zarządzania dokumentacją
• Zaawansowana umiejętność obsługi systemu Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW)

Co oferujemy

• Ruchomy czas pracy
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dopłaty do żłobka, przedszkola i klubu dziecięcego,
• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
• Pracę w dogodnej lokalizacji, w nowoczesnej przestrzeni biurowej, 
• Możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie,
• Możliwość rozwoju zawodowego poprzez bogatą ofertę szkoleń, dofinansowanie do kursów językowych,
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. „trzynastkę”), nagrody jubileuszowe

Dostępność

• Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
• Jako osoba z niepełnosprawnością możesz skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu – złóż wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, był mniejszy niż 6%.

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych. Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin, oświetlenie naturalne i sztuczne.

Realizacja zadań związana z:

• krajowymi lub zagranicznymi wyjazdami służbowymi
• zagrożeniem korupcją
• stresem związanym z kontaktami z osobami prowadzącymi audyt/kontrole w archiwum zakładowymi oraz wykonującymi ekspertyzy archiwalne
• kurz, pył, czynniki biologiczne (roztocza)

Wejście do budynku „A" i „D" jest przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością. Węzeł sanitarny, szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne, platformy podjazdowe na schodach oraz windy przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością, mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu.

W budynkach nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

Dodatkowe informacje

• Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
• Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru.
• Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
• Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
• Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
• W przypadku aplikowania w formie papierowej oświadczenia prosimy składać zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/paa/kariera-w-paa.
• Wszystkie oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznie podpisane, w przeciwnym razie oferta zostanie odrzucona.
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego/stażu pracy powinny zawierać informacje jednoznacznie potwierdzające pełen wymagany okres zatrudnienia, obszar i rodzaj wykonywanych zadań, np. świadectwa pracy, opisy stanowisk pracy, zakresy czynności,  zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje.
• Złożenie oświadczeń w formie elektronicznej obliguje do dostarczenia własnoręcznie podpisanych kopii dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów niezbędnych na kolejny etap naboru.
• Za datę złożenia dokumentów uznaje się datę wpływu bądź osobistego dostarczenia oferty do urzędu.
• Kandydaci / kandydatki zakwalifikowani do kolejnego etapu zostaną o powyższym poinformowani telefonicznie lub e-mailem. Nadesłanych dokumentów nie odsyłamy.
• Prosimy o podawanie aktualnego nr telefonu oraz adresu e-mail.

PLANUJEMY NASTĘPUJĄCE METODY/TECHNIKI NABORU:

Etapy naboru:

Etap I - weryfikacja formalna nadesłanych ofert.

Etap II - pisemny sprawdzian wiedzy - test (w przypadku, gdy mniej niż 10 kandydatów spełni wymogi formalne, możliwe jest odstąpienie od przeprowadzenia tego etapu),

Etap III - rozmowa kwalifikacyjna

Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty niezbędne)

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie przeszkolenia - dokumenty potwierdzające ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego I i II stopnia uprawniający do prowadzenia archiwum zakładowego
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie szczególnych uprawnień - poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się zwykłemu postepowaniu sprawdzającemu
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dołącz, jeśli posiadasz (dokumenty dodatkowe)

• Kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopia dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia - dokumenty potwierdzające ukończenie studiów podyplomowych z zakresu archiwistyki lub zarządzania dokumentacją

Aplikuj do 23 listopada 2023 r.

na adres:

Zachęcamy do aplikowania w formie elektronicznej za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
Dokumenty można także dostarczyć osobiście w zamkniętej kopercie lub wysłać na adres:
Państwowa Agencja Atomistyki
ul. Nowy Świat 6/12
00-400 Warszawa
z dopiskiem: Kadry "Główny Specjalista BDG/WKA (129878)”
 

Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego:

22 556 28 95

• Dokumenty należy złożyć do: 23.11.2023
• Decyduje data: wpływu oferty do urzędu
• Aplikując, oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze

Przetwarzanie danych osobowych

DANE OSOBOWE - KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego: Prezes Państwowej Agencji Atomistyki, 00-400 Warszawa, ul. Nowy Świat 6/12

Kontakt do inspektora ochrony danych: iod@paa.gov.pl, 00-400 Warszawa, ul. Nowy Świat 6/12

Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru

Informacje o odbiorcach danych: Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

Okres przechowywania danych:

czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji

Uprawnienia:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

prawo do usunięcia danych osobowych;

- żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;

prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

art. 221 Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Informacje o wymogu podania danych:

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia do służby cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie Jeżeli dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 2 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane.