Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Jakie zadania realizuje Centrum Edukacji Artystycznej?
Centrum Edukacji Artystycznej (CEA) to jednostka budżetowa Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN). Jej głównym zadaniem jest sprawowanie nadzoru pedagogicznego nad publicznymi i niepublicznymi szkołami artystycznymi. Dodatkowo CEA realizuje zadania organu prowadzącego w stosunku do szkół i placówek prowadzonych przez ministra oraz pełni funkcję placówki doskonalenia nauczycieli szkół artystycznych.

Ile szkół i placówek podlega CEA?
Jesteśmy odpowiedzialni za nadzór pedagogiczny nad 553 szkołami i placówkami. Dla 266 z nich CEA pełni również funkcję organu prowadzącego.

Kierowanie działalnością wielu placówek rozproszonych w całej Polsce wymaga dużego wysiłku organizacyjno-administracyjnego. Czy taka struktura oznacza również większe wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją?
Są to samodzielne jednostki, więc system zarządzania dokumentacją trzeba było zaprojektować dla struktury niezarządzanej przez CEA. To okazało się sporym wyzwaniem. Dzięki sprawnej kooperacji z zespołem pracowników NASK w Białymstoku kierowanym przez dyrektor Magdalenę Sawicką udało się wypracować odpowiednie rozwiązanie.

Między innymi utworzony został dostęp VPN Point-to-Site, który umożliwia użytkownikom bezpieczne łączenie się z zasobami firmowymi z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Rozwiązanie jest rozszerzone przez dostęp do tak zwanego punktu dostępowego szyfrowanym kanałem. Kolejnym krokiem jest nawiązanie połączenia IPSec Site-to-Site, dzięki czemu użytkownicy uzyskują dostęp do usługi SaaS EZD RP. Obecnie z tego rozwiązania korzysta około 2500 użytkowników w 265 lokalizacjach.

W jakim stopniu EZD RP ułatwił zarządzanie dokumentacją w tych lokalizacjach?
Wprowadzenie systemu klasy EZD umożliwiło ustandaryzowanie wielu procedur, a także usprawniło komunikację, skróciło czas załatwiania spraw i umożliwiło cyfryzację wielu procesów kancelaryjnych.

Wśród największych korzyści wskazałbym usprawnienie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz skrócenie czasu ich załatwiania. Istotna jest też możliwość realizowania w trybie online takich czynności kancelaryjnych jak obsługa przesyłek, rozdzielanie i dekretowanie korespondencji, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji, kompletowanie akt sprawy czy archiwizacja dokumentacji.

Podczas spotkania inicjującego, które poprzedziło wdrożenie EZD RP, wiele szkół zgłosiło chęć udziału w pilotażu. Czy to oznacza, że nastawienie pracowników do zmiany było pozytywne?
Oczywiście, było bardzo pozytywne. Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że cyfryzacja to nie przyszłość, ale teraźniejszość. Hołdujemy przekonaniu, że lepiej myśleć perspektywicznie i wprowadzać zmiany, niż na nie czekać. W tym przypadku to podejście dobrze się sprawdziło – EZD RP ułatwia i przyspiesza wiele formalności. Chociaż muszę przyznać, że na początku konieczny był zwiększony wysiłek, aby przekonać sceptyków.

W warszawskiej siedzibie CEA od lat wykorzystywany jest EZD PUW. Czy doświadczenia zdobyte w pracy z tym systemem były pomocne w trakcie wdrażania EZD RP?
EZD RP i EZD PUW to dwa odrębne systemy, które różnią się pod wieloma względami. Wdrożenie EZD PUW, jako systemu instalowanego w infrastrukturze urzędu, wymagało znacznie większego zaangażowania działu IT. W przypadku EZD RP otrzymaliśmy gotowy produkt – usługę chmurową dostępną z dowolnego miejsca. Jej wdrożenie wymaga jedynie konfiguracji administracyjnej, którą wykonuje sam podmiot, dostosowując funkcje do swoich potrzeb. W porozumieniu z NASK został opracowany indywidualny harmonogram działań, dostosowany do naszych potrzeb. Został on podzielony na szczegółowe etapy, aby jak najsprawniej można było przeprowadzić cały proces. Jednym z etapów były szkolenia, między innymi w zakresie administrowania systemem, które dla wybranych osób przeprowadzili trenerzy NASK.

Pod wieloma względami znajomość EZD PUW okazała się jednak istotna. Nasza świadomość oraz praktyka i doświadczenie w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją były bezcenne. Pomogły w wielu kwestiach merytorycznych, takich jak ustalenie procedur wewnętrznych, stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt czy podpisu elektronicznego. Dzięki pracy w EZD PUW dobrze znamy generalne zasady funkcjonowania systemów klasy EZD.

Wspomniał Pan, że EZD RP został wdrożony w modelu chmurowym. Dlaczego wybór padł akurat na SaaS EZD RP, a nie wdrożenie on-premise z użyciem własnej infrastruktury IT?
Skorzystaliśmy z tego, że NASK jako Operator EZD zapewnia bezpłatnie aplikację dla podmiotów grupy rządowej, w tym również dla CEA oraz szkół i placówek artystycznych. Jednak kluczowym elementem było wypracowanie rozwiązania pozwalającego na zapewnienie uprzywilejowanego dostępu, poufności oraz bezpieczeństwa komunikacji w tunelu VPN.

Utrzymanie we własnym zakresie sprawnej fizycznej infrastruktury IT wiąże się z wysokimi kosztami. Usługa SaaS EZD RP gwarantuje dostęp do nowoczesnego środowiska pracy z nieprzerwanym dostępem do danych i niezbędnych narzędzi. Umożliwia łatwą współpracę zarówno między pracownikami w obrębie placówki, jak i między placówkami. Jednocześnie zapewnia zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa dotyczącymi elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach państwowych.

Kto kupił sprzęt peryferyjny dla podległych jednostek?
Zakup sprzętu zgodnego z wyznaczoną specyfikacją był konieczny do rozpoczęcia pracy w EZD RP. To między innymi skanery, drukarki kodów i czytniki. Środki finansowe z przeznaczeniem na zakup sprzętu dla szkół i placówek artystycznych przekazało CEA, natomiast za wybór konkretnych urządzeń, zakup i dostawę odpowiadały same szkoły i placówki artystyczne.

Licencje niezbędne do uzyskania połączenia z punktem dostępowym VPN gwarantowało CEA. Były one dostarczane bezpośrednio do podległych jednostek.

Jak poradziliście sobie z opracowaniem i wdrożeniem instrukcji kancelaryjnej?
Przy współpracy z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych zostały wypracowane i uzgodnione jednolite przepisy kancelaryjne dla wszystkich szkół i placówek podległych MKiDN. Zarządzeniem ministra zostały one wdrożone do stosowania od 1 stycznia 2024 roku we wszystkich jednostkach, dla których organem prowadzącym jest MKiDN.

Z dzisiejszej perspektywy oceniam, że była to dobra decyzja, która „uwolniła” podlegające CEA placówki od konieczności samodzielnego uzgadniania tych przepisów z właściwymi archiwami państwowymi. Jednocześnie pozwoliła uporządkować i ujednolić przepisy dla nich wszystkich. Korzystanie z tych samych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych jest istotne i pomocne, przede wszystkim dlatego, że znacznie ułatwia codzienną współpracę placówek.

Które aspekty funkcjonowania EZD RP mają największą wartość dla CEA?
Wdrożenie EZD RP ułatwiło naszą pracę i zwiększyło jej efektywność, między innymi dzięki przemyślanym i intuicyjnym dla użytkowników funkcjom, takim jak dekretacje, klasyfikacja dokumentacji, sprawne kompletowanie akt sprawy i jasne zasady archiwizacji.

Od strony formalnej – dzięki integracji EZD RP z ePUAP-em oraz e-Doręczeniami – wszystkie szkoły i placówki artystyczne spełniły wymagania nałożone na instytucje publiczne przepisami prawa. Równie istotne w dzisiejszym świecie jest to, że mamy do czynienia z rozwiązaniem przyjaznym dla środowiska, które ogranicza zużycie papieru.

Czy może Pan wskazać jakąś funkcję, która w szczególny sposób ułatwiła codzienną pracę z perspektywy dyrektora?
Doceniam dekretowanie, sprawne przekazywanie spraw do realizacji oraz łatwy dostęp do akt sprawy dla wszystkich zainteresowanych, a także porządek, który system zapewnia w dokumentacji.

Osobiście cenię sobie to, że mam dostęp do służbowej korespondencji oraz możliwość rozpatrywania spraw i podpisywania pism z dowolnego miejsca, bez konieczności fizycznej obecności w siedzibie CEA. To znakomite rozwiązanie podczas podróży służbowych, pracy zdalnej oraz we wszystkich sytuacjach awaryjnych.

Czy EZD RP przyczynił się do poprawy bezpieczeństwa i zgodności z przepisami w zakresie przechowywania dokumentów?
W mojej ocenie – w znacznym stopniu. Cała dokumentacja spraw jest w jednym miejscu, nie ma mowy o dowolności w jej archiwizowaniu i przechowywaniu.

Jaką ma Pan radę dla organizacji o podobnej strukturze do CEA, które rozpoczynają proces wdrożenia? Na co powinny zwrócić szczególną uwagę, decydując się na implementację EZD RP?
W pierwszej kolejności należy przeprowadzić pogłębioną analizę dotychczasowego sposobu zarządzania korespondencją i dokumentacją, określić jego mocne i słabe strony oraz sprecyzować potrzeby. To pozwoli, przynajmniej w zarysie, na określenie, czego organizacja potrzebuje, a następnie – na skonfrontowanie tych oczekiwań z możliwościami EZD RP.

Analiza przedwdrożeniowa to fundament. Co powinno stanowić nadbudowę?
Wnioski z analizy to punkt wyjścia do znalezienia najlepszych rozwiązań: dostosowywania własnych oczekiwań do realiów i ograniczeń systemu, ale też modyfikowania rozwiązań systemowych w taki sposób, aby możliwie najlepiej spełniały oczekiwania organizacji. Doświadczenia CEA pokazują, że możliwe jest spotkanie się w satysfakcjonującym obie strony punkcie, będącym „złotym środkiem” pomiędzy oczekiwaniami i potrzebami a faktycznymi możliwościami.

Sugerowałbym też jak najszersze podejście, możliwie całościowe, uwzględniające realia wszystkich zaangażowanych podmiotów. Kolejna kwestia to opracowanie harmonogramu wdrażania opartego na realistycznych założeniach, koniecznie z fazą pilotażową czy też testową, która pozwoli wyłapać i naprawić ewentualne niedociągnięcia czy błędy.

I jeszcze ostatnia rzecz – nie wolno żałować czasu i nakładów na szkolenie użytkowników. To pozwoli uniknąć większych błędów po wdrożeniu oraz usprawni codzienne użytkowanie.