Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Jedną z największych korzyści wynikających z wdrożenia EZD w administracji jest przejrzystość działania instytucji. Dzięki odzwierciedleniu w systemie informatycznym wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników w trakcie załatwiania spraw, klienci administracji mają możliwość zapoznania się ze sposobem załatwiania ich sprawy.

Jest to także skuteczne narzędzie kierownictwa do zarządzania jednostką. Doświadczenie wskazuje, że urzędy, w których EZD obowiązuje jako podstawowy system kancelaryjny, funkcjonują sprawniej, podnosząc kulturę organizacyjną pracy, a urzędnicy z poczuciem większej odpowiedzialności realizują powierzone im zadania.

System umożliwia m.in. prowadzenie korespondencji w postaci elektronicznej między:

• podmiotami publicznymi i klientami;
• podmiotami publicznymi poprzez integrację z ePUAP-em;
• pracownikami danej jednostki (komunikacja wewnętrzna).

Wymiana korespondencji elektronicznej zarówno między urzędami, jak i komórkami organizacyjnymi wewnątrz danej instytucji przekłada się na zredukowanie liczby wytwarzanych dokumentów papierowych. Wykorzystanie systemu klasy EZD znacząco obniża koszty korespondencji, skraca czas jej doręczania oraz wpisuje się w krajową strategię zrównoważonego rozwoju.

Warto podkreślić, że między jednostkami administracji publicznej wysyłanych jest miesięcznie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy dokumentów!

EZD RP powstał w ramach projektu informatycznego pn. „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” zrealizowanego przez NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim. Jest wdrażany w środowiskach produkcyjnych kolejnych jednostek administracji publicznej i usprawnia ich funkcjonowanie poprzez udostępnienie nowoczesnych i uniwersalnych rozwiązań cyfrowych back office w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją. Co ważne, umożliwia kompleksowe załatwianie i rozstrzyganie spraw w postaci elektronicznej oraz wspiera prowadzenie spraw w postaci papierowej.

Interoperacyjność jest uzyskiwana poprzez automatyczną komunikację pomiędzy urzędami z wykorzystaniem ePUAP-u oraz platform regionalnych. Cyfryzacja procesów administracyjnych umożliwia korzystanie z zasobów informacyjnych państwa, wpływa na upraszczanie procedur, a także zwalnia obywateli z konieczności przesyłania informacji pomiędzy urzędami w postaci papierowej.

EZD RP, jako jednolite narzędzie dla administracji publicznej, jest wspólną wartością korzystających z niego urzędów. Dotyczy to m.in. ponownego wykorzystania produktów wytwarzanych przez polską administrację w ramach realizowanych zadań publicznych. Oprócz wspólnego systemu są to procedury, dokumentacja, aplikacje oraz współdzielenie bazy wiedzy tworzonej dzięki współpracy pomiędzy wieloma jednostkami.

Dzięki kolejnym wdrożeniom EZD RP w jednostkach administracji publicznej możliwe jest również generowanie i przechowywanie danych statystycznych dotyczących funkcjonowania systemu w podmiotach publicznych oraz jego wpływu na rozwój e-administracji. System pozwala m.in. na wykonanie analizy porównawczej według takich kryteriów jak: liczba użytkowników, liczba dokumentów elektronicznych (naturalnych i skanowanych), liczba wysyłek i podpisów itp.

Integracja EZD RP z systemami zewnętrznymi jest realizowana poprzez implementację dedykowanych interfejsów API dla głównych systemów używanych w administracji. Dodatkowo API umożliwia integrację EZD RP z systemami dziedzinowymi wykorzystywanymi przez instytucje.