Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Aby zrozumieć sposób działania systemu, warto przypomnieć, że ma on spełniać określone cele i umożliwiać zarządzanie:

• dokumentacją akt spraw prowadzonych elektronicznie (w bieżącej pracy i po jej przekazaniu do archiwum zakładowego,
• dokumentacją akt spraw prowadzonych nieelektronicznie, w systemie tradycyjnym z wykorzystaniem systemu informatycznego jako narzędzia wspierającego,
• zasobem papierowym zgromadzonym w składach chronologicznych,
• nośnikami danych cyfrowych.

System EZD RP zapewni zgodność działania wszystkich organów państwa w zakresie zarządzania dokumentacją z właściwymi przepisami prawa. Podstawą prawną dla tworzonego systemu EZD RP jest ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokumenty te określają obowiązujące zasady prowadzenia dokumentacji elektronicznej zarówno w odniesieniu do elektronicznej jak i papierowej postaci dokumentów. System EZD RP realizuje wszystkie wymogi prawne określone we wskazanym rozporządzeniu.

W listopadzie 2020 r. Prezydent podpisał ustawę o doręczeniach elektronicznych. Jej przepisy zaczęły obowiązywać w 2021 r. i przynoszą m.in. zmianę zasady pisemności ujętą w Kodeksie postępowania administracyjnego. Przyczyni się to do upowszechnienia komunikacji elektronicznej w administracji, a co za tym idzie szerszego niż do tej pory zakresu spraw prowadzonych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Administracja rządowa zobligowana zostanie do włączenia się w system e-Doręczeń od stycznia 2025 r. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe również będą obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie później niż od stycznia 2025 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od 1 października 2029 roku. Jednocześnie zgodnie z projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji zmodyfikowane zostaną zapisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Na ich mocy od stycznia 2028 r. każdy podmiot publiczny do dokumentowania spraw będzie musiał stosować system klasy EZD.

System EZD RP tworzony jest m.in. przez doświadczonych programistów i osoby merytoryczne, które brały aktywny udział w projektowaniu i rozwijaniu systemu EZD PUW. Zaangażowani pracownicy z doświadczeniem w projektowaniu systemów dla administracji mają wiedzę merytoryczną wynikająca z wieloletniej pracy na różnych szczeblach administracji. Na bazie zdobywanego przez ponad dekadę doświadczenia, obecny zespół projektowy buduje nowy, skalowalny, wydajny system, wykorzystujący nowoczesną architekturę i najnowsze technologie.

Interfejs systemu został zaprojektowany w taki sposób, aby poruszanie się po nim oraz realizacja zadań służbowych były jak najbardziej intuicyjne. System ma wspomagać codzienną pracę tysięcy urzędników, dlatego zespół projektowy dba o intuicyjność struktury i układu elementów służących do obsługi dokumentów.

System przygotowywany jest zgodnie z WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) – ma być on bowiem dostępny i przystępny w obsłudze dla każdego urzędnika. Spełnianie kryteriów dostępności testowane jest na bieżąco podczas powstawania kolejnych wersji prototypu. Po zakończeniu prac programistycznych, a przed oddaniem wersji produkcyjnej do wdrożeń, przeprowadzony zostanie dodatkowo audyt zgodności systemu z WCAG. Równocześnie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zadeklarował wsparcie w zakresie oceny produktów projektu pod kątem poprawności realizacji zaleceń dla osób ze specjalnymi potrzebami.