Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Raporty to narzędzie niezbędne do dobrego zarządzania informacją i bieżącego nadzoru działania instytucji. Najczęściej z raportów korzysta kierownictwo, ale zawarte w nich informacje mogą być cenne również dla innych uprawnionych pracowników. Warto, aby każdy użytkownik EZD RP wiedział, jakie typy raportów są dostępne w systemie i gdzie można je znaleźć.

„W sytuacji, gdy pracownicy i kierownictwo znajdują się w odległych częściach Polski, sprawnie działający system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją nabiera szczególnego znaczenia. Przepływ dokumentów odbywa się głównie zdalnie, dlatego odpowiednio dostosowany system nie tylko ułatwia ich przekazywanie, ale także zwiększa efektywność całego procesu”.

Każdy użytkownik systemu klasy EZD spotkał się z pojęciem „metadane”. To istotny element zarządzania dokumentacją elektroniczną, który jest niezbędny do wykonywania zadań zgodnie z przepisami prawa, a także porządkowania i archiwizowania informacji. Dbanie o poprawność oraz kompletność metadanych leży w interesie wszystkich pracujących w EZD RP.

Spis spraw jest istotnym elementem systemu EZD RP. Rejestr porządkuje dane wprowadzone do oprogramowania, a także znacząco ułatwia użytkownikom poruszanie się po nich i szybkie odnajdywanie spraw i akt oraz potrzebnych informacji.

„Wdrażanie EZD RP metodą kaskadową wiąże się z wieloma wyzwaniami. Najistotniejszym z nich jest zarządzanie zmianami w trakcie realizacji projektu. Konieczne są też precyzyjne określenie wymagań, staranne zaplanowanie projektu, skuteczna komunikacja, zaangażowanie pracowników oraz szkolenia dla użytkowników końcowych”.

Wdrożenie EZD RP to dla jednostki duża zmiana, do której niektórzy mogą podchodzić z obawami. Ważnym elementem tego procesu są szkolenia dostosowane do potrzeb pracowników. Jeśli zostaną one przeprowadzone w rzetelny sposób przez doświadczonych trenerów, pozytywnie wpłyną na podejście uczestników do zmian i ułatwią wykorzystanie nowego narzędzia.

Prowadzenie centralnych rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej jest jednym z podstawowych zadań realizowanych w EZD RP. Dzięki systemowi do elektronicznego zarządzania dokumentacją możliwe jest przejrzyste i bezpieczne ewidencjonowanie przesyłek, automatyzacja tego procesu i zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów.

Wdrożenie EZD RP w jednostce to nie tylko duża szansa na rozwój, ale także wyzwanie wymagające zaangażowania oraz determinacji zarówno kierownictwa, jak i pracowników merytorycznych i technicznych. Jeżeli proces zostanie starannie zaplanowany i poprzedzony pracami przygotowawczymi, efektem będzie unowocześnienie sposobu działania podmiotu, uporządkowanie metod pracy oraz ujednolicenie obowiązujących procedur.

„SaaS EZD RP gwarantuje dostęp do nowoczesnego środowiska pracy z nieprzerwanym dostępem do danych i niezbędnych narzędzi. Umożliwia łatwą współpracę zarówno między pracownikami w obrębie placówki, jak i między placówkami. Jednocześnie zapewnia zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa dotyczącymi elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach państwowych”.

Aby proces wdrożenia EZD RP w jednostce przebiegł sprawnie i bezproblemowo, powinien zostać przeprowadzony w zaplanowany sposób. Bardzo ważne jest zaangażowanie odpowiednich osób wybranych zarówno spośród pracowników, jak i kierownictwa oraz stworzenie struktury i warunków do płynnej współpracy pomiędzy nimi.