Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Wprowadzenie EZD RP to fundamentalna zmiana w codziennej pracy jednostki. Już na początku należy zapewnić pracownikom podstawową wiedzę i wyjaśnić najważniejsze kwestie, aby proces przebiegał sprawnie. Dzięki temu będą oni mogli z większym spokojem korzystać z nowego systemu.

W wersji 21.5 systemu EZD RP wprowadzono rozwiązania, które usprawniają dotychczasowe podejście do obsługi zadań i dokumentów. Największe zmiany widać w głównym menu, ale to tylko jedna z wielu modyfikacji. Nowy sposób pracy przez pewien czas będzie funkcjonował równolegle z dotychczasowym, jednak docelowo stanie się jedynym obowiązującym.

„Najważniejsze jest metodyczne podejście do wdrożenia. Jego filarami powinny być: świadomość pracowników, odpowiedni dobór zespołu, dobrze przygotowana dokumentacja, skuteczne szkolenia oraz konsekwencja w działaniu”.

Jedną z najważniejszych potrzeb użytkowników systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest łatwe wyszukiwanie danych. EZD RP zapewnia narzędzia, które to umożliwiają. W artykule pokazujemy, jak skutecznie korzystać z wbudowanych w system wyszukiwarek i filtrów.

Możliwość pracy w zastępstwie to funkcja, która pozwala zachować płynność działania organizacji podczas absencji pracowników. Dzięki tej opcji współpracownicy nieobecnej osoby mogą wykonywać przypisane do jej konta czynności i korzystać z posiadanych przez nią uprawnień. W artykule przypominamy zasady dotyczące pracy w zastępstwie oraz prezentujemy związane z tym zagadnieniem dobre praktyki.

EZD RP współpracuje z zewnętrznymi aplikacjami systemowymi. Jednym z tego typu narzędzi jest NASK Desk, który rozszerza możliwości głównego systemu. Jest następcą programu FileMonitor i realizuje analogiczne do niego zadania w zakresie edycji i synchronizacji przetwarzanych dokumentów.

„Jednym z celów wdrożenia EZD RP w Centralnym Ośrodku Sportu było zwiększenie szczelności obiegu dokumentów. Dzięki systemowi udało się zidentyfikować dokumenty pozbawione właściwej klasyfikacji i kwalifikacji”.

W razie wątpliwości związanych z działaniem systemu EZD RP podmioty uprawnione do otrzymywania usług wsparcia mogą uzyskać profesjonalną pomoc od pracowników NASK. Przestrzeganie kilku prostych zasad pozwala usprawnić kontakt i realizację zgłoszeń obsługiwanych przez konsultantów Service Desku.

Moduł Reorganizacja to miejsce w systemie, które pełni kluczową rolę podczas zmian kadrowych mających wpływ m.in. na strukturę organizacyjną podmiotu. Widok ten pozwala na łatwe przenoszenie elementów takich jak sprawy czy pisma z usuniętego stanowiska na konto nowego właściciela. Ponieważ w 20. wersji EZD RP moduł ten został bardzo rozbudowany, przedstawiamy szerzej jego funkcje i nowe możliwości.

Raporty to narzędzie niezbędne do dobrego zarządzania informacją i bieżącego nadzoru działania instytucji. Najczęściej z raportów korzysta kierownictwo, ale zawarte w nich informacje mogą być cenne również dla innych uprawnionych pracowników. Warto, aby każdy użytkownik EZD RP wiedział, jakie typy raportów są dostępne w systemie i gdzie można je znaleźć.