Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Jedną z najważniejszych potrzeb użytkowników systemów do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest łatwe wyszukiwanie danych. EZD RP zapewnia narzędzia, które to umożliwiają. W artykule pokazujemy, jak skutecznie korzystać z wbudowanych w system wyszukiwarek i filtrów.

Możliwość pracy w zastępstwie to funkcja, która pozwala zachować płynność działania organizacji podczas absencji pracowników. Dzięki tej opcji współpracownicy nieobecnej osoby mogą wykonywać przypisane do jej konta czynności i korzystać z posiadanych przez nią uprawnień. W artykule przypominamy zasady dotyczące pracy w zastępstwie oraz prezentujemy związane z tym zagadnieniem dobre praktyki.

EZD RP współpracuje z zewnętrznymi aplikacjami systemowymi. Jednym z tego typu narzędzi jest NASK Desk, który rozszerza możliwości głównego systemu. Jest następcą programu FileMonitor i realizuje analogiczne do niego zadania w zakresie edycji i synchronizacji przetwarzanych dokumentów.

„Jednym z celów wdrożenia EZD RP w Centralnym Ośrodku Sportu było zwiększenie szczelności obiegu dokumentów. Dzięki systemowi udało się zidentyfikować dokumenty pozbawione właściwej klasyfikacji i kwalifikacji”.

W razie wątpliwości związanych z działaniem systemu EZD RP podmioty uprawnione do otrzymywania usług wsparcia mogą uzyskać profesjonalną pomoc od pracowników NASK. Przestrzeganie kilku prostych zasad pozwala usprawnić kontakt i realizację zgłoszeń obsługiwanych przez konsultantów Service Desku.

Moduł Reorganizacja to miejsce w systemie, które pełni kluczową rolę podczas zmian kadrowych mających wpływ m.in. na strukturę organizacyjną podmiotu. Widok ten pozwala na łatwe przenoszenie elementów takich jak sprawy czy pisma z usuniętego stanowiska na konto nowego właściciela. Ponieważ w 20. wersji EZD RP moduł ten został bardzo rozbudowany, przedstawiamy szerzej jego funkcje i nowe możliwości.

Raporty to narzędzie niezbędne do dobrego zarządzania informacją i bieżącego nadzoru działania instytucji. Najczęściej z raportów korzysta kierownictwo, ale zawarte w nich informacje mogą być cenne również dla innych uprawnionych pracowników. Warto, aby każdy użytkownik EZD RP wiedział, jakie typy raportów są dostępne w systemie i gdzie można je znaleźć.

„W sytuacji, gdy pracownicy i kierownictwo znajdują się w odległych częściach Polski, sprawnie działający system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją nabiera szczególnego znaczenia. Przepływ dokumentów odbywa się głównie zdalnie, dlatego odpowiednio dostosowany system nie tylko ułatwia ich przekazywanie, ale także zwiększa efektywność całego procesu”.

Każdy użytkownik systemu klasy EZD spotkał się z pojęciem „metadane”. To istotny element zarządzania dokumentacją elektroniczną, który jest niezbędny do wykonywania zadań zgodnie z przepisami prawa, a także porządkowania i archiwizowania informacji. Dbanie o poprawność oraz kompletność metadanych leży w interesie wszystkich pracujących w EZD RP.

Spis spraw jest istotnym elementem systemu EZD RP. Rejestr porządkuje dane wprowadzone do oprogramowania, a także znacząco ułatwia użytkownikom poruszanie się po nich i szybkie odnajdywanie spraw i akt oraz potrzebnych informacji.