Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Na początku wdrożenia użytkownicy EZD RP mogą mieć wątpliwości dotyczące różnych aspektów – zarówno technicznych, jak i merytorycznych. Dlatego ważne jest, aby jednostka wdrażająca zapewniła odpowiednie szkolenia, które umożliwią swobodną pracę w systemie teleinformatycznym.

Co istotne, EZD RP jest systemem stworzonym, rozwijanym i utrzymywanym przez NASK, który zapewnia kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu, znacząco ułatwiając adaptację do nowych rozwiązań.

W artykule przedstawiamy najczęściej zadawane pytania przez początkujących użytkowników EZD RP oraz odpowiadamy na nie, aby ułatwić zrozumienie podstawowych zasad pracy w systemie.

1. Czym jest system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)?    

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.) system EZD to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b przedmiotowej ustawy.

2. Czy w systemie EZD możliwe jest prowadzenie spraw hybrydowo, tj. zachowanie części dokumentacji w postaci papierowej i części w postaci elektronicznej, w zależności od wykorzystywanego kanału komunikacji z urzędem?

Nie ma możliwości prowadzenia spraw hybrydowo. Sprawy, które zostały wskazane jako te, które mają być dokumentowane tradycyjnie – są prowadzone (gromadzone, przechowywane oraz zabezpieczane) w teczkach aktowych. Z kolei sprawy, które zostały wskazane jako dokumentowane elektronicznie, są w całości prowadzone w systemie EZD.

3. Czy można zmienić sposób dokumentowania spraw z elektronicznego na papierowy, jeżeli jako podstawowy sposób dokumentowania spraw w jednostce organizacyjnej został wskazany system EZD?

Zgodnie z art. 1 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej, będącej załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., poz. 67), po wyborze systemu klasy EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania spraw, nie można wrócić do systemu tradycyjnego. Jest to niedopuszczalne.

4. Czy EZD RP ma możliwość integracji z innymi systemami?

Tak, systemy klasy EZD mogą być zintegrowane z innymi systemami dziedzinowymi. Przygotowanie takiego rozwiązania leży po stronie dostawcy systemu, który ma być zintegrowany z EZD RP.

Standardowo system zintegrowany jest z ePUAP i e-Doręczeniami, dzięki czemu umożliwia kompleksową obsługę przesyłek przychodzących i wychodzących w formie doręczeń elektronicznych bezpośrednio w systemie.

Dzięki integracji EZD RP z Bazą Adresów Elektronicznych (BAE) oraz platformą e-Doręczeń, obsługa korespondencji wpływającej jest zautomatyzowana – przesyłki są ewidencjonowane w rejestrze przesyłek wpływających, a pola metadanych zasilane danymi. Jednocześnie dane adresowe, w tym adres do doręczeń elektronicznych nadawców przesyłek, są automatycznie dodawane do bazy kontaktów systemu EZD RP. Użytkownicy EZD RP bezpośrednio ze sprawy mają dostęp do wspomnianej wyszukiwarki BAE, mogą szybko przygotować korespondencję wysyłaną w ramach PUH i PURDE oraz korzystać z szablonów dokumentów dostosowanych do wymogów operatora pocztowego.

5. Czym są skład chronologiczny oraz skład informatycznych nośników danych?

Skład chronologiczny, zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, to uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, utworzony w jednostce, w której wprowadzono EZD, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu.

Z kolei skład informatycznych nośników danych, zgodnie z definicją występującą w przepisach kancelaryjno-archiwalnych, to uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których zapisano przychodzącą i powstającą w związku z załatwianiem spraw w podmiocie dokumentację w postaci elektronicznej.

6. Jaką kwalifikację archiwalną ma dokumentacja przechowywana w składzie chronologicznym oraz w składzie informatycznych nośników danych?

Obecnie obowiązujące przepisy prawa w zakresie zarządzania dokumentacją nie przewidują jednej kategorii archiwalnej dokumentacji przechowywanej w składach. W związku z powyższym dokumenty te mają taką samą kwalifikację (kategorię archiwalną), jaką mają sprawy, których dotyczą.

Wyjątkiem są przesyłki przechowywane w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość w pełni przeniesiono do systemu klasy EZD. W przepisach kancelaryjno-archiwalnych ustalono dla tych składów kategorię niearchiwalną Bc.

7. Czy w składzie chronologicznym można przechowywać dokumenty towarzyszące sprawom dokumentowanym tradycyjnie?

Dokumentacja w postaci papierowej dotycząca spraw prowadzonych w jednostce elektronicznie jest odwzorowywana cyfrowo i przechowywana w składzie chronologicznym. Natomiast dokumentacja towarzysząca sprawom prowadzonym papierowo trafia do teczek aktowych, gdzie jest przechowywana i archiwizowana.

8. Czy w EZD RP udostępniono moduł archiwizacji?

Zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r., nr 206, poz. 1518) system teleinformatyczny obligatoryjnie powinien spełniać dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

9. Jak wygląda procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej w postaci elektronicznej, której okres przechowywania w jednostce organizacyjnej już upłynął?

Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej opiera się na dwóch aktach prawnych:

• rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r., poz. 1518);
• rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jedn. Dz.U. z 2019 r., poz. 246).

Pierwszy akt odnosi się do brakowania dokumentacji elektronicznej, a drugi do dokumentacji papierowej. Podczas brakowania dokumentacji elektronicznej jednocześnie brakowana będzie przechowywana w składzie chronologicznym dokumentacja papierowa.

10. Po ilu latach przekazuje się materiały archiwalne w postaci dokumentów elektronicznych?

Zgodnie z § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006 r., nr 206, poz. 1518), materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego po upływie 10 lat od ich wytworzenia.

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!