Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

DocuProfessional to modułowy system służący do sterowania procesami wydruku, kopiowania oraz skanowania. Pozwala zarządzać urządzeniami, użytkownikami, a także ich uprawnieniami i dostępem do poszczególnych funkcji oraz daje możliwość centralnego sterowania procesami. Gwarantuje to wysoki poziom bezpieczeństwa oraz pozwala na redukcję kosztów i optymalizację pracy. Składa się z modułów: autoryzacja, wydruk podążający, raportowanie, skanowanie, OCR, kody kreskowe oraz nowego modułu EZD RP. Służy on do skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją rozwijanego przez NASK-PIB.

Skanowanie może odbywać się za pomocą urządzeń wielofunkcyjnych lub skanerów. Wszystkie ustawienia definiowane są w panelu urządzenia, natomiast dokumenty mogą być automatycznie zapisywane we właściwych lokalizacjach w systemie EZD RP.

Widok aplikacji DocuScan na urządzeniu wielofunkcyjnym (przykładowy ekran z urządzenia Xerox B415).

Dostępne są następujące przepływy skanowania do systemu EZD RP:

• Kancelaria – pozwala na zeskanowanie przesyłki wpływającej w kancelarii/sekretariacie przy użyciu kodu kreskowego. Kod jest generowany przez pracownika w systemie EZD RP, w widoku Kancelaria > Rejestracja korespondencji. Po naklejeniu go na przesyłkę (lub załączeniu jako strony przewodniej), a następnie zeskanowaniu, dokument  pojawi się w zawartości danej przesyłki w widoku Kancelaria > W trakcie rejestracji.
• Dodaj nowe pismo – pozwala na dodanie pisma do bezpośrednio do widoku Biurko > W toku > Pisma na koncie zalogowanego użytkownika. Dostępna jest także możliwość skonfigurowania domyślnego tytułu (treść można dowolnie zmieniać przed skanowaniem) oraz określenia, czy pismo powinno zostać zarejestrowane w RPW.
• Dodaj do pisma – pozwala na wyszukanie pisma w systemie po numerze RPW i dodanie do niego skanu.
• Dodaj do sprawy – pozwala na wyszukanie sprawy po jej znaku i dodanie bezpośrednio do niej skanu jako nowego pisma. Dostępna jest też opcja skonfigurowania domyślnego tytułu.

Dodatkową funkcją systemu jest możliwość konwertowania dokumentów za pomocą OCR do formatów obsługiwanych przez programy Microsoft Word, Excel, PowerPoint, a także plików tekstowych, CSV i PDF z opcją wyszukiwania.

Dostępny jest również szablon EZD RP Folder, który umożliwia odczytywanie przesyłek wpływających z dowolnych urządzeń skanujących, pod warunkiem, że są one wyposażone w funkcję skanowania do zasobu sieciowego. Opcja ta działa na zasadzie skanowania dokumentów do EZD RP z użyciem kodów kreskowych (Kancelaria).

Widok szablonów skanowania w aplikacji DocuScan w panelu urządzenia skanującego (przykładowy ekran z urządzenia Xerox B415).

Główną korzyścią wynikającą z integracji DocuProfessional z EZD RP jest możliwość prostego i wydajnego skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, przy czym zarządzanie całym procesem odbywa się z poziomu wygodnego w obsłudze panelu administracyjnego.

Dostępność różnych typów przepływów skanowania pozwala skonfigurować procesy w taki sposób, aby były jak najlepiej dostosowane do oczekiwań danej jednostki. Program umożliwia też personalizację ustawień dla poszczególnych użytkowników w zależności od potrzeb i posiadanych przez nich uprawnień (m.in. powiązanie z kontem danego użytkownika w EZD RP, dostęp do określonych szablonów skanowania, nadanie praw do wprowadzania zmian w parametrach skanowania). Znacznym ułatwieniem jest też funkcja konwertowania skanów do pożądanych formatów, a także łączenia w systemie w jeden plik dokumentów skanowanych z podajnika i z szyby.

Dużym atutem opisywanej integracji jest też wysoki poziom bezpieczeństwa – dostęp do urządzenia, na którym używany jest DocuScan EZD, może zostać zabezpieczony za pomocą PIN-u, karty, loginu czy też hasła (istnieje możliwość zintegrowania oprogramowania z AD klienta). Ponadto w ramach integracji rejestrowane są procesy skanowania wraz z informacjami o tym: kto je wykonał, na jakim urządzeniu oraz kiedy. Poziom bezpieczeństwa podnosi opcja zarządzania uprawnieniami do szablonów, dająca gwarancję, że dostęp do poszczególnych elementów oprogramowania będą miały tylko wskazane osoby.

Panel administracyjny systemu DocuProfessional zintegrowanego z EZD RP.