Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

ARCUS EZD to rozwiązanie serwerowe dla podmiotów publicznych, które automatyzuje procesy skanowania oraz wgrywania dokumentów do EZD RP. Oprogramowanie opracowane przez firmę Arcus S.A. zapewnia zgodność przebiegu procesów z regulacjami prawa, pozwala na kontrolę kosztów i poprawia efektywność operacyjną instytucji.
 

Widok po zalogowaniu do Arcus EZD. Pośrodku ekranu dostępny przycisk skanowania do EZD RP.

Zintegrowane z EZD RP oprogramowanie obsługuje dwie kluczowe funkcje zarządzania dokumentacją:

• skanowanie dokumentów papierowych i przesyłanie ich bezpośrednio na Biurko pracownika,
• rejestrację korespondencji przychodzącej wraz z opatrzeniem jej kodami kreskowymi oraz automatycznym przypisaniem do odpowiedniego użytkownika.
   

Skanowanie – widok pism na biurku pracownika.

System rozpoznaje poszczególne typy dokumentów, rozdziela je i automatycznie przesyła do wskazanego miejsca w EZD RP. Użytkownik musi tylko umieścić stos odpowiednio oznaczonej dokumentacji w podajniku urządzenia. Każdemu zeskanowanemu dokumentowi od razu nadawana jest nazwa domyślna lub określona przez użytkownika.

Skanowanie – widok korespondencji przychodzącej.

Program posiada również funkcję zaawansowanego skanowania pozwalającą na wysyłkę plików na wskazany adres e-mail lub do zasobu chmurowego/sieciowego. Poza samym skanowaniem z poziomu ARCUS EZD możliwe jest też zarządzanie procesami drukowania, kopiowania i faksowania.
 

Widok zaawansowanych opcji skanowania dokumentu umożliwiających wysyłkę plików na wskazany adres e-mail lub do zasobu chmurowego/sieciowego.

Zintegrowany z EZD RP system pozwala m.in. na kontrolowanie pracy floty urządzeń drukujących w tym m.in. monitorowania ich statusów, poziomów materiałów eksploatacyjnych i liczników. W razie wystąpienia awarii lub konieczności wykonania takich czynności jak np. wymiana tonera,  oprogramowanie wysyła odpowiednie powiadomienia. Dostępna jest również opcja generowania różnego rodzaju raportów, z podziałem na dane dotyczące poszczególnych użytkowników, jednostek organizacyjnych, projektów, urządzeń czy wydruków. Udostępniane są także raporty środowiskowe.

Integracja ARCUS EZD z systemem EZD RP pod wieloma względami pozytywnie wpływa na codzienną pracę instytucji. Przede wszystkim automatyzuje proces skanowania oraz przekazywania dokumentacji do odpowiednich lokalizacji w systemie, a przez to eliminuje konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie. Takie podejście przekłada się na oszczędność czasu pracowników i zmniejsza ryzyko występowania błędów wywołanych czynnikiem ludzkim.

Wdrożenie oprogramowania pozytywnie wpływa również na standardy bezpieczeństwa w instytucji dzięki wbudowanym funkcjom uwierzytelniania użytkowników (login i hasło, kod PIN, karta zbliżeniowa) oraz możliwości korzystania z certyfikatów i zaszyfrowanych kluczy API. Automatyzacja poszczególnych procedur daje też gwarancję, że wykonywane z użyciem programu czynności są zgodne z określonymi wymaganiami prawnymi. ARCUS EZD ułatwia również kontrolowanie kosztów eksploatacji urządzeń drukujących. Dla poszczególnych użytkowników, grup użytkowników lub maszyn zastosować można reguły, dotyczące m.in. ograniczenia funkcji wydruku jednostronnego lub w kolorze.