Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

W Białymstoku zainicjowano prace nad przygotowaniem narzędzia, które wesprze działanie urzędników i przyśpieszy rozdzielanie i dekretację korespondencji napływającej do podmiotów publicznych. Dzięki nowoczesnym algorytmom sztuczna inteligencja zastąpi dotychczasowe czynności wykonywane na co dzień przez człowieka. Oprogramowanie nauczy się zasad dekretacji i na podstawie analizy języka naturalnego oraz historii spraw zasugeruje pracownikowi, komu przekazać otrzymany dokument.

Obecnie w jednostkach administracji publicznej wiodącym systemem do elektronicznego zarządzania dokumentacją jest system EZD PUW. Jego twórcami są pracownicy Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (PUW). Z tego rozwiązania korzystają różne podmioty publiczne: urzędy, sądy, uczelnie wyższe, zakłady opieki zdrowotnej czy też państwowe i samorządowe osoby prawne. Uwzględniając powyższe w ubiegłym roku Dyrektor Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej Państwowego Instytutu Badawczego zawarł z Wojewodą Podlaskim porozumienie o współpracy w zakresie przetestowania rozwiązań sztucznej inteligencji. Są one budowane w ramach projektu EZD RP i sprawdzane w działaniu w systemie EZD PUW, który od 2011 r. stanowi w PUW podstawowe narzędzie pracy.

Na mocy zawartego porozumienia w lutym 2021 r. rozpoczęto testy modułów umożliwiających automatyczne wykonywanie m.in. takich funkcji jak automatyczne rozdzielanie dokumentów oraz wykrywanie w nich danych osobowych i wrażliwych. Testy przeprowadzane są na rzeczywistych dokumentach napływających do PUW i w nim wytwarzanych, co pozwala na uzyskanie miarodajnych i rzetelnych wyników w zakresie prawidłowości działania algorytmów sztucznej inteligencji w praktyce. Dzięki testom prowadzonym w PUW weryfikowana jest skuteczność kolejnych algorytmów na „żywym organizmie”.

Wyniki pierwszych testów pozwoliły określić kierunki rozwoju opracowanych narzędzi i algorytmów sztucznej inteligencji przez NASK oraz potwierdziły, iż możliwe jest zbudowanie bezpiecznych narzędzi do zautomatyzowania zarządzania dokumentacją elektroniczną w tworzonym systemie EZD RP. System ten już w II połowie tego roku będzie pilotażowo wdrażany w 16 jednostkach administracji rządowej.