Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego (UMWO) pełni rolę Podmiotu Wiodącego dla jednostek podległych wdrażających EZD RP, sam jednak pozostaje przy dotychczasowym systemie EZD PUW. Jakie wyzwania niesie za sobą takie podejście?

Mimo że w UMWO wciąż korzystamy z EZD PUW, to doskonale poznaliśmy EZD RP. Od 2019 roku przedstawiciele naszego urzędu aktywnie uczestniczyli w testach systemu i jako obserwatorzy brali udział w pracach Rady Użytkowników EZD RP. Dzięki temu wdrożenie tego systemu w jednostkach podległych przebiegło bez problemów.

Jednostki korzystające z EZD PUW powinny jednak dobrze zapoznać się z EZD RP przed jego wdrożeniem. Różnice w sposobie prowadzenia akt sprawy są istotne, choć zgodne z instrukcją kancelaryjną. Nam praca w obu systemach nie sprawia trudności, a dobrze zorganizowany zespół Departamentu Cyfryzacji skutecznie wspiera ich obsługę.

Jak w praktyce wyglądało zdobywanie kompetencji związanych z EZD RP?

Jak już wspomniałem, UMWO pełnił rolę obserwatora w Radzie Użytkowników EZD RP i przewodził zespołowi urzędów marszałkowskich biorących udział w testach systemu. Dzięki temu dokładnie poznaliśmy jego działanie.

Podczas testów zgłaszaliśmy uwagi, rekomendowaliśmy zmiany oraz proponowaliśmy nowe funkcje dostosowane do potrzeb samorządów. Od początku aktywnie uczestniczyliśmy w szkoleniach i warsztatach. Sześć lat pracy nad systemem pozwoliło nam zdobyć kompetencje niezbędne do jego wdrożenia w jednostkach podległych.

Nasze doświadczenie wynika również z wcześniejszego wdrożenia EZD PUW w takich jednostkach jak Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki i Wojewódzki Urząd Pracy. System został zintegrowany z narzędziem do naboru wniosków o fundusze unijne, co dodatkowo wzmocniło nasze kompetencje w zakresie cyfryzacji procesów administracyjnych.

W jakim stopniu to doświadczenie ułatwiło zrozumienie nowego systemu?

Najważniejsze było praktyczne doświadczenie w pracy z systemem. Zarówno EZD PUW, jak i EZD RP są zgodne z instrukcją kancelaryjną, a różnią się głównie interfejsem i sposobem prowadzenia czynności kancelaryjnych, dlatego przyswojenie nowego systemu nie było trudne.

System poznawaliśmy na szkoleniach NASK oraz samodzielnie, testując jego funkcje, a także korzystając z instrukcji oraz materiałów wideo udostępnionych przez NASK. Wieloletnia praca z EZD PUW pozwoliła nam podejść do EZD RP w sposób porównawczy, jednak to doświadczenie we wdrażaniu różnych systemów IT odegrało najistotniejszą rolę w zrozumieniu nowych funkcji.

Wdrożyliście EZD RP, stosując podejście kaskadowe. Jak przebiegało uruchomienie systemu w pierwszych jednostkach?

Na początku zorganizowaliśmy spotkanie inicjujące z kierownictwem jednostek, podczas którego omówiliśmy proces wdrożenia oraz oczekiwania wobec wdrażanych podmiotów: Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu, Zarządu Dróg Wojewódzkich w Opolu, Zespołu Opolskich Parków Krajobrazowych oraz Opolskiego Centrum Edukacji. Przedstawiliśmy również potencjalne ryzyka i sposoby ich minimalizowania.

Każda jednostka otrzymała wzór instrukcji kancelaryjnej, który po dostosowaniu musiała przedłożyć do zatwierdzenia w Archiwum Państwowym w Opolu. Było to istotne, ponieważ bez instrukcji kancelaryjnej uwzględniającej system klasy EZD wdrożenie nie byłoby możliwe.

W październiku 2024 roku w infrastrukturze UMWO uruchomiliśmy testową wersję EZD RP, do której wszystkie jednostki otrzymały dostęp. Następnie NASK oraz pracownicy UMWO przeprowadzili szkolenia dla administratorów lokalnych, obejmujące zarządzanie i konfigurację instancji systemu.

Kolejnym krokiem była samodzielna konfiguracja systemu przez jednostki – wgrywanie struktury organizacyjnej i JRWA oraz nadawanie uprawnień pracownikom. Na przełomie listopada i grudnia ubiegłego roku odbyły się szkolenia dla pracowników kancelarii, kierowników oraz koordynatorów.

W styczniu uruchomiliśmy wersję produkcyjną, co zamknęło ten etap wdrożenia.

Podczas wdrażania EZD RP w tych czterech jednostkach korzystaliście ze wsparcia NASK. Które aspekty szkoleń okazały się dla was najcenniejsze?

Wsparcie NASK było niezwykle cenne, zwłaszcza szkolenia administracyjne. Aby jak najlepiej wykorzystać te szkolenia, najpierw samodzielnie uruchamialiśmy system, bazując wyłącznie na otrzymanej dokumentacji. Pozwoliło nam to dogłębnie poznać niuanse konfiguracji, co jest niezbędne dla późniejszego utrzymania i ewentualnego przywracania systemu. 

Szkolenia dla administratorów, które następnie odbyliśmy, pomogły rozwiązać problemy napotkane podczas instalacji oraz uzupełniły wiedzę dotyczącą tworzenia instancji systemu dla poszczególnych jednostek w Katalogu Użytkowników i Podmiotów (KUiP).

Czy do pierwszych wdrożonych jednostek dołączyły już kolejne? 

Tak, obok jednostek, które jako pierwsze wdrożyły EZD RP, pojawiła się już następna – Stobrawskie Centrum Medyczne. To kolejna placówka ochrony zdrowia w naszym regionie, w której uruchomiono system klasy EZD. Wcześniej wsparciem wdrożeniowym objęto Kliniczne Centrum Ginekologii, Położnictwa i Neonatologii w Opolu podczas implementacji EZD PUW.

Dlaczego zdecydowaliście się na instalację EZD RP we własnej infrastrukturze. Jakie czynniki wpłynęły na tę decyzję?

Głównym czynnikiem była ekonomia. Wiedzieliśmy, że EZD RP wymaga znacznych zasobów sprzętowych oraz nowoczesnych rozwiązań chmurowych. Pojedyncze jednostki nie dysponowały odpowiednimi zasobami technicznymi ani kadrowymi, by samodzielnie utrzymać system w lokalnych serwerowniach. Dlatego podjęliśmy decyzję o stworzeniu jednolitego środowiska w infrastrukturze UMWO, które odciąża jednostki i zapewnia im stabilny dostęp do systemu.

Czy wdrożenie EZD RP wymagało modernizacji istniejących systemów informatycznych w urzędzie i jednostkach podległych?

Uruchomienie środowiska wymagało jedynie kosmetycznej rekonfiguracji fizycznych zasobów oraz ich logicznego wydzielenia na potrzeby uruchomienia opolskiej chmury EZD RP.

Czy w jednostkach są administratorzy z odpowiednimi kompetencjami do zarządzania systemem, czy też będą one liczyć na wsparcie UMWO?

Każda jednostka dysponuje własnym zespołem wsparcia IT o wysokich kompetencjach. Pracownicy tych zespołów przeszli szkolenia dotyczące obsługi i konfiguracji systemu w swoich instancjach. Zgodnie z zasadami wdrożenia kaskadowego UMWO zapewnia jednostkom pierwszą i drugą linię wsparcia. Został też uruchomiony dodatkowy kanał komunikacji, który umożliwia bieżące udzielanie pomocy.

Produkcyjne uruchomienie EZD RP w podległych jednostkach nastąpiło w niespełna cztery miesiące od rozpoczęcia przygotowań. Jak udało się tak szybko przeprowadzić proces wdrożenia?

Udało się dzięki naszemu doświadczeniu, wiedzy oraz konsekwencji w działaniu. Od 2016 roku, kiedy rozpoczęliśmy wdrażanie EZD PUW, wypracowaliśmy własny i skuteczny schemat implementacji systemów klasy EZD. Najważniejszym elementem tego procesu jest ograniczenie obaw przed zmianą oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy powinni być świadomi nadchodzących zmian. 

Jak konkretnie wygląda ten schemat? Co należy zrobić, aby skutecznie wdrożyć system do elektronicznego zrządzania dokumentacją?

Przede wszystkim konieczne są świadomość i zaangażowanie pracowników – kierownictwo oraz zespół muszą rozumieć istotę wdrożenia i korzyści z niego wynikające, ponieważ brak motywacji nawet niewielkiej części załogi może negatywnie wpłynąć na cały proces.

Kolejnym krokiem jest wybór koordynatorów wdrożenia, czyli osób dobrze znających procesy zachodzące w jednostce oraz zapisy instrukcji kancelaryjnej. Następnie należy opracować i zatwierdzić instrukcję kancelaryjną oraz wydać zarządzenie umożliwiające korzystanie z EZD RP – jakość tych dokumentów ma bezpośredni wpływ na sprawność procedowania spraw w systemie. 

Niezbędnym etapem są także szkolenia. Administratorzy systemu najpierw przeszli je w NASK, a następnie w UMWO, podczas gdy koordynatorzy zostali przeszkoleni w odwrotnej kolejności. Przeszkoleni pracownicy przekazywali później wiedzę dalej, co zapewniło skuteczne przygotowanie całego zespołu. Ważnym momentem było uruchomienie kancelarii, czyli miejsca, w którym odbywa się obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej. W tym etapie skonfigurowano skrzynki ePUAP i eDoręczeń oraz przeprowadzono szkolenia dla pracowników kancelarii, co umożliwiło przejście na wersję produkcyjną systemu. 

Ostatni krok to oczywiście produkcyjne uruchomienie EZD RP dla wszystkich pracowników jednostek, co oznacza zakończenie etapu wdrożenia i rozpoczęcie fazy utrzymania oraz dalszego rozwoju systemu.

Czy w procesie wdrożenia jest jeszcze jakiś ważny element?

Tak, określiłbym go jako „krok zerowy” – jest to rola zespołu zajmującego się systemami. Dzięki organizacyjnemu i technicznemu wsparciu zespołu udało się skutecznie wdrożyć i utrzymać EZD RP. Szczególne podziękowania należą się Piotrowi Jóśko, Magdalenie Kierońskiej-Ignaciuk oraz Dorocie Relidzyńskiej-Bożentce, których inicjatywy, w tym integracje z innymi systemami, wspierają rozwój środowiska EZD RP.

Co ciekawe, wybrane do wdrożenia jednostki reprezentują zróżnicowane obszary administracji publicznej. Czy była to świadoma decyzja? 

Zdecydowanie była to świadoma decyzja. Wszystkie wybrane jednostki nie posiadały instrukcji kancelaryjnej dostosowanej do pracy z systemem EZD i musiały ją wdrożyć. Różnorodność jednostek pokazała, że zasady postępowania z dokumentacją są uniwersalne, niezależnie od specyfiki danej instytucji. 

Oczywiście występują pewne różnice organizacyjne – dotyczące np. obiegu dokumentów wewnętrznych, liczby punktów kancelaryjnych czy skali działalności – jednak podstawowe zasady pozostają niezmienne.

Jakie dobre praktyki wdrożeniowe możecie polecić innym jednostkom? Na co warto szczególnie uważać w tym procesie?

Początkowo obawialiśmy się różnic między systemem, z którego korzystamy na co dzień, a EZD RP. Okazało się jednak, że mimo odmiennych sposobów działania oba systemy realizują te same zadania. Najważniejsze jest metodyczne podejście do wdrożenia. Jego filarami powinny być: świadomość pracowników, odpowiedni dobór zespołu, dobrze przygotowana dokumentacja, skuteczne szkolenia oraz konsekwencja w działaniu.

Czy planujecie kolejne wdrożenia EZD RP w jednostkach podległych UMWO? 
Chcemy wdrożyć EZD RP we wszystkich jednostkach samorządu województwa opolskiego. Jedynym ograniczeniem są dostępne zasoby kadrowe, które wpływają na liczbę równolegle realizowanych wdrożeń. Stosowany model sprawdza się bardzo dobrze – system działa sprawnie, a pracownicy efektywnie z niego korzystają, co potwierdza słuszność przyjętej strategii.

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!