Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Powszechnie mówi się, że w Polsce każdy zna się na sporcie. Natomiast mało kto wie, czym zajmują się instytucje publiczne specjalizujące się w zarządzaniu sportem, takie jak Centralny Ośrodek Sportu. Co warto wiedzieć o strukturze i funkcjonowaniu COS?

To prawda, w Polsce sport jest bardzo popularny. Chętnie kibicujemy podczas skoków narciarskich w Zakopanem, Szczyrku i Wiśle, pamiętamy rekord świata Anity Włodarczyk ustanowiony w Cetniewie, śledzimy przygotowania siatkarzy, siatkarek i lekkoatletów w Spale.

Wszystkie wymienione miejsca są Ośrodkami Przygotowań Olimpijskich (OPO), które należą do Centralnego Ośrodka Sportu (COS) z siedzibą w Warszawie. Oprócz centrali w stolicy działa siedem jednostek organizacyjnych pełniących funkcję OPO. Znajdują się one w Giżycku, Władysławowie (Cetniewie), Spale, Szczyrku, Zakopanem, Wałczu oraz w Dusznikach-Zdroju, gdzie nasz najnowszy ośrodek jest jeszcze w fazie organizacji.

Centralny Ośrodek Sportu to instytucja gospodarki budżetowej nadzorowana przez Ministerstwo Sportu i Turystyki, której celem statutowym jest zapewnienie odpowiedniej infrastruktury dla szkolenia sportowców różnych dyscyplin na wszystkich poziomach – od kadry narodowej po kluby i stowarzyszenia.

Jakie wyzwania wiążą się z prowadzeniem tak zróżnicowanej organizacji?

Centrala w Warszawie mieści się w hali sportowo-widowiskowej COS Torwar, doskonale znanej niemal każdemu mieszkańcowi stolicy. To miejsce organizacji licznych zawodów sportowych i koncertów. Obok znajduje się COS Torwar II Lodowisko, na którym trenują łyżwiarze figurowi i hokeiści. To jedyne zadaszone lodowisko w Warszawie.

Ośrodki Przygotowań Olimpijskich to nie tylko baza noclegowa, ale także kompleksowa infrastruktura sportowa, z której korzystają zawodnicy. Cały czas inwestujemy w nowe obiekty, a istniejące są modernizowane. Przykładowo w Wałczu mamy jedną z najnowocześniejszych hal wielofunkcyjnych w Europie.

Centralny Ośrodek Sportu łączy działalność administracyjną z hotelowo-sportową. Zatrudniamy około 650 pracowników, z czego 200 zajmuje się administracją i dokumentacją, a pozostali dbają o techniczne funkcjonowanie obiektów i obsługę sportowców.

Dlaczego zdecydowaliście się na wprowadzenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją?

Jako instytucja administracji rządowej jesteśmy zobowiązani do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Pracujemy zgodnie zapisami instrukcji kancelaryjnej, mamy też własny wykaz JRWA. 

Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją planowaliśmy od kilku lat. Powstała nawet specyfikacja zamówienia, ale wciąż brakowało albo funduszy, albo determinacji kierownictwa. 

Na przełomie lat 2021 i 2022 pojawiła się możliwość przystąpienia do pilotażowego programu EZD RP. Skorzystaliśmy z niej. Systemy klasy EZD zyskują na popularności w administracji, ponieważ usprawniają funkcjonowanie organizacji, zapewniają transparentność oraz szczelność obiegu dokumentów. Co równie ważne, przyczyniają się też do rozwoju zawodowego pracowników, podnosząc ich kompetencje.

Wspomniała Pani o rozproszonej strukturze COS. Czy wynikają z tego dodatkowe wyzwania związane z zarządzaniem dokumentacją?

Początkowo zakładaliśmy, że centrala i Ośrodki Przygotowań Olimpijskich będą działały w jednej instancji, co usprawniłoby komunikację. Okazało się, że mimo wspólnych regulacji kancelaryjnych każda jednostka COS podlega innemu archiwum państwowemu. W efekcie konieczne było wdrożenie oddzielnych instancji systemu.

Co zadecydowało o wyborze SaaS EZD RP?

Zdecydowaliśmy się na model SaaS, korzystając z możliwości przechowywania danych w chmurze. Wcześniej ten aspekt nie był analizowany, ponieważ nasza organizacja nie dysponuje ani tak dużymi zasobami dokumentacyjnymi, ani odpowiednimi zasobami kadrowymi do utrzymania własnych serwerów. Wdrożenie EZD RP w chmurze pozwoliło nam zaoszczędzić środki finansowe, a jednocześnie zapewniło wysokie bezpieczeństwo danych.

W jaki sposób system przyczynił się do poprawy tego bezpieczeństwa?

Użytkownicy zyskali lepszą znajomość zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej, często w sposób niemal nieświadomy – korzystając z systemu, automatycznie przestrzegali jej zapisów.

Dodatkowo intuicyjna wyszukiwarka znacznie usprawniła pracę z dokumentami. Jednym z celów wdrożenia EZD RP w COS było zwiększenie szczelności obiegu dokumentów. Dzięki systemowi udało się zidentyfikować dokumenty pozbawione właściwej klasyfikacji i kwalifikacji.

Obecnie dokumenty są odpowiednio przypisywane do klas elektronicznych w wykazie JRWA i właściwie archiwizowane, co zapewnia ich przejrzystość, dostępność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami.

Jak pracownicy zareagowali na decyzję o wdrożeniu?

Wdrożenie systemu klasy EZD to duża zmiana organizacyjna, wymagająca zdecydowanego wsparcia ze strony kierownictwa. Bez tego pracownicy mogą mieć wątpliwości co do zasadności wprowadzanych zmian. W naszym przypadku determinacja kierownictwa była kluczowa.

Podczas wdrażania systemu zaobserwowaliśmy typowy podział wśród pracowników. Około 30% od razu dostrzegło potrzebę zmian i chętnie angażowało się w proces. Druga grupa, mniej zdecydowana, wiedziała, że zmiana jest nieunikniona, i stopniowo wdrażała nowe rozwiązania. Trzecia grupa, sceptyczna, postrzegała EZD RP jako zło konieczne, argumentując, że dotychczasowe procedury – drukowanie i skanowanie – są wystarczające.

Po dwóch latach widzę, że najbardziej skorzystali ci, którzy od początku zaangażowali się w proces zmian. System pozwolił im uporządkować pracę z dokumentami i rozwinąć swoje kompetencje.

Co stanowiło największe wyzwanie organizacyjne?

Najtrudniejsze było pokonanie przywiązania do papierowego obiegu dokumentów oraz zakorzenionych schematów pracy. Konieczne było także zwiększenie zaangażowania pracowników merytorycznych w czynności kancelaryjne oraz edukowanie ich w zakresie przepisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej.

Istotnym etapem poprzedzającym wdrożenie systemu jest powołanie i działalność Zespołu ds. wdrożenia EZD RP i przygotowanie przez niego instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz JRWA. W jaki sposób zespół podszedł do tego zadania?

Zespół odegrał kluczową rolę. Został powołany przez zastępcę dyrektora, który wskazał mnie jako osobę odpowiedzialną za wdrożenie systemu. W skład zespołu weszli przedstawiciele wszystkich COS OPO, w tym dyrektorzy, informatycy, archiwiści i osoby odpowiedzialne za punkty kancelaryjne. Dzięki temu mogliśmy spojrzeć na proces wdrożenia z różnych perspektyw.

Nasza archiwistka, pełniąca również funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych, przygotowała nową instrukcję kancelaryjną, a wybór klas prowadzonych wyłącznie elektronicznie został skonsultowany z pracownikami. Im więcej klas prowadzimy elektronicznie, tym bardziej usprawniamy system i angażujemy pracowników. W 2023 roku, podczas wdrażania EZD RP jako systemu podstawowego, 60% klas JRWA było prowadzonych elektronicznie. Po roku udało się zwiększyć ten odsetek do ponad 70%.

Czy z perspektywy czasu może Pani stwierdzić, że udało się osiągnąć oczekiwane korzyści z wdrożenia EZD RP? 

Tak, wdrożenie systemu przyniosło znaczące korzyści. Dokumenty są uporządkowane i skompletowane, a procesy wewnętrzne intuicyjne. System ułatwia rejestrację korespondencji, procedowanie dokumentów oraz ich archiwizację.

Największą wartością jest samodzielność pracowników merytorycznych. Dzięki funkcjom systemu rejestrują dokumenty, tworzą je na podstawie szablonów, a także przesyłają za pomocą ePUAP. Wzrosła także znajomość przepisów kancelaryjnych, a dostęp do dokumentów stał się łatwiejszy i szybszy.

Gdyby COS ponownie zdecydował się na wdrożenie EZD RP, co można by było ulepszyć w tym procesie? Jakie wskazówki może Pani przekazać instytucjom dopiero rozpoczynającym wdrażanie systemu?

Najtrudniejszy był początek – pierwsze trzy miesiące. To okres, w którym pojawia się najwięcej wyzwań organizacyjnych i wątpliwości pracowników. Teraz, po dwóch latach, widzę, że wszystkie trudności były warte wysiłku. EZD RP funkcjonuje, cały czas wprowadzamy nowe procedury. Od 2024 roku mamy nowe kierownictwo, które wykorzystuje możliwości systemu w celu usprawnienia obiegu dokumentów oraz weryfikacji wykonywania zadań.

Moja rada dla innych instytucji? Zadbajcie o zaangażowanie kierownictwa i wybór odpowiednich osób do zespołu wdrożeniowego. Ważne są także konsekwentne szkolenia pracowników oraz cierpliwość w przełamywaniu oporów przed zmianą.

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!