EZD RP ułatwia realizację obowiązku stosowania e-Doręczeń
07.01.2025
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. Z początkiem roku stały się obowiązkową formą komunikacji w większości instytucji publicznych. Wdrożone w EZD RP rozwiązania umożliwiają kompleksową obsługę przesyłek przychodzących i wychodzących w formie doręczeń elektronicznych bezpośrednio w systemie.
Od 1 stycznia 2025 roku wybrane podmioty publiczne, zgodnie z harmonogramem wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, są zobowiązane do wysyłania i odbierania dokumentów za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. W przyszłości obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz prowadzenia korespondencji w tym systemie obejmie wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego.
Aby rozpocząć korzystanie z doręczeń elektronicznych, należy wykonać kilka kroków, szczegółowo opisanych na oficjalnej stronie internetowej systemu e-Doręczeń. Znajdują się tam informacje o tym, jak prawidłowo złożyć wniosek o nadanie adresu i założenie skrzynki do e-Doręczeń oraz jak przeprowadzić jej aktywację.
e-Doręczenia w EZD RP
Obsługa doręczeń elektronicznych w systemie jest intuicyjna i wygodna. Bezpośrednio z poziomu sprawy użytkownicy mogą korzystać z wbudowanej wyszukiwarki bazy adresów elektronicznych (BAE), co umożliwia szybkie i precyzyjne odnalezienie adresów do doręczeń elektronicznych.
Dzięki integracji z systemem można sprawnie przygotować korespondencję wysyłaną w ramach publicznej usługi hybrydowej (PUH) i publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Dodatkowo EZD RP oferuje szablony dokumentów dostosowane do wymogów operatora pocztowego, co znacznie usprawnia proces przygotowywania i wysyłania pism.
Jak obsługiwać e-Doręczenia w systemie
W Podręczniku użytkownika EZD RP dostępne są artykuły dotyczące konfiguracji usługi doręczeń elektronicznych w systemie oraz wysyłania korespondencji przez e-Doręczenia za pomocą funkcji dostępnych w EZD RP.
Korzystanie z usługi doręczeń elektronicznych zostało też zaprezentowane w filmie instruktażowym „Integracja usługi e-Doręczeń z systemem EZD RP” dostępnym na kanale EZD RP w serwisie YouTube. Film ten można również obejrzeć bezpośrednio na tej stronie, poniżej treści artykułu.
Aktywna nauka
NASK tworzy i udostępnia interaktywne kursy e-learningowe, które umożliwiają pogłębianie wiedzy na temat EZD RP. Pod koniec ubiegłego roku opublikowany został kurs poświęcony obsłudze przesyłek przychodzących i wychodzących w formie doręczeń elektronicznych.
Aby wziąć w nim udział, wystarczy wejść na stronę Podręcznika użytkownika EZD RP, przejść do zakładki Kursy online i kliknąć przycisk Rozpocznij kurs przy odpowiedniej pozycji na liście.
Widok strony Podręcznika użytkownika EZD RP z możliwością zapisania się na kursy e-learningowe.
Uczestnicy szkolenia „EZD RP – Usługa e-Doręczenia” poznają sposób wysyłania korespondencji, nauczą się dodawać treści i przeprowadzać proces wysyłki, a także zapoznają się z procedurą przyjęcia dokumentu na skrzynkę e-Doręczeń.
Sprawniej dzięki automatyzacji
Wprowadzenie obowiązku doręczeń elektronicznych znacząco przyspieszy proces cyfryzacji administracji publicznej, przyczyniając się do zwiększenia liczby wdrożeń systemów klasy EZD w podmiotach publicznych oraz zminimalizowania liczby spraw dokumentowanych w formie papierowej.
Dzięki integracji EZD RP z platformą e-Doręczeń oraz BAE obsługa korespondencji wpływającej została w dużej mierze zautomatyzowana. Przesyłki elektroniczne są automatycznie rejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających, a ich pola metadanych są uzupełniane na podstawie dostarczonych danych.
Ponadto adresy nadawców przesyłek – w tym również ich adresy do doręczeń elektronicznych – są automatycznie dodawane do bazy kontaktów systemu EZD RP, co usprawnia zarządzanie danymi adresowymi w organizacjach publicznych.