Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Ministerstwo Przemysłu jest nowym resortem, który rozpoczął działalność 1 marca tego roku. Jakie departamenty wchodzą w jego skład i jakie są jego kompetencje?

Ministerstwo Przemysłu to dział administracji rządowej odpowiedzialny za gospodarkę surowcami energetycznymi, takimi jak węgiel, gaz ziemny, wodór i atom. Zajmuje się szeroko pojętą polityką przemysłową w Polsce.

Do głównych zadań ministerstwa należą rozwój przemysłu, polityka energetyczna, ochrona środowiska w przemyśle, w tym promowanie technologii niskoemisyjnych oraz efektywne zarządzanie zasobami naturalnymi. Ministerstwo prowadzi także restrukturyzację oraz wspiera tradycyjne gałęzie przemysłu, takie jak sektor górniczy czy hutnictwo. W zakres jego działań wchodzi również współpraca międzynarodowa, przyciąganie inwestycji oraz wsparcie dla małych i średnich przedsiębiorstw poprzez opracowywanie programów pomocowych. Ministerstwo reguluje i nadzoruje sektor gazowy i naftowy oraz odpowiada za rozwój energetyki jądrowej.

Nasz resort odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu transformacją przemysłową i energetyczną, szczególnie w regionach takich jak Śląsk, silnie związanych z tradycyjnym przemysłem. Obecnie struktura ministerstwa obejmuje dwa biura i dziewięć departamentów.

Co ciekawe, jako jedyny resort macie siedzibę poza Warszawą. Czy ten fakt wpływa na sposób zarządzania dokumentacją?

W sytuacji, gdy pracownicy i kierownictwo znajdują się w odległych częściach Polski, sprawnie działający system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją nabiera szczególnego znaczenia. Przepływ dokumentów odbywa się głównie zdalnie, dlatego odpowiednio dostosowany system nie tylko ułatwia ich przekazywanie, ale także zwiększa efektywność całego procesu. Dzięki funkcjonowaniu systemu EZD RP, udało się znacząco ograniczyć konieczność przemieszczania dokumentacji papierowej.

Jakie oczekiwania miało kierownictwo ministerstwa, decydując się na wdrożenie EZD RP?

Dla naszego kierownictwa kluczowe jest, że system EZD RP spełnia wymogi polskiego prawa dotyczące zarządzania dokumentacją, w tym ustawy o narodowym zasobie archiwalnym oraz przepisów dotyczących ewidencji, archiwizacji i ochrony danych osobowych (RODO).

Priorytetem jest szybka, prawidłowa i skuteczna realizacja zadań, a centralne znaczenie ma standaryzacja procedur i cyfryzacja procesów kancelaryjnych. Ważnym aspektem dla kierownictwa jest również przejrzystość systemu i jego łatwa obsługa. Dzięki EZD RP możliwe jest także skuteczne koordynowanie prac realizowanych w Ministerstwie Przemysłu.

Wdrożenie systemu przebiegło w wyjątkowo szybkim tempie. Ile czasu zajęło produkcyjne wdrożenie EZD RP?

System został wdrożony produkcyjnie w kwietniu, czyli zaledwie miesiąc po powstaniu ministerstwa. Proces ten był jednak bardzo złożony i wymagał starannego zaplanowania. Pierwszym krokiem po utworzeniu resortu była analiza potrzeb i procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, a następnie wybór odpowiedniego systemu. Po analizie zdecydowaliśmy się na EZD RP.

Kolejnym etapem było przygotowanie i modernizacja infrastruktury IT oraz opracowanie procedur dotyczących obiegu dokumentów, archiwizacji i ich bezpieczeństwa. Po określeniu ról i uprawnień użytkowników oraz zdefiniowaniu struktury organizacyjnej w systemie, przeprowadziliśmy szkolenia dla pracowników. Następnie wdrożyliśmy system w trybie testowym, aby sprawdzić jego funkcjonalność. Po pomyślnych testach uruchomiliśmy EZD RP w pełnym zakresie w całej organizacji.

System wymaga stałego monitorowania i regularnych aktualizacji. Warto podkreślić, że na etapie wdrożenia produkcyjnego mieliśmy tylko dwóch administratorów, co wymagało dużego zaangażowania z ich strony, by proces zakończył się sukcesem. Mimo to, udało się i mamy powody do dumy.

Co w procesie wdrożeniowym stanowiło największe wyzwanie?

Wdrażanie nowych rozwiązań, mających na celu usprawnienie pracy w danej jednostce, często wiąże się z trudnościami okresu przejściowego. Nowości zazwyczaj budzą obawy użytkowników, a naturalnym zjawiskiem jest przywiązanie do dotychczasowych nawyków. Dopiero stopniowe poznawanie nowego systemu, przy odpowiednim wsparciu, pozwala użytkownikom dostrzec codzienne korzyści wynikające z innowacji.

Użytkownikom było łatwiej rozpocząć pracę w tym systemie, ponieważ był to pierwszy system do elektronicznego zarządzania dokumentacją w nowo powstałym resorcie. W związku z tym od samego początku mogliśmy liczyć na wsparcie ze strony NASK i nadal je otrzymujemy.

Szkolenia, prowadzone w niewielkich grupach, a często również indywidualnie, znacznie przyspieszyły proces wdrożenia systemu EZD RP i pozwoliły na szybkie rozwiązanie trudności związanych z jego obsługą.

Jak jeszcze radziliście sobie z trudnościami?

Staraliśmy się wspierać użytkowników poprzez bezpośrednie lub zdalne uczestnictwo w realizowanych przez nich zadaniach w systemie. W razie wątpliwości zawsze mogliśmy liczyć na pomoc NASK.

Jak ocenia Pani tę pomoc?

Dzięki wsparciu ekspertów z NASK szybko dostosowaliśmy system do naszych potrzeb. Utrzymujemy doskonały kontakt i zawsze możemy liczyć na ich pomoc. Na początku naszej współpracy prowadziliśmy intensywne rozmowy, a w wielu momentach wspólnie rozwiązywaliśmy problemy. Dlatego chciałabym jeszcze raz podkreślić, że znaczną część naszego sukcesu zawdzięczamy właśnie ekspertom z NASK.

Jakie funkcje systemu EZD RP były kluczowe z perspektywy Ministerstwa Przemysłu?

Najważniejsza dla ministerstwa była i nadal jest standaryzacja obiegu dokumentów, redukcja kosztów oraz łatwy dostęp do dokumentacji. System jest nieustannie aktualizowany, a nowe wersje mają na celu usprawnienie pracy w resorcie. Utrzymujemy stały kontakt z NASK, dzieląc się naszymi wyzwaniami i wspólnie poszukując rozwiązań. Warto dodać, że EZD RP wspiera integrację z systemami archiwizacji, co umożliwia długoterminowe przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej.

Jakie korzyści dla funkcjonowania ministerstwa zauważyliście po wdrożeniu EZD RP?

Dzięki wprowadzeniu systemu zauważyliśmy znaczący spadek liczby wydruków oraz ograniczenie dokumentacji papierowej. EZD RP zapewnia wysokie standardy bezpieczeństwa, w tym mechanizmy ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem oraz możliwość śledzenia historii zmian w dokumentach, co jest dla nas bardzo istotne. 

System wspiera również podpisy elektroniczne i pieczęcie cyfrowe, co pozwala na prawnie wiążące potwierdzenie autentyczności dokumentów.

Czy planowana jest integracja EZD RP z innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi przez resort?

W przyszłości rozważymy różne możliwości integracji EZD RP z innymi systemami. Dzięki temu będziemy mogli usprawnić nasze procesy i zwiększyć efektywność działań ministerstwa.

Jakie Wasze doświadczenia związane z wdrożeniem EZD RP mogą być pomocne dla innych instytucji, które planują podobne wdrożenia?

Z naszego doświadczenia wynika, że kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia pracowników przed wdrożeniem systemu, najlepiej w trybie stacjonarnym. Szkolenia stacjonarne pozwalają uczestnikom w pełni skupić się na nauce bez rozpraszania uwagi innymi obowiązkami, co znacząco zwiększa ich efektywność. 

Ważne jest także dokładne przeszkolenie zarówno administratorów, jak i użytkowników, aby zminimalizować błędy wynikające z braku pełnej znajomości systemu. Dobre przygotowanie zespołu od samego początku pozwala na płynniejsze wdrożenie i lepsze wykorzystanie możliwości systemu.