EZD RP w wersji 20 – przegląd nowości i zmian wprowadzonych w systemie
06.11.2024
W najnowszej wersji EZD RP pojawiły się usprawnienia i nowe funkcje, które znacząco podnoszą jakość pracy z systemem. Przedstawiamy najważniejsze zmiany, które nie tylko zwiększają funkcjonalność EZD RP, ale także sprawiają, że korzystanie z systemu staje się jeszcze bardziej intuicyjne i efektywne.
Wśród nowości w systemie znajdziemy m.in. rejestr pism wewnętrznych, funkcję odbioru osobistego w innej lokalizacji oraz opcję automatycznego pozyskiwania i przypisywania numerów nadawczych R. Ponadto udoskonalono moduł Reorganizacja, wprowadzono zmiany w konfiguracji i obsłudze ePUAP-u oraz zoptymalizowano działanie wyszukiwarki. To tylko niewielka część wprowadzonych ulepszeń. Pełną ich listę można znaleźć w Podręczniku użytkownika systemu EZD RP. Poniżej zamieszczamy krótkie opisy kilku najbardziej znaczących zmian.
Rejestr pism wewnętrznych
W najnowszej wersji systemu obok zestawień korespondencji wychodzącej czy przesyłek wpływających pojawił się także Rejestr pism wewnętrznych. Jest to miejsce, w którym ewidencjonowane są dokumenty wytworzone w samej instytucji. Rejestr obejmuje pisma z całego podmiotu, a wpisy do niego dodaje się z poziomu akt sprawy. Uzupełniany jest automatycznie – danymi pobieranymi z poszczególnych plików.
Wchodząc do rejestru, użytkownik – w zależności od posiadanych uprawnień – może przeglądać dokumenty utworzone przez siebie, pracowników należących do jego komórki organizacyjnej lub wszystkich zatrudnionych w instytucji. Każdy wpis w rejestrze zawiera m.in. informacje o autorze dokumentu, tytule, dacie utworzenia oraz znaku sprawy, do której przypisane jest dane pismo.
Numery nadawcze R
W wersji 20.27 wprowadzono możliwość automatycznego pozyskiwania numerów nadawczych dla rejestrowanej korespondencji wychodzącej oraz ich nadruku na przesyłkach. Funkcja ta pozwala na dodawanie do systemu pul numerów i przypisywanie ich do poszczególnych rodzajów przesyłek, np. listów poleconych czy paczek pocztowych.
Podczas rejestracji korespondencji numery są automatycznie pobierane z odpowiednich pul i nadawane kolejnym przesyłkom określonego typu. System monitoruje stan dostępnych pul i wysyła powiadomienie do uprawnionego użytkownika, gdy liczba numerów zbliża się do wyczerpania.
Dodatkowo przeprowadzana jest automatyczna walidacja wprowadzanych pul pod kątem poprawności danych, takich jak prefiks GS1, IAC czy numer jednostki kodującej.
Odbiór osobisty w innej lokalizacji
Nowa wersja EZD RP wprowadza też opcję nadawania korespondencji z odbiorem osobistym w lokalizacji innej niż ta, w której przebywa użytkownik rejestrujący przesyłkę. Aby to było możliwe, funkcja najpierw musi zostać uruchomiona w widoku Administracja > Ustawienia. Konieczne jest także skonfigurowanie listy obsługiwanych lokalizacji i przypisanie do nich użytkowników.
Ponadto zarówno pracownik rejestrujący korespondencję, jak i obsługujący ją w docelowej lokalizacji muszą mieć przyznane odpowiednie uprawnienia. Użytkownik nadający przesyłkę będzie miał dostęp do nowej funkcji (typu wysyłki) w widoku rejestracji korespondencji papierowej, natomiast u obsługującej ją osoby w module Wydruki pojawi się zakładka o nazwie Odbiór osobisty w innej lokalizacji.
Przebudowa modułu Reorganizacja
W wersji 20.27 systemu EZD RP moduł Reorganizacja przeszedł istotne zmiany, zarówno pod względem logiki działania, jak i interfejsu użytkownika. Dotychczas w tym module wyświetlany był jedynie wykaz niezakończonych spraw i pism pochodzących z usuniętych kont. Obecnie umożliwia także przegląd listy zlikwidowanych stanowisk. Co więcej, po zaznaczeniu konkretnej pozycji i wejściu w tryb reorganizacji system przenosi użytkownika do widoku wybranego konta, podobnego do trybu pracy w zastępstwie. W tym widoku możliwe jest przekazanie spraw lub pism nowym właścicielom.
Dokładna zawartość listy kont jest zależna od posiadanych uprawnień – pracownik może mieć dostęp do zlikwidowanych stanowisk pochodzących wyłącznie ze swojej komórki organizacyjnej lub z całej instytucji.
Alternatywny sposób rejestracji dokumentów w składach
Kolejną istotną zmianą, jaką wprowadza najnowsza wersja systemu EZD RP, jest dodanie nowej metody rejestracji dokumentów w składach chronologicznych. Do tej pory każdy rejestrowany dokument musiał zostać od razu przydzielony do konkretnego kartonu – obecnie natomiast nie ma takiej konieczności.
W przypadku zarejestrowania dokumentu bez dodania go do kartonu wykonanie tej czynności jest możliwe w późniejszym czasie. Ponadto w widoku Kancelaria > Składy > Dokumenty w składzie pojawiła się funkcja Kreator dodawania do kartonu pozwalająca na umieszczenie w kartonie wielu dokumentów jednocześnie (po wcześniejszym ich wyszukaniu z użyciem określonych kryteriów).
Korzystanie ze składów chronologicznych i dostęp do kartonów zależą od posiadanych uprawnień użytkownika. W EZD RP wprowadzono trzy nowe poziomy uprawnień związanych ze składami.
Ograniczenie widoczności kontaktów osób fizycznych
Kolejną nową funkcją, o której warto wspomnieć, jest ochrona danych osób fizycznych. Można ją uruchomić w widoku Administracja > Ustawienia. Po włączeniu tej opcji dostęp do danych adresowych osób dodanych do bazy kontaktów mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy, tacy jak pracownicy kancelarii czy osoby znajdujące się na ścieżce obiegu pisma zawierającego te dane. Pozostali użytkownicy mogą domyślnie przeglądać jedynie imiona i nazwiska zapisane w bazie. Ponadto pracownik posiadający odpowiednie uprawnienia może nadać innym użytkownikom dostęp do konkretnych kontaktów według potrzeb.
Istnieje możliwość samodzielnego nadania (przez pracownika z odpowiednim uprawnieniem) innym użytkownikom dostępów do określonych kontaktów.
Twórcy systemu przewidzieli także opcję przydzielenia niektórym użytkownikom dostępu do wszystkich kontaktów osób fizycznych jednocześnie – służy do tego uprawnienie pod nazwą BazaKontaktow.DostepDoWszystkich nadane na poziomie Instytucja.