Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Z wyszukiwarek danych można skorzystać w wielu miejscach systemu. Najbardziej zaawansowana znajduje się w module Wyszukiwanie, ale podobne funkcje są dostępne również w rejestrach, aktach spraw, bazie kontaktów czy archiwum. To jednak tylko niektóre z wielu dostępnych możliwości.

Moduł Wyszukiwanie jest dostępny w menu głównym systemu. Po jego kliknięciu mamy do dyspozycji trzy zakładki: Wyszukiwarka spraw, Wyszukiwarka dokumentów oraz Wyszukiwarka globalna.

Widok wyświetlany użytkownikowi po wejściu do modułu Wyszukiwanie.

W pierwszej zakładce można wyszukiwać sprawy na podstawie jednego z sześciu atrybutów: znaku sprawy, JRWA, statusu sprawy, imienia lub nazwiska prowadzącego, tytułu sprawy oraz dat wszczęcia, realizacji lub zakończenia. Możliwe jest też wyszukiwanie według dodatkowych atrybutów ustalonych przez administratora (więcej na ten temat w dalszej części artykułu).

Z kolei Wyszukiwarka dokumentów pozwala na odszukanie zarówno pism wpływających (z nadanym numerem RPW), jak i dokumentów wytworzonych w instytucji, które znajdują się na przykład w rejestrze korespondencji wychodzącej lub rejestrze pism wewnętrznych.

W tym miejscu możliwe jest wyszukiwanie z użyciem aż kilkunastu atrybutów, do których należą: Numer RPW (z rejestru przesyłek wpływających – nadawany wszystkim pismom wpływającym), Numer RKW (z rejestru korespondencji wychodzącej – nadawany wszystkim wysłanym plikom i dokumentom), Identyfikator dokumentu, Znak pisma/dokumentu, Tytuł pisma/dokumentu, Rodzaj dokumentu, Typ dokumentu, Sposób dostarczenia, Sposób wysłania, Numer pisma wewnętrznego, Kod kreskowy (dla dokumentów w rejestrze pism wewnętrznych), Data (utworzenia, na piśmie/dokumencie, wpływu, nadania). 

Dodatkowo użytkownik może wyszukiwać dokumenty na podstawie danych nadawcy pisma oraz – tak samo jak w przypadku spraw – według dodatkowych atrybutów.

Trzecią zakładką w module Wyszukiwanie jest Wyszukiwarka globalna, której widoczność dla użytkowników może być włączana lub wyłączana przez administratora podmiotu.

Wyszukiwarka globalna umożliwia przeszukiwanie różnych elementów systemu z użyciem dowolnej frazy. Można w niej wyszukiwać m.in. za pomocą tytułu lub znaku sprawy, daty jej utworzenia, imienia i nazwiska prowadzącego, nazwy dokumentu, jego numeru nadawczego, numeru RPW oraz znaku pisma. Wyniki są prezentowane w trzech sekcjach: Wyniki wyszukiwania sprawy, Wyniki wyszukiwania dokumentów oraz Wyniki wyszukiwania pism.

Widok wyników wyszukiwania w Wyszukiwarce globalnej.

Aby wyszukiwanie spraw, dokumentów i pism w EZD RP było skuteczne, ważne jest prawidłowe i systematyczne uzupełnianie metadanych poszczególnych obiektów.

Zgodnie z definicją, która została zawarta w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, metadane to:

zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

Zostało więc jasno określone, że jednym z podstawowych zadań metadanych jest właśnie ułatwienie użytkownikom wyszukiwania. W systemie EZD RP metadane należy uzupełniać dla:

• spraw,
• przesyłek wpływających,
• dokumentów wewnętrznych.

Zawierają one podstawowe informacje o danym obiekcie, takie jak numer sprawy, jej tytuł, imię i nazwisko prowadzącego, numer RPW pisma czy data wpływu. Jak widać, są one zgodne z polami dostępnymi w wyszukiwarkach systemu, co oznacza, że poprawnie uzupełnione metadane bezpośrednio wpływają na skuteczność wyszukiwania.

Więcej informacji na temat metadanych można znaleźć w artykule Zasadnicza rola metadanych w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.

Oprócz obowiązkowych metadanych w EZD RP można także definiować dodatkowe atrybuty dla spraw, dokumentów, pism oraz kontaktów. Tworzy je administrator podmiotu w module Administracja > Metadane (Atrybuty). Dla użytkowników są one dostępne poniżej systemowych metadanych poszczególnych obiektów, gdzie można je uzupełniać zgodnie z potrzebami organizacji.

Widok atrybutów sprawy poniżej standardowych metadanych.

Administrator może również określić, które atrybuty będą wykorzystywane jako kryteria wyszukiwania spraw, dokumentów lub pism w wyszukiwarce. Wówczas, oprócz standardowych pól wyszukiwania opisanych wcześniej, dostępne będą dodatkowe opcje dostosowane do specyfiki działania danej instytucji. Dzięki temu wyszukiwanie może być jeszcze bardziej precyzyjne i efektywne.

EZD RP umożliwia wyszukiwanie kontaktów w module Baza kontaktów dostępnym w menu głównym. Aby odnaleźć interesujący nas podmiot, wystarczy wpisać w polu wyszukiwania minimum dwa znaki wchodzące w skład nazwy instytucji lub miejscowości, w której się ona znajduje. W przypadku osób fizycznych wyszukiwanie działa na podstawie dwóch pierwszych znaków imienia lub nazwiska. 

Widok wyszukiwarki w Bazie kontaktów.

Kontakty znajdujące się w bazie można wyszukiwać również w innych miejscach systemu, np. podczas:

• rejestracji korespondencji wychodzącej,
• dodawania uczestników spraw,
• rejestracji i uzupełniania danych przesyłek wpływających.

Rozbudowane narzędzia wyszukiwania dostępne w różnych miejscach systemu. Pozwalają one na precyzyjne odnajdywanie potrzebnych danych za pomocą filtrów i parametrów dopasowanych do specyfiki pracy użytkowników. 

Łatwy dostęp do niezbędnych danych ułatwia użytkownikom skuteczne realizowanie obowiązków związanych z zarządzaniem dokumentacją. Zwiększa też efektywność codziennej pracy, a w dłuższej perspektywie – pozytywnie wpływa na działanie całej organizacji.  

---

Więcej artykułów na temat EZD RP w sekcji: Artykuły i wywiady. Zapraszamy do lektury!