Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
w systemie EZD RP

Czy wdrożenie EZD RP w Komendzie Wojewódzkiej PSP w Kielcach wywołało pożar czy wręcz przeciwnie – pomogło go ugasić i uporządkować kwestie związane z zarządzaniem dokumentacją?
Wdrożenie systemu nie wywołało pożaru. Implementacja EZD RP przyczyniła się do standaryzacji procedur, zwiększenia efektywności komunikacji, redukcji czasu potrzebnego na obsługę spraw oraz cyfryzacji procesów kancelaryjnych.

EZD RP ma wiele zalet, a do najważniejszych zaliczam optymalizację procesu rozdzielania i dekretowania korespondencji oraz klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji, co znacząco skróciło czas potrzebny do rozstrzygnięcia spraw.

Jak wyglądał harmonogram wdrożenia?

Został on podzielony na kilka etapów. Czynności związane z przygotowaniem jednostek organizacyjnych PSP z terenu województwa świętokrzyskiego do wdrożenia EZD RP trwały łącznie pięć miesięcy. Wersja testowa została uruchomiona w kwietniu bieżącego roku, natomiast 1 lipca uruchomiona została wersja produkcyjna.

Które klasy zostały wyznaczone do zelektronizowania w pierwszej kolejności?

Na dobry początek były to trzy pozycje z jednolitego rzeczowego wykazu akt: współpraca z jednostkami organizacyjnymi PSP, współpraca z innymi instytucjami i podmiotami oraz współpraca wewnętrzna. 

Warto podkreślić, że Komenda Wojewódzka PSP w Kielcach przystąpiła do wdrożenia usługi SaaS EZD RP w formule kaskadowej, przyjmując rolę Podmiotu Wiodącego dla komend powiatowych i komendy miejskiej PSP województwa świętokrzyskiego. Czy wdrożenie systemu w tym modelu okazało się trafnym wyborem?

Zdecydowanie tak. Dzięki formule kaskadowej Komenda Wojewódzka PSP w Kielcach mogła na bieżąco monitorować proces przygotowania komend powiatowych i komendy miejskiej PSP województwa świętokrzyskiego do wdrożenia EZD RP, zgodnie z założeniami zatwierdzonego harmonogramu.

Skorzystaliśmy również z tego, że NASK, jako Operator EZD, zapewnia bezpłatnie system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Utrzymanie sprawnej infrastruktury informatycznej to spore koszty, a usługa SaaS EZD RP gwarantuje dostęp do nowoczesnego środowiska pracy, danych i narzędzi. Wspiera współpracę między pracownikami Komendy Wojewódzkiej PSP w Kielcach a podległymi komendami, a przy tym spełnia wymogi przepisów dotyczących obiegu dokumentów w urzędach państwowych.

Co Pana zdaniem jest ważniejsze podczas wdrażania systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją: kwestie informatyczne czy kwestie organizacyjne?

Zarówno prace organizacyjno-merytoryczne, jak i działania IT są niezwykle ważne i muszą być ze sobą zharmonizowane. Oba aspekty są niezbędne dla skutecznego wdrożenia systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją. 

Jednakże kwestie organizacyjne mogą mieć większy wpływ na końcowy sukces wdrożenia, ponieważ bez odpowiedniego wsparcia ze strony organizacji i użytkowników, nawet najlepsze technologie mogą okazać się nieskuteczne. W związku z tym należy przywiązać dużą wagę do obu aspektów.

W ilu jednostkach podległych nadzorowaliście wdrożenie systemu?

Komenda Wojewódzka PSP w Kielcach nadzorowała proces wdrożenia EZD RP w 13 komendach powiatowych i komendzie miejskiej PSP.

Jak zorganizowaliście współpracę z jednostkami podległymi?

Wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwłaszcza w instytucji publicznej z wieloma jednostkami podległymi, wymaga dobrze zorganizowanej współpracy i koordynacji. W komendach powiatowych i komendzie miejskiej wyznaczeni zostali koordynatorzy, którzy odpowiadali za wdrożenie EZD RP na swoim poziomie. Z kierownikami podległych jednostek organizacyjnych oraz z wyznaczonymi koordynatorami organizowaliśmy regularne spotkania w celu omawiania postępów w procesie wdrażania EZD.

Współpraca i koordynacja działań między Komendą Wojewódzką PSP w Kielcach a jednostkami podległymi była kluczowa dla osiągnięcia sukcesu.

Jakie są największe wyzwania podczas wdrażania EZD RP metodą kaskadową i na co należy zwrócić szczególną uwagę, aby taka formuła była efektywna?

Wdrażanie EZD RP metodą kaskadową wiąże się z wieloma wyzwaniami. Najistotniejszym z nich jest zarządzanie zmianami w trakcie realizacji projektu. Konieczne są też precyzyjne określenie wymagań, staranne zaplanowanie projektu, skuteczna komunikacja, zaangażowanie pracowników oraz szkolenia dla użytkowników końcowych.

W zespole wdrożeniowym jest Pan administratorem merytorycznym. Co stanowi najważniejsze zadanie dla osoby pełniącej tę funkcję?

Najważniejszym zadaniem administratora merytorycznego jest zapewnienie, że system elektronicznego zarządzania dokumentacją działa efektywnie i zgodnie z wymaganiami prawnymi oraz organizacyjnymi. Aby to osiągnąć, administrator musi współpracować z użytkownikami systemu oraz administratorem technicznym, a także organizować szkolenia dla użytkowników, co pozwala na zwiększenie ich świadomości i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją.

W jakim zakresie korzystaliście ze wsparcia udzielanego przez NASK? W czym ta pomoc okazała się najbardziej potrzebna i skuteczna?

Wsparcie ze strony pracowników NASK polegało głównie na zapewnieniu stałego wsparcia technicznego i merytorycznego dla Komendy Wojewódzkiej PSP w Kielcach oraz jednostek podległych w trakcie i po wdrożeniu EZD RP. Najczęściej konsultacje te odbywały się poprzez platformy do współpracy zespołowej, takie jak Microsoft Teams, które umożliwiają bieżącą komunikację i sprawne rozwiązywanie problemów podczas procesu wdrożeniowego.

NASK zapewnił również szkolenia z zakresu administrowania systemem oraz przeznaczone dla użytkowników końcowych. Szkolenia te były prowadzone przez doświadczonych trenerów.

Czy mieliście styczność z zarządzaniem dokumentacją za pomocą innego systemu klasy EZD?

W Komendzie Wojewódzkiej PSP w Kielcach jako system wspomagający wykorzystywany jest system EZD PUW autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Praktyka i znajomość elektronicznego zarządzania dokumentacją była bardzo przydatna. Doświadczenie zdobyte podczas użytkowania EZD PUW sprawiło, że teraz nie było problemem ustalenie wewnętrznych procedur, stosowanie jednolitego wykazu akt czy korzystanie z podpisu elektronicznego.

Jak zamierzacie wykorzystywać w komunikacji z podległymi komendami PSP dostępną w systemie usługę e-Doręczeń?

Pełna integracja e-Doręczeń z EZD RP umożliwia bezproblemowe zarządzanie dokumentami, kompletowanie akt sprawy, ich archiwizację oraz łatwy dostęp do historii korespondencji. Jesteśmy przekonani, że wykorzystanie e-Doręczeń usprawni komunikację z podległymi komendami, zapewniając szybsze – w porównaniu z tradycyjną pocztą – dostarczanie dokumentów. Dodatkowo zmniejszy koszty związane z zużyciem papieru i innych materiałów biurowych.

W EZD RP dostępny będzie moduł automatycznych procesów. Czy zamierzacie z niego korzystać i automatyzować procesy wewnętrzne?

Moduł automatycznych procesów to narzędzie, które może znacząco poprawić efektywność, jakość i przejrzystość działań w naszych jednostkach organizacyjnych PSP. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań, integracji z innymi systemami, monitorowaniu i analizie procesów, można przyspieszyć załatwianie spraw, jednocześnie zwiększając satysfakcję zarówno pracowników, jak i petentów.